Wareneingänge in Voll- oder Teilretoure überführen
Zweck
Sie können jeden gebuchten Wareneingang aus einer Bestellung in eine Vollretoure oder Teilretoure überführen. Diese Funktion unterstützt Sie bei der durchgängigen Dokumentation von Fehlmengen oder Qualitätsproblemen. Damit schaffen wir einen einheitlichen Prozess für Störungen in der Leistungserbringung des Lieferanten.
Typische Anwendungsszenarien
Fehlerhafte oder unbrauchbare Ware: Die gelieferten Produkte entsprechen nicht den Anforderungen oder sind beschädigt.
Fehlbuchung: Im Wareneingang wurden falsche Mengen oder Produkte gebucht.
Unterlieferung: Die gelieferte Menge weicht von der auf dem Lieferschein angegebenen Menge ab (z. B. Lieferschein: 16 Stück, tatsächlich angekommen: 14 Stück).
Die Szenarien im Vergleich
Die Retoure ist in allen Fällen dasselbe Instrument — aber je nach Anlass unterscheiden sich drei Dinge: ob Ware physisch zurückgeht, was das Dokument gegenüber dem Lieferanten bedeutet, und welche rechtliche Grundlage gilt.
Szenario | Physische Rücksendung | Dokument an Lieferant | Rechtliche Grundlage |
Fehlmenge | Nein | BA / Gutschriftanforderung / Rüge | §377 HGB |
Qualitätsmangel | Ja oder Nein | BA / Gutschriftanforderung / Rüge | §377 HGB + §437 BGB |
Falschlieferung | Ja oder Nein | BA / Gutschriftanforderung / Rüge | §377 HGB |
Fehlbuchung | Nein | Keines | Interner Korrekturvorgang |
Fehlmenge
Die Ware ist nicht angekommen — eine physische Rücksendung findet nicht statt. Die Retoure dokumentiert die Rüge nach §377 HGB. Wer nicht rechtzeitig rügt, verliert seine Ansprüche auf Nachlieferung, Minderung oder Schadensersatz. Der Zeitpunkt der Erfassung ist deshalb relevant.
Qualitätsmangel
Die Ware ist angekommen, entspricht aber nicht den vereinbarten Anforderungen. Ob sie physisch zurückgeht, hängt von der Vereinbarung mit dem Lieferanten ab — möglich ist auch eine Gutschrift ohne Rücksendung oder eine Preisminderung. Die Rüge nach §377 HGB gilt auch hier; zusätzlich greifen die Gewährleistungsrechte nach §437 BGB.
Falschlieferung
Ein falsches Produkt wurde geliefert. Auch hier entscheidet die Vereinbarung mit dem Lieferanten, ob die Ware zurückgeht oder eine Gutschrift ohne Rücksendung erfolgt. Die Rüge nach §377 HGB ist unverzüglich zu stellen.
Fehlbuchung
Ein interner Buchungsfehler — falsche Menge oder falsches Produkt wurde im Wareneingang erfasst. Kein Lieferantenbezug, kein Dokument an den Lieferanten. Die Retoure korrigiert hier ausschließlich den internen Bestand.
Hinweis zum Dokument
Die Funktion heißt in Scopevisio immer "Retoure". Was auf dem Dokument steht — Belastungsanzeige, Gutschriftanforderung oder Rüge — richtet sich nach Ihrem Lieferantenverhältnis und Ihrer vertraglichen Vereinbarung. Das Dokument muss dafür nicht angepasst werden.
Eine Belastungsanzeige wirkt einseitig und setzt voraus, dass Ihr Lieferant diese akzeptiert oder Sie vertraglich dazu berechtigt sind. Ist das nicht der Fall, ist die Gutschriftanforderung der übliche Weg: Sie fordern den Lieferanten formal zur Korrektur auf.
Ablauf der Retourenübertragung
Wareneingang auswählen: Den gebuchten Wareneingang öffnen, der korrigiert werden soll.
Retoure anlegen: Über die Funktion "In Retoure überführen" den Vorgang starten.
Systemaktionen:
Der Status der Bestellung wird zurückgesetzt, sodass eine korrigierte Wareneingangsdokumentation oder eine Ersatzlieferung erfasst werden kann.
Im Lagerbestand wird eine Gegenbuchung erzeugt — sofern eine Warenbewegung stattfindet.
Das System erzeugt ein Retourendokument, das per E-Mail an den Lieferanten übermittelt werden kann.
Buchhalterische Abbildung: Alle durch die Retoure erzeugten Bewegungen werden vollständig in der Finanzbuchhaltung abgebildet.
Teilretouren
Sie können auch nur einzelne Positionen oder Teilmengen eines Wareneingangs in eine Retoure überführen — sofern die betreffenden Produkte physisch verfügbar sind.
Das System passt den Lagerbestand automatisch an, erzeugt die zugehörigen Dokumente und ermöglicht sowohl die reine Informationsübermittlung an den Lieferanten als auch die physische Rücksendung der Ware.
Integration in die Rechnungsprüfung
Alle Retouren und Teilretouren erscheinen als eigene Zeilen im Rechnungseingangsbuch. Ihr Anspruch gegenüber dem Lieferanten ist damit klar dokumentiert. Eine Eingangsrechnung, die die retournierte Menge enthält, schlägt in der Rechnungsprüfung dauerhaft fehl — solange der Streitfall nicht abgeschlossen ist.
Dokumentenmanagement und Kommunikation
Über das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie Retourendokumente, Prüfprotokolle und Fotos ablegen, beim E-Mail-Versand an den Lieferanten automatisch anhängen und Abweichungen oder Qualitätsmängel nachvollziehbar dokumentieren. Das schafft Transparenz — intern zwischen Abteilungen und extern gegenüber Lieferanten.