Mit Scopevisio Beschaffung bietet sich eine besonders effiziente Funktion: die Integration des Rechnungseingangsbuchs direkt in den Beschaffungsprozess. Dadurch wird die Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht und automatisiert.
1. Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Lieferungen
Rechnungen Ihrer Lieferanten beziehen sich auf bereits dokumentierte Lieferungen, die in Bestellungen und Wareneingängen erfasst sind.
Jede Rechnungsposition sowie die dazugehörigen Preise stammen aus den Stammdaten, die bereits in folgenden Schritten geprüft wurden:
Erstellung der Bestellung
Abgleich mit der Auftragsbestätigung
Prüfung und Buchung des Wareneingangs
Dank dieser Vorprüfung entfällt der aufwändige, mehrstufige Rechnungsprüfungsprozess.
2. Zuordnung per Lieferscheinnummer
Das System liest automatisch die Lieferscheinnummer auf der Rechnung aus und ordnet sie der entsprechenden Lieferung zu. Um dies möglich zu machen ist es wichtig die Lieferscheinnummer bei Verarbeitung des Wareneinganges einzugeben.
Die Lieferscheinnummer Ihres Lieferanten muss dieser auf seinem Lieferschein und auf der Rechnung explizit ausweisen.
Dadurch kann die Rechnung sachlich geprüft werden, auf der höchst möglichen Ebene, ohne dass manuell nachgeforscht werden muss, oder einzelne Zeilen betrachtet und kontrolliert werden muss.
3. Vorteile der Integration
Diese automatisierte Systematik bringt mehrere Vorteile:
Schnellere Rechnungsprüfung dank eindeutiger Zuordnung
Transparenz über alle Prozessschritte (Bestellung → Lieferung → Rechnung)
Zeit- und Kostenersparnis durch Wegfall manueller Rückfragen
Klarheit über Fragen wie:
Wer hat bestellt?
Zu welchem Preis?
Wurde bereits geliefert und in welchem Umfang?
Die Deckungsgleichheit der Nettosummen aus Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnung sorgt für einen durchgängig konsistenten Prozess.
4. Optionale Automatisierung der Zahlungsfreigabe
Sie entscheiden selbst, wie weit Sie die Automatisierung ausdehnen möchten:
Vollautomatischer Ausgleich mit dem nächsten Rechnungslauf
oder
Manuelle Zahlungsfreigabe vor dem Ausgleich
Damit lässt sich der Prozess individuell an Ihre internen Freigaberichtlinien anpassen.
Hier haben wir bereits im Feld:
erhaltene Lieferscheine(Beschaffung) einen ausgewählt und damit die sachliche Prüfung erledigt.
Über Zuordnen kommen wir in die Übersicht der zugehörigen Lieferungen, die wir zu diesem Lieferanten dokumentiert haben. Wir übernehmen die Vorauswahl auf den auf der Rechnung angegebenen Lieferschein, so dass hier nur bei Abweichung einzugreifen ist. Diese Informationen sind hier im dargestellt.
Hier wird noch einmal ersichtlich, warum wir im Sinne Ihrer Datenkonformität beim Buchen des Wareneinganges, die Lieferscheinnummer des Lieferanten korrekt erfassen müssen.
Die Verknüpfung zum Rechnungseingangsbuch ist eine enorme zeitliche Entlastung, denn damit haben wir eine schnelle und genaue Alternative zur individuellen Freigabe der Lieferantenrechnung.
Retouren und damit Wareneingänge, die sie an den Lieferanten zurücksenden, erscheinen hier als solche. Damit eröffnen wir die Möglicheit unternehmensintern klar zu kommunizieren, welche Retouren vorliegen und die daraus notwendigen Schritte abzuleiten. Das kann je nach Branche und Lieferanten eine Belastungsanzeige sein, die bei Rechnungsstellung des Lieferanten direkt in Abzug gebraucht wird, oder die formelle Anfrage zur Erstellung einer Gutschrift.
Sollten mehrere Zeilen zugeordnet werden, übernehmen wir das Summieren, und vergleichen das mit dem Netto Rechnungswert.
Abweichungen stellen wir dar.