Können Bestellungen auch ohne Auftragssteuerung vorgenommen werden?
Ja, wir können jederzeit überall im Prozessmodell einsteigen und haben trotzdem alle Vorteile der Prozessintegration. Auch wenn Sie Bestellungen direkt (ohne Auftragssteuerung) eingeben und dann über Bestand, Wareneingang und Rechnungen automatisiert weiterführen, erzielen Sie einen Effizienzgewinn von 60 bis 70 Prozent. Die Zuordnung im Hintergrund funktioniert automatisch über FIFO, dies kann über Prioritäten in der Auftragssteuerung geändert werden.
Wie wird der Lagerbestand erfasst?
Entweder systematisch im Prozess:
Was wurde bestellt?
Was wurde geliefert?
Das addiert Lagerbestände. Alternativ durch manuelle Ab- oder Zubuchung. Sie können zum Beispiel auch einen Lieferschein zubuchen, den Sie haben. Abbuchung funktioniert implizit durch Kommissionierung von Aufträgen oder Bedarfsanforderungen. Wenn Sie einen Auftrag ausliefern, wird die Kommissionierung automatisch ausgelöst und damit der Lagerbestand entsprechend abgebucht.
Ist es möglich, für einzelne Artikel und Produkte Staffelpreise zu hinterlegen?
Sie gehen über die Registerkarte Produkte / Produktverwaltung / Auswahl eines Produkts. Dort finden Sie die Reiter Allgemein, Verkauf, Einkauf und Bestand. Unter Einkauf finden Sie die Produktlieferanten. Sie können Lieferanten Hinzufügen, sprich sie erzeugen einen Zusammenhang zwischen Produkt und Kontakt. Damit können wir nicht nur mehrere Lieferanten pro Produkt verarbeiten, sondern sorgen auch dafür unterschiedliche Einheiten verarbeiten zu können. Die Darstellung der Produktlieferanten ist sowohl auf dem Produkt als auch auf den Bestellungsformularen zugänglich.
Wie erfahre ich, welche Produkte bei einem bestimmten Lieferanten gelistet sind?
Wählen Sie in einer neuen Bestellung/Bestellvorschlag einen Lieferanten aus und erweitern Sie die Ansicht der Produktlieferanten im Bestellvorschlag.
Ebenso können Sie Produktlieferanten aus dem Formular Bestellung heraus ansteuern, indem Sie eine Bestellung öffnen.
Diese Ansicht spiegeln wir auch in der Karte Produkte.
Wählen Sie Hinzufügen und fügen Sie ein Produkt eines Lieferanten hinzu.
Für ein einziges Produkt können Sie beliebig viele Lieferanten hinterlegen. Einen dieser Lieferanten können Sie als Standardlieferant kennzeichnen, das macht Ihnen die Bestellung einfacher. Die Produktnummer, oder Kreditoren-Artikelnummer, die Liefereinheit und den Preis oder die Staffelpreise können Sie hier hinterlegen.
Ist Scopevisio Beschaffung auch sinnvoll, wenn man einen zentralen Einkauf einrichten möchte, etwa als Dienstleister, und keine Waren verkauft?
Das ist sinnvoll, wenn Sie nicht alle Dienstleistungen selbst erbringen, sondern diese extern einkaufen. Der Ansatz ist, genau dies zu zentralisieren und den Einkauf so zu steuern, dass Sie jederzeit wissen, welche Waren oder Materialien Sie, wann für welche Aufträge benötigen. Sie erreichen mit Scopevisio Beschaffung, dass alle den gleichen Blick auf Aufträge und deren Erfüllungsstatus haben und Ihr Beschaffungsprozess transparent, qualitätsgesichert, einfach und effizient abläuft. Alle Kollegen erkennen, welcher Lagerbestand vorhanden ist und ob und wann etwas reserviert wurde. Angenommen, Sie haben hundert Stück, bekommen einen Auftrag über zehn, aber gleichzeitig hat Ihr Kollege einen Auftrag über 500 Stück erhalten und reserviert. Sie sehen in Echtzeit, ob der Bestand für Ihren Auftrag noch ausreicht.
Die Systematik gilt unabhängig davon ob es sich um physische Produkte wie Waren oder um Dienstleistungen und Rechte handelt.
Zudem braucht es nicht Immer einen nominellen Einkäufer, es geht eher um den Prozessschritt: der Beauftragung eines rechtlichen Dritten, der einen Vertrag mit Ihnen schliesst.
Kann man mit Scopevisio Beschaffung die Abläufe im Einkauf besser strukturieren?
Wir haben einen synchronisierten Prozess, der Ihnen hilft, die richtigen Schritte genau zur richtigen Zeit zu tun. Wenn Sie mehrere Aufträge haben und einige nicht ausliefern können, müssen Sie nicht erst lange Informationen zusammensuchen, E-Mails schreiben und telefonieren, um herauszufinden, ob Sie einen Auftrag ausliefern können oder nicht. Es ist für jeden nachvollziehbar und ersichtlich, inklusive Liefertermin, ohne Medienbrüche und Nachfragen.
Was unterscheidet die Beschaffung von anderen Systemen von Scopevisio?
Sie unterscheidet sich nicht maßgeblich, sie schließt eine Lücke im Funktionskreis und erweitert den Personenkreis in Ihrem Unternehmen, die mit der gleichen Basis arbeiten können.
Für wen genau, also für welche Branche wurde Beschaffung konzipiert?
Wir schließen keine Branche aus, aber für manche bieten wir einen größeren Mehrwert als für andere. Auch wenn Sie „nur“ Bestellungen mit anschließendem Wareneingang und Fakturierung mit Scopevisio Beschaffung behandeln, schaffen Sie Transparenz im Unternehmen und legen damit den Grundstein für effizientes und zielgerichtetes Arbeiten.
Was passiert, wenn der Rechnungspreis von der Bestellung abweicht?
Um möglichst früh im Prozess Stammdaten möglichst sauber zu halten, ist es notwendig einzugreifen und eine Entscheidung zu treffen: Mit Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten erfolgt im Regelfall eine Bestätigung vom Lieferanten, sollte hier der Preis für die bestellte Ware von der Bestätigung abweichen, so bedarf es hier Ihrer Entscheidung, ob wir die Änderung akzeptieren oder nicht. Akzeptanz bedeutet gleichzeitig die manuelle Anpassung der Stammdaten und der Bestellung.
Akzeptieren wir die Änderung nicht, so müssen wir dem Lieferanten gegenüber explizit Wiedersprechen und die Bestellung entsprechend entfernen.
Gleiches gilt inhaltlich für Änderungen im Produktnummer, Bezeichnung etc-
Somit erzielen wir mehrere Punkte: Stammdaten werden mit der Zeit korrekter, Rechnung und Bestellung stimmen überwiegend überein, offene Bestellungen haben stets den richtigen Stand. Das schafft Transparenz.