Mein Produkt erscheint nicht im Bestellvorschlag – woran liegt das?
Das System erzeugt nur dann einen Bestellvorschlag, wenn am Produkt eine Basiseinheit hinterlegt ist, die Produktart als reservierbar konfiguriert ist und ein Standardlieferant gepflegt wurde. Fehlt eines davon, bleibt die Liste leer – auch wenn ein offener Auftrag vorliegt.
→ Checkliste und Erklärung im Artikel Bestellvorschläge.
Wir haben keine Auftragssteuerung – können wir trotzdem bestellen?
Ja. Der Einstieg in den Beschaffungsprozess ist an jeder Stelle möglich. Bestellungen können direkt angelegt werden, ohne Auftragssteuerung oder Bestellvorschlag. Wareneingang, Rechnungszuordnung und Buchung laufen danach genauso automatisch.
→ Mehr dazu im Artikel Bestellungen, Abschnitt „Wie entsteht eine Bestellung?"
Wir kaufen nur Dienstleistungen ein, keine physischen Waren – funktioniert das?
Ja. Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungsprüfung funktionieren für Dienstleistungen und Rechte genauso wie für physische Waren. Der Wareneingang dokumentiert in diesem Fall die Abnahme der erbrachten Leistung.
→ Mehr dazu im Artikel Wareneingänge, Abschnitt „Leistungsabnahme".
Wie buche ich Lagerbestand ein?
Entweder über den Wareneingang einer Bestellung – dann läuft alles automatisch. Oder manuell über Bestandsbuchungen für Einzel- oder Korrekturfälle. Abbuchungen passieren implizit bei der Kommissionierung von Aufträgen oder Bedarfsanforderungen.
→ Mehr dazu in den Artikeln Wareneingänge und Weiteres.
Kann ich für dasselbe Produkt verschiedene Preise je Lieferant hinterlegen?
Ja, über die Produktlieferanten. Dort können mehrere Lieferanten mit eigenen Preisen, Staffelpreisen, Liefereinheiten und Lieferzeiten hinterlegt werden. Einer davon wird als Standardlieferant markiert.
→ Mehr dazu im Artikel Produktlieferanten.
Wie sehe ich, welche Produkte ein bestimmter Lieferant führt?
Im Bestellvorschlag oder in einer Bestellung den Lieferanten auswählen und die Produktlieferanten-Ansicht aufklappen. Dort sind alle Produkte dieses Lieferanten mit Einheit und Preis sichtbar.
→ Mehr dazu im Artikel Produktlieferanten.
Die Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten hat einen anderen Preis als die Bestellung – was jetzt?
Das System zeigt die Abweichung. Sie entscheiden: Änderung akzeptieren bedeutet Stammdaten und Bestellung manuell anpassen. Nicht akzeptieren bedeutet dem Lieferanten widersprechen und die Bestellung korrigieren. Langfristig werden Stammdaten so schrittweise sauberer.
→ Mehr dazu im Artikel Bestellungen, Abschnitt „Auftragsbestätigung".
Wie kommt die Kostenstelle in die Bedarfsanforderung?
Die Kostenstelle wird nicht manuell eingegeben. Sie ergibt sich automatisch aus der Organisationseinheit, der die anfordernde Person im Organigramm zugeordnet ist – einmal eingerichtet, ohne weiteres Zutun.
→ Mehr dazu im Artikel Bedarfsanforderung, Abschnitt „Kostenstellenzuordnung".
Wie weiß das System, auf welches Konto es beim Wareneingang bucht?
Das Konto kommt aus der Warengruppe des Produkts – nicht aus der Rechnung, nicht aus einer manuellen Eingabe. Wer die Warengruppe einrichtet, legt einmal fest: Bestandskonto, Bestandsveränderungskonto, Bewertungsmethode. Danach läuft jede Buchung automatisch auf die richtigen Konten – mit Menge, Bestandspreis und Gegenkonto. Das ist keine vereinfachte Lagerhaltung, sondern eine vollwertige Bestandsbuchhaltung mit Konto und Gegenkonto und Bewertungsmethode.
Muss ich nach dem Wareneingang noch etwas in der Buchhaltung machen?
Nicht sofort. Die Buchungen werden im im Lagerjournal dokumentiert und werden über den Buchungslauf gebündelt an die Finanzbuchhaltung übergeben – üblicherweise zum Monatsabschluss. Dort erscheinen sie als fertige Buchungssätze mit Soll, Haben, Betrag; dies senkt die Anzahl der zu bearbeitenden Buchungsvorgänge. Wer möchte, kann einzelne Zeilen vor der Übergabe noch anpassen.
→ Mehr dazu in den Artikeln Buchungsläufe und Abschlüsse.