Wareneingänge in Voll- oder Teilretoure überführen
Zweck
Sie können jeden gebuchten Wareneingang aus einer Bestellung in eine Vollretoure oder Teilretoure überführen. Diese Funktion unterstützt Sie bei der durchgängigen Dokumentation von Fehlmengen oder Qualitätsproblemen.
Typische Anwendungsszenarien
Fehlerhafte oder unbrauchbare Ware: Die gelieferten Produkte entsprechen nicht den Anforderungen oder sind beschädigt.
Fehlbuchung: Im Wareneingang wurden falsche Mengen oder Produkte gebucht.
Unterlieferung: Die gelieferte Menge weicht von der auf dem Lieferschein angegebenen Menge ab (z. B. Lieferschein: 16 Stück, tatsächlich angekommen: 14 Stück).
Ablauf der Retourenüberführung
Wareneingang auswählen:
Wählen Sie den gebuchten Wareneingang aus, der korrigiert werden soll.Retoure erstellen:
Nutzen Sie die Funktion „In Retoure überführen“, um den Vorgang zu starten.Systemaktionen:
Das System setzt die Bestellung im Status zurück, sodass Sie die korrigierte Dokumentation des Wareneingangs erfassen oder eine Ersatzlieferung verarbeiten können.
Es wird eine Rückbuchung im Lagerbestand erzeugt.
Das System erstellt ein Retourendokument, das Sie:
per E-Mail an den Lieferanten senden können, um eine Gutschrift anzufordern, oder
der physischen Rücksendung beilegen können.
Finanzielle Abbildung:
Alle durch die Retoure erzeugten Bewegungen werden konsistent in der Finanzbuchhaltung abgebildet.
Teilretouren
Sie können auch nur einzelne Positionen oder Teilbestände eines Wareneingangs in eine Retoure überführen – vorausgesetzt, diese Produkte sind physisch vorhanden.
Das System:
passt den Lagerbestand automatisch an,
erzeugt die zugehörigen Dokumente,
und ermöglicht sowohl die reine Informationsweitergabe an den Lieferanten als auch die tatsächliche physische Rücksendung der Waren.
Integration in die Rechnungsprüfung
Alle Retouren und Teilretouren erscheinen als eigene Zeilen im Rechnungseingangsbuch. Dadurch ist Ihre Forderung gegenüber dem Lieferanten klar dokumentiert.
Beispiel:
Wenn Sie aus einer Lieferung einen Teil zurücksenden, wird die Rechnung des Lieferanten – je nach Systemkonfiguration – automatisch um die entsprechende Gutschrift oder Belastungsanzeige reduziert.
Daher empfehlen wir auch zur Dokumentation von Fehlmengen diese Systematik zu nutzen, es wird durchgängig klar kommuniziert, auch wenn Semantisch keine Rücksendung an den Lieferanten erfolgt. Fehlmengen sind immer ärgerlich und erzeugen hohe Aufwände auf allen Seiten. Daher bedarf es in diesem Fall eines klaren und belastbaren Prozesses, um hier schnell zum richtigen Ergebnis zu kommen: Die Rechnung des Lieferanten ist im konsequentesten Falle um den Fehlmengenbetrag zu mindern. Zur Differenzierung und Auswertbarkeit ist der Retourengrund Fehlmenge zu setzen.
Dokumentenmanagement und Kommunikation
Über das Dokumentenmanagement-System (DMS) können Sie:
Retourendokumente, Prüfdokumente und Fotos ablegen,
diese automatisch beim E-Mail-Versand an den Lieferanten anhängen,
und Abweichungen oder Qualitätsmängel transparent dokumentieren.
Diese Systematik fördert klare Kommunikation und Nachvollziehbarkeit – sowohl intern zwischen Abteilungenals auch extern mit Lieferpartnern.