Mit Scopevisio können Sie unterschiedliche Rechnungsarten erstellen.
Jede Rechnungsart verfügt dabei über einige Besonderheiten.
Welche Rechnungsart wofür?
Von Anzahlungsrechnung ist die Rede, wenn der Rechnungssteller noch keine Leistung oder Lieferung erbracht hat. Sie wird auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet.
Von Abschlagsrechnung ist die Rede, wenn bereits ein Teil der Leistung erbracht worden ist, aber die Leistung nicht konkretisiert werden kann. So rechnet der Bauunternehmer 30% ab, ohne spezifizieren zu können, ob z. B. 28% oder 35% aller Kabel verlegt wurden.
Die Umsatzsteuer wird fällig mit Bezahlung der Abschlagsrechnung durch den Kunden.
Die Umsatzsteuer für Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung wird erst fällig mit der Bezahlung der Anzahlungsrechnung durch den Kunden.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sind ergebnisneutral darzustellen, da es sich nicht um Erlöse handelt.
Von Teilrechnung ist die Rede, wenn die abgerechnete Leistung bereits erbracht wurde und - im Gegensatz zur Abschlagsrechnung – konkretisiert und bezeichnet werden kann. Ein Leistungsdatum/-zeitraum liegt vor. So rechnet der Bauunternehmer die Ausschachtungsarbeiten ab, nachdem die Baugrube ausgehoben wurde.
Die Umsatzsteuer ist mit Rechnungsstellung fällig.Von Schlussrechnung ist die Rede, wenn die Leistung komplett erbracht wurde und eine abschließende Abrechnung unter Einbeziehung der vorherigen Rechnungen und Ermittlung des Restzahlbetrag erstellt wird. Bei Schlussrechnungen kann aus den zum Kunden, dem Projekt oder dem Auftrag gehörigen Anzahlungs-, Abschlags- und Teilrechnungen gewählt werden, um diese der Schlussrechnung zuzuordnen.
Rechnungsarten Anzahlungs-/Abschlagsrechnung
Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Stellen sie im Feld Rechnungsart zuerst die gewünschte Rechnungsart ein, denn beim Umstellen auf Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung werden zunächst alle Produkte verworfen. Scopevisio bietet die Möglichkeit, von der Einzelrechnung auf Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu wechseln.
In der Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung können Sie nur Produkte ansprechen, die hierfür in der Produktverwaltung klassifiziert wurden. In der Regel benutzen Sie hierfür ein generisches Produkt (“Anzahlung 19%”), da es dem Wesen der Rechnungsarten entspricht, das keine konkrete Leistung oder Ware zugrunde liegt.
Um die Anzahlungs-/Abschlagsrechnungsfunktion zu nutzen, darf die erweiterte Erlöskontenzuordnung des Produkts nicht aktiviert sein.
Im Gegensatz zu einer Standardrechnung buchen Sie nicht direkt gegen ein Erlöskonto und auch die Umsatzsteuer wird zunächst auf das “Umsatzsteuer nicht fällig” Konto gebucht.
Rechnungsart Teilrechnung
Für eine Teilrechnung gehen Sie wie bei einer Einzelrechnung vor, da das Verhalten von Umsatzversteuerung bei Rechnungsstellung und die bilanzielle Darstellung dieselbe wie bei einer Einzelrechnung sind.
Teilrechnungen, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen werden beim Erstellen einer Schlussrechnung - im Gegensatz zu Einzelrechnungen - wahlweise zur Verrechnung angeboten.
Rechnungsart Schlussrechnung
Wählen Sie unter Rechnungsart Schlussrechnung. Hier können Sie im Feld Anzahlungen und Abschläge unter Bearbeiten auf die infrage kommenden Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen zugreifen (1).
Im Anschluss wird Ihnen die zugeordnete Anzahlungsrechnung angezeigt (2), die Sie auch wieder entfernen können (3).
Wählen Sie gezielt ein für die Schlussrechnung angepasstes Dokumentenlayout aus (4). Unsere editierbaren Dokumentenlayouts können Sie vorher individualisieren. So können Sie über ein separates Dokumentenlayout oder per Textbaustein auch Schlussrechnungen drucken, die ein Guthaben für Ihren Kunden ergeben. Für die Anpassungen empfehlen wir die Verwendung von LibreOffice.
Diese abschließende Rechnung führt alle abzurechnenden Positionen auf (Bruttoausweis), durch Zuordnung vorhergehender Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen sowie der erhaltenen und zugeordneten Zahlungen ergibt sich die Restzahlsumme und die darin enthaltene Steuer. Die Schlussrechnung kann eine Null-Rechnung sein oder sogar negativ werden, also in eine "Gutschrift" (Korrekturrechnung) umschlagen.
Besonderheiten beim Buchen der Umsatzsteuer
Anzahlungs-und Abschlagsrechnungen ziehen Umbuchungen der Umsatzsteuer nach sich. Hierzu finden Sie weitere Informationen im Kapitel "Finanzen > Umsatzsteuer richtig erfassen".