Mit Scopevisio Beschaffung bietet sich eine besonders effiziente Funktion: die Integration des Rechnungseingangsbuchs direkt in den Beschaffungsprozess. Dadurch wird die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und automatisiert.
Eingangsrechnungen und Wareneingänge verknüpfen
Warum sollte ich Eingangsrechnungen mit Wareneingängen verknüpfen?
Die Verknüpfung schafft Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess:
Beleg | Frage |
Bestellung | Was (Produkt, Menge, Einheit) wurde bestellt und zu welchem Preis? |
Wareneingang | Welche bestellten Produkte, Mengen und Einheiten wurden geliefert (und sind frei von Reklamationen) |
Eingangsrechnung | Was wird berechnet? |
Durch die Verknüpfung können Sie prüfen: Stimmt die Rechnung mit der Bestellung und der Lieferung überein?
Vorteile:
Schnellere Rechnungsprüfung durch eindeutige Zuordnung
Unabhängig vom eigentlichen Besteller und Entgegennahme möglich-
Wegfall manueller Rückfragen und Recherche
Keine manuelle Betrachtung einzelner Rechnungszeilen erforderlich
Durchgängige Nachvollziehbarkeit: Wer hat bestellt? Zu welchem Preis? Wurde geliefert?
Warum ist die aufwändige Rechnungsprüfung nicht mehr nötig?
Jede Rechnungsposition und die dazugehörigen Preise stammen aus Stammdaten, die bereits in mehreren Schritten geprüft wurden:
Erstellung der Bestellung – Preise und Mengen festgelegt
Abgleich mit der Auftragsbestätigung – Lieferant bestätigt Konditionen
Prüfung und Buchung des Wareneingangs – Lieferung kontrolliert
Dank dieser Vorprüfung kann der aufwändige, mehrstufige Rechnungsprüfungsprozess entfallen oder zumindest verkleinert und damit beschleunigt werden. Die sachliche Prüfung erfolgt auf höchstmöglicher Ebene – ohne manuelles Nachforschen oder Kontrollieren einzelner Zeilen.
Wie funktioniert die Zuordnung über die Lieferscheinnummer?
Das System liest automatisch die Lieferscheinnummer auf der Rechnung aus und ordnet sie der entsprechenden Lieferung zu.
Voraussetzungen:
Die Lieferscheinnummer muss beim Wareneingang korrekt erfasst werden
Der Lieferant muss die Lieferscheinnummer auf seinem Lieferschein und auf der Rechnung ausweisen (sollte das nicht der Fall sein, so hilft ein klärendes Gespräch mit dem Lieferanten zur Anpassung der Dokumente)
So funktioniert es:
Bei der Erfassung im Rechnungseingangsbuch wählen Sie im Feld Wareneingänge Beschaffung den Befehl Zuordnen
Hier sehen Sie die Übersicht der zugehörigen Lieferungen zu diesem Lieferanten
Kurze Prüfung der Gesamtbeträge= sachliche Prüfung erledigt
Nur bei Abweichung müssen Sie eingreifen
Wie verknüpfe ich Eingangsrechnungen mit Wareneingängen?
Manuelle Zuordnung
Menüband → Beschaffung → Rechnungseingangsbuch
Öffnen Sie die Eingangsrechnung
Klicken Sie auf Zuordnen
Die Übersicht zeigt alle dokumentierten Lieferungen zu diesem Lieferanten
Wählen Sie den passenden Wareneingang aus
Das System verknüpft die Rechnung mit der Wareneingangsnummer, Sendungsnummer oder Lieferscheinnummer
Automatische Zuordnung per Regel
In der Praxis trifft die Rechnung oft vor der Ware ein: Der Lieferant versendet die Rechnung elektronisch, während die Sendung noch auf dem Transportweg ist.
So funktioniert die automatische Zuordnung:
Die Eingangsrechnung wird erfasst – der Wareneingang fehlt noch
Die Ware trifft ein und der Wareneingang wird gebucht
Per Regel erfolgt die Zuordnung zur Rechnung automatisch
Vorteil: Die Zuordnung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt – sobald der Wareneingang gebucht wird. Der manuelle Klick auf "Zuordnen" entfällt.
Einrichtung:
Menüband → Stammdaten Beschaffung → Einstellungen
Beispielsweise Erstellung der Regel:
Was passiert bei mehreren Lieferungen zu einer Rechnung?
Werden mehrere Wareneingänge einer Rechnung zugeordnet:
Das System übernimmt das Summieren der Einzelpositionen
Die Summe wird mit dem Netto-Rechnungswert verglichen
Empfehlung: Definieren Sie im Unternehmen eine Toleranzgrenze für akzeptable Abweichungen im niedrigen Bereich. Alternativ nutzen Sie die Systematik der Nachkommastellen, um effizient zu arbeiten.
Wie werden Retouren in der Zuordnung dargestellt?
Retouren – also Wareneingänge, die Sie an den Lieferanten zurücksenden – erscheinen in der Zuordnungsübersicht als solche gekennzeichnet.
Das ermöglicht:
Klare unternehmensinterne Kommunikation über vorliegende Retouren
Ableitung der notwendigen nächsten Schritte
Je nach Branche und Lieferant:
Belastungsanzeige, die bei Rechnungsstellung direkt in Abzug gebracht wird
Formelle Anfrage zur Erstellung einer Gutschrift
Wie funktioniert die automatische Kontenzuordnung?
In der Praxis vieler Unternehmen werden Rechnungspositionen noch immer manuell gelesen, interpretiert, aufgeteilt und summiert, um die korrekte Kontenzuordnung sicherzustellen.
In Scopevisio erfolgt die Kontenzuordnung automatisch über die Warengruppen der Produkte.
Ablauf:
Wareneingang wird gebucht
System liest die Warengruppe jeder Position
Warengruppe enthält das hinterlegte Bestands und Bestandsveränderungskonto
Buchung erfolgt automatisch auf das richtige Konto mit Bestandspreis entsprechend Bewertungsmethode-
Optional: Per Regel können alle Wareneingänge zunächst auf ein einziges Verrechnungskonto gebucht werden. Die Aufteilung auf die korrekten Bestandskonten erfolgt systemseitig über die hinterlegten Warengruppen.
Wie kann ich die Zahlungsfreigabe steuern?
Sie entscheiden, wie weit Sie die Automatisierung ausdehnen:
Option | Beschreibung |
Vollautomatisch | Ausgleich erfolgt mit dem nächsten Zahlungslauf |
Manuell | Zahlungsfreigabe vor dem Ausgleich erforderlich |
So lässt sich der Prozess an Ihre internen Freigaberichtlinien anpassen.
Wie behalte ich den Überblick über offene Zuordnungen?
Menüband → Beschaffung → Bestellungen
Die Bestellübersicht zeigt den Status jeder Bestellung:
Welche Bestellungen haben einen gebuchten Wareneingang?
Welchen Wareneingängen ist bereits eine Rechnung zugeordnet?
Welche Zuordnungen fehlen noch?
Sie sehen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
Warum ist die korrekte Erfassung der Lieferscheinnummer wichtig?
Die Lieferscheinnummer ist der Schlüssel für die automatische Zuordnung. Wird sie beim Wareneingang nicht oder falsch erfasst:
Kann das System die Rechnung nicht automatisch zuordnen
Muss die Zuordnung manuell erfolgen
Geht der Zeitvorteil der Automatisierung verloren
Empfehlung: Erfassen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten beim Buchen des Wareneingangs immer korrekt.
Zusammenfassung: Der durchgängige Prozess
Schritt | Beleg | Prüfung |
1 | Bestellung | Preise und Mengen festgelegt |
2 | Auftragsbestätigung | Lieferant bestätigt Konditionen |
3 | Wareneingang | Lieferung kontrolliert, Lieferscheinnummer erfasst |
4 | Eingangsrechnung | Automatische Zuordnung über Lieferscheinnummer |
5 | Zahlung | Automatisch oder nach manueller Freigabe |
Die Deckungsgleichheit der Nettosummen aus Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung sorgt für einen durchgängig konsistenten Prozess.