Wareneingänge in Scopevisio
Grundprinzip des Wareneingangs-Prozesses
Der Wareneingangs-Prozess basiert auf dem dokumentierten Resultat der Lieferung einer Sendung Ihres Lieferanten.
Sie nutzen die Dokumente des Lieferanten wie Lieferschein und Packzettel.
Wichtig: Sie benötigen Lieferscheine und Packzettel im Prozess nicht zwangsläufig als Dokument in Scopevisio. Aus Gründen der Dokumentation können Sie das Dokument der Bestellung oder den Wareneingängen zuordnen.
Zwei unterschiedliche Startpunkte
Je nachdem, welche Systematik bei Ihnen im Hause besser passt, gibt es zwei grundsätzliche Optionen:
Option 1: Vom Dokument (Lieferschein/Packzettel) zur Bestellung Sie starten in Scopevisio unter Bestellung. Geeignet für die schnelle und effiziente Verarbeitung der Lieferung einer vollständigen Bestellung (Volllieferung).
Option 2: Vom Produkt zur Bestellung Sie starten in Scopevisio unter Wareneingänge. Geeignet für Teillieferungen oder mehrere Bestellungen.
Bestellung in Lieferung überführen (Lieferung der vollständigen Bestellung)
Vorgang durchführen
Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese in eine Lieferung überführen.
So funktioniert es:
Suchen Sie Über die Suchfelder die referenzierte Bestellung
Öffnen Sie die Bestellung
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Das System erzeugt automatisch einen Wareneingang mit allen Produkten, Mengen und Preisen aus der Bestellung
Wichtig: Dies erfordert im Regelfall die manuelle Prüfung der einzelnen Produkte und Mengen.
Pflichtangaben eintragen
Lieferscheinnummer (Liefernummer): Tragen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten sorgfältig ein. Nutzen Sie dafür das Feld Liefernummer. Der Eintrag muss manuell gesetzt werden.
Warum ist die Lieferscheinnummer wichtig?
Sie hilft später im Rechnungseingangsbuch (ReBu), die Eingangsrechnung nachzuvollziehen
Sie ermöglicht die automatisierte Zuordnung der Rechnung
Sie dokumentiert, mit welcher Lieferung welche Produkte in welchen Mengen von welchem Lieferanten eintreffen
Sie sorgt für Klarheit in der Kommunikation mit Ihrem Lieferanten
Buchungsdatum: Tragen Sie das Buchungsdatum ein. In den meisten Fällen ist das der heutige Tag.
Wareneingang abschließen
Speichern und Buchen:
Speichern Sie den Wareneingang
Nach vollständiger Bearbeitung klicken Sie auf Einbuchen
Der Wareneingang wird abgeschlossen
Ergebnis:
Die Bestellung erscheint nicht mehr in der Tabelle der offenen Bestellungen
Die Bestellung erscheint in der Tabelle der Wareneingänge
Bestellung in Lieferung überführen (Lieferung von Teilen einer Bestellung)
Teillieferung von Positionen
Situation: Eine Bestellung besteht aus 10 Positionen, Sie haben aber nur 9 Positionen erhalten.
So gehen Sie vor:
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Speichern Sie den Vorgang
Entfernen Sie die nicht gelieferte Position
Die Position wird nicht in der Lieferung berücksichtigt
Die Position bleibt auf der Bestellung als Restmenge bestehen
Teillieferung von Mengen
Situation: Die Bestellmenge wurde nicht vollständig ausgeliefert.
So gehen Sie vor:
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Speichern Sie den Vorgang
Ändern Sie die Liefermengen auf die tatsächlich gelieferten Mengen
Die nicht gelieferten Mengen werden nicht in der Lieferung berücksichtigt
Die nicht gelieferten Mengen bleiben auf der Bestellung als Restmenge bestehen
Teillieferungen und Rückstandsauflösung
Situation
Manchmal erhalten Sie nicht alle bestellten Waren in einer Lieferung:
Beim Lieferanten verfügbare Positionen oder Mengen erhalten Sie direkt
Andere werden später nachgeliefert
Rückstände werden gesammelt ausgeliefert
Geänderte Reihenfolge
In diesem Fall ändern Sie die Reihenfolge. Sie starten vom Produkt, dokumentieren Mengen im Wareneingang und ordnen dann eine oder mehrere Bestellungen zu über die Funktion Bestellabgleich.
Vorgehensweise
Wareneingänge öffnen Wählen Sie im Menüband den Punkt Wareneingänge. Sie erhalten eine Übersicht über Ihre Wareneingänge. Die Übersicht bezieht sich immer auf das Lager bzw. den Standort, für den die Bestellung erstellt wurde.
Wareneingang erstellen Erstellen Sie einen Wareneingang über Hinzufügen. Sie sehen die Details des Wareneingangs. Tragen Sie hier Produkte und Mengen ein, so wie vom Lieferanten dokumentiert. Sie sehen Vorgänger- und Nachfolger-Beleg, soweit vorhanden.
Bestellabgleich durchführen Sie können einzelne Positionen eintragen und zu den zugehörigen Bestellungen über den Bestellabgleich referenzieren.
Automatische Zuordnung: Scopevisio übernimmt die Zuordnung zur ältesten offenen Bestellmenge
Manuelle Zuordnung: Wenn die automatische Zuordnung nicht Ihren Wünschen entspricht, wählen Sie aus der Übersicht eine andere Bestellung. Die Bestellung muss das vorher aufgenommene Produkt noch mit einer Restmenge als offene Bestellmenge führen
Abschließen Nach erfolgreicher Zuordnung kommen Sie mit dem Befehl Zurück in die Ansicht des Wareneingangs. Speichern Sie den Vorgang oder schließen Sie ihn ab. Mit Einbuchen wird der Wareneingang gebucht.
Liefernummer eintragen
Die Liefernummer (der manuelle Eintrag des Lieferscheins des Lieferanten) ist ein Zwischenschritt, der im nachfolgenden Prozess sehr wichtig ist.
Unterlieferung oder Fehlmengen
Definition
Formell sprechen Sie von einer Unterlieferung oder Fehlmenge, wenn die Dokumente des Lieferanten nicht mit der vorhandenen Menge übereinstimmen, sprich die Menge oder Beschaffenheit nicht mit der dokumentierten Menge übereinstimmt.
Beispiel:
Bestellmenge: 31 Stück
Lieferschein des Lieferanten: 22 Stück
Tatsächlich angekommen: 19 Stück
Fehlmenge: 3 Stück
Wir erlauben damit die zulässige Abweichung der Bestellmenge zur Liefermenge, diese führen wir in Scopevisio als Restmenge. Operativ kümmern müssen wir uns vor allem um die zu dokumentierende Abweichung in der Lieferung, denn diese ist nur für den Nutzer erkennbar.
Empfohlene Vorgehensweise
Für klare Dokumentation empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
Erfassen Sie den Wareneingang mit 22 Stück (laut Lieferschein)
Überführen Sie diesen Vorgang in eine Retoure
Erzeugen Sie die Retoure für 3 Stück an den Lieferanten zurück, damit dokumentieren Sie die fehlenden 3 Stück und in der Rechnungsprüfung erscheint dies als Zeileneintrag
Vorteil: Dies sorgt für klare Dokumentation und Klarheit.
Wareneingänge über die API anlegen
Funktion
Wareneingänge können über die Scopevisio-API angelegt werden – analog zur bestehenden Bestellungs-API. Das Mapping erfolgt über Lobster, sodass beliebige Eingangsbelege (z. B. DESADV/EDIFACT) automatisiert in Wareneingänge überführt werden können.
Varianten
Automatischer Bestellabgleich: Ein eingehender Wareneingang wird automatisch einer bestehenden Bestellung zugeordnet. Bei vollständigem Abgleich kann die Buchung automatisch ausgelöst werden.
Restmengenbestellung: Für nicht vollständig gelieferte Mengen kann automatisch eine Nachbestellung erzeugt werden.
Hinweise zur Nutzung
Der Wareneingang wird über die Lieferscheinnummer als Vollieferung einer Bestellung geschrieben
Buchungsdatum und Dokumentendatum werden übergeben
Rückwirkende Buchungen sind möglich, solange die Buchungsperiode nicht geschlossen ist
Die Zuordnung erfolgt über die bestehende ReBu-Systematik
Technische Details zur API-Nutzung finden Sie in der OpenScope-Dokumentation. Navigation: Schnittstellen → OpenScope
Wareneingang mit Scopevisio 2Go
Was ist Scopevisio 2Go?
Scopevisio 2Go ist die mobile App für Lagerprozesse. Sie ermöglicht Wareneingang, Kommissionierung und Bestandsprüfung direkt am Lagerort – ohne Desktop-Arbeitsplatz.
Wo finde ich Scopevisio 2Go?
Die App ist verfügbar für:
iOS (App Store)
Android (Google Play Store)
Suchen Sie nach Scopevisio 2Go und melden Sie sich mit Ihren Scopevisio-Zugangsdaten an.
Was ist ein Wareneingang?
Der Wareneingang ist die Erfassung und Einbuchung gelieferter Waren in den Lagerbestand. Er schließt den Bestellprozess ab:
Bestellung → Lieferung durch Lieferant → Wareneingang → Bestand erhöht
Mit dem Wareneingang wird:
Der Lagerbestand erhöht
Die Bestellung als (teil-)geliefert markiert
Die Grundlage für die Rechnungsprüfung geschaffen
Warum Wareneingang über 2Go?
| Desktop | 2Go |
Erfassung | Am Büro-Arbeitsplatz | Direkt am Wareneingangstor |
Eingabe | Manuelle Eingabe der Produktnummern | Scannen per Smartphone-Kamera oder Barcode-Scanner |
Zeitpunkt | Zeitversatz zwischen Lieferung und Buchung | Sofortige Buchung bei Warenannahme |
Vorteil: Die Ware wird erfasst, wo sie ankommt – nicht erst Stunden später im Büro.
Wie starte ich einen Wareneingang in 2Go?
Öffnen Sie die Scopevisio 2Go App
Melden Sie sich an
Wählen Sie Lagerverwaltung → Wareneingang
Sie sehen eine Liste offener Bestellungen, die auf Wareneingang warten
Wie erfasse ich eine Lieferung?
Sie haben zwei Einstiegsmöglichkeiten: vom Dokument des Lieferanten oder über das einzelne Produkt.
Einstieg über das Dokument
Wenn Sie mit dem Lieferschein oder Packzettel beginnen:
Wählen Sie die Bestellung aus der Liste offener Bestellungen
Alle Bestellpositionen werden angezeigt
Arbeiten Sie die Positionen ab
Vorteil: Sie sehen sofort alle erwarteten Positionen und offenen Mengen.
Einstieg über die Ware
Wenn Sie mit der physischen Ware beginnen:
Scannen Sie den Barcode des Produkts
Oder suchen Sie das Produkt über Produktnummer, Lieferantenartikelnummer oder Beschreibung
Das System zeigt offene Bestellungen für dieses Produkt
Vorteil: Sie erfassen das, was vor Ihnen liegt – unabhängig vom Papierdokument.
Produkt erkennen
Ein Produkt kann auf drei Wegen erkannt werden:
Methode | Vorgehen |
Barcode scannen | Kamera auf den Barcode halten oder externen Scanner nutzen |
Produktnummer eingeben | Produktnummer in das Suchfeld eingeben |
Beschreibung suchen | Produktbezeichnung oder Teile davon eingeben |
Mengen erfassen
Sie haben zwei Möglichkeiten:
Einzeln kontrollieren:
Jede Position einzeln prüfen
Gelieferte Menge eingeben oder bestätigen
Position übernehmen, dann nächste Position
Geeignet für: Prüfung jeder einzelnen Lieferposition, bei häufigen Abweichungen, bei hochwertigen Waren.
Alle übernehmen:
Lieferung gegen Bestellung prüfen
Alle Mengen in einem Schritt übernehmen
Geeignet für: Lieferungen, die erfahrungsgemäß vollständig und korrekt sind, bei vertrauenswürdigen Lieferanten, wenn Zeit knapp ist.
Lagerplatz bestätigen
Ist am Produkt ein Standard-Lagerplatz hinterlegt, wird dieser angezeigt. Sie können den vorgeschlagenen Lagerplatz bestätigen oder ändern. Die Lagerplatz-Information hilft beim Verräumen der Ware.
Wie schließe ich den Wareneingang ab?
Prüfen Sie alle erfassten Positionen
Geben Sie die Lieferscheinnummer Ihres Lieferanten an
Tippen Sie auf Wareneingang buchen
Das System:
Erhöht die Lagerbestände
Aktualisiert die Bestellung (gelieferte Mengen)
Erzeugt eine Wareneingangsbuchung für die Rechnungsprüfung
Schreibt die Bewegung ins Bestandsjournal
Was passiert bei Teillieferungen?
Wird nicht die gesamte Bestellmenge geliefert:
Erfassen Sie nur die tatsächlich gelieferte Menge
Buchen Sie den Wareneingang
Die Bestellung bleibt offen für die Restmenge. Beim nächsten Wareneingang wird die Restmenge angezeigt.
Beispiel:
Bestellt: 100 Stück
Lieferung: 60 Stück → Wareneingang über 60 Stück
Bestellung zeigt: 40 Stück offen
Lieferung: 40 Stück → Wareneingang über 40 Stück
Bestellung vollständig geliefert
Wie scanne ich Produkte?
Mit Smartphone-Kamera:
Tippen Sie auf das Scan-Symbol
Halten Sie die Kamera auf den Barcode
Das Produkt wird erkannt und ausgewählt
Unterstützte Barcodes: EAN-13, EAN-8, GTIN, interne Produktnummern (als Barcode gedruckt)
Was sehe ich nach dem Wareneingang?
In 2Go:
Bestätigung der gebuchten Mengen
Übersicht der verarbeiteten Positionen
Im Desktop (Scopevisio):
Menüband → Beschaffung → Wareneingänge
Wareneingangsbeleg mit allen Details
Verknüpfung zur Bestellung
Verknüpfung zur späteren Eingangsrechnung
Auf der Produktkarte → Tab Bestand: erhöhter Ist-Bestand und Eintrag im Bestandsjournal
Wie funktioniert die Kontierung beim Wareneingang?
Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch über die Warengruppen der Produkte.
Ablauf:
Wareneingang wird gebucht
System liest die Warengruppe jeder Position
Warengruppe enthält das hinterlegte Aufwandskonto
Buchung erfolgt automatisch auf das richtige Konto
Vorteil: Sie müssen Rechnungspositionen nicht manuell lesen, interpretieren, aufteilen und Konten zuordnen. Die Warengruppe am Produkt steuert die Buchung.
Optional: Per Buchungsregel kann der gesamte Wareneingang zunächst auf ein zentrales Verrechnungskonto (z. B. Wareneingang) gebucht werden. Die Verteilung auf die einzelnen Aufwandskonten erfolgt dann automatisch über die Warengruppen.
Was ist der Unterschied zwischen Wareneingang und Eingangsrechnung?
Aspekt | Wareneingang | Eingangsrechnung |
Was wird erfasst? | Die physische Lieferung der Ware | Die Rechnung des Lieferanten |
Rechtliche Bedeutung | Übergang von Besitz | Dokumentation der Forderung |
Buchhalterische Wirkung | Erhöht den Lagerbestand (Mengenbuchung) | Erfasst die Verbindlichkeit (Wertbuchung) |
Fälligkeit | – | Löst die Zahlungsfrist aus |
Zeitpunkt | Bei Warenannahme | Bei Rechnungseingang |
Grundlage | Bestellung + Lieferschein | Rechnung des Lieferanten |
Prüfung | Stimmt die Lieferung mit der Bestellung überein? | Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferung überein? |
Bestellung → Was wurde bestellt? Wareneingang → Was wurde geliefert? Eingangsrechnung → Was wird berechnet?
Die drei Belege können auf Übereinstimmung geprüft werden (3-Way-Matching).
Welche Berechtigungen brauche ich für den Wareneingang in 2Go?
Ihr Scopevisio-Benutzerkonto benötigt:
Lizenz für Beschaffung
Berechtigung für Wareneingang
Zugriff auf die relevanten Lagerorte
Die Berechtigungen werden in Scopevisio unter Organisation → Administration → Benutzer vergeben.
Was tun bei Problemen?
Problem | Lösung |
Bestellung wird nicht angezeigt | Prüfen Sie den Status – nur offene Bestellungen erscheinen |
Produkt wird beim Scannen nicht erkannt | EAN/Barcode am Produkt prüfen, ggf. manuell suchen |
Lagerort nicht wählbar | Berechtigung für den Lagerort prüfen |
Wareneingang lässt sich nicht buchen | Netzwerkverbindung prüfen, alle Pflichtfelder ausgefüllt? |
Wareneingang
Bestellabgleich