Wareneingänge in Scopevisio
Grundprinzip des Wareneingangs-Prozesses
Der Wareneingangs-Prozess basiert auf dem dokumentierten Resultat. Sie nutzen die Dokumente des Lieferanten wie Lieferschein und Packzettel.
Wichtig: Sie benötigen Lieferscheine und Packzettel im Prozess nicht zwangsläufig als Dokument in Scopevisio. Aus Gründen der Dokumentation können Sie das Dokument der Bestellung/Wareneingängen zuordnen.
Zwei unterschiedliche Startpunkte
je nachdem, welche Systematik bei Ihnen im Hause besser passt gibt es 2 grundsätzliche Optionen:
Option 1: Vom Dokument (Lieferschein/Packzettel) zur Bestellung
Sie starten in Scopevisio unter "Bestellung"
Geeignet für die schnelle und effiziente Verarbeitung der Lieferung einer vollständigen Bestellung (Volllieferung).
Option 2: Vom Produkt zur Bestellung
Sie starten in Scopevisio unter "Wareneingänge"
Geeignet für Teillieferungen oder mehrere Bestellungen
1a. Bestellung in Lieferung überführen (Lieferung der vollständigen Bestellung)
Vorgang durchführen
Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese in eine Lieferung überführen.
So funktioniert es:
Öffnen Sie die Bestellung
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Das System erzeugt automatisch einen Wareneingang mit allen Produkten, Mengen und Preisen aus der Bestellung
Wichtig: Dies erfordert im Regelfall die manuelle Prüfung der einzelnen Produkte und Mengen.
Pflichtangaben eintragen
Lieferscheinnummer (Liefernummer):
Tragen Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten sorgfältig ein
Nutzen Sie dafür das Feld "Liefernummer"
Der Eintrag muss manuell gesetzt werden
Warum ist die Lieferscheinnummer wichtig?
Sie hilft später im Rechnungseingangsbuch (ReBu), die Eingangsrechnung nachzuvollziehen
Sie ermöglicht die automatisierte Zuordnung der Rechnung
Sie dokumentiert, mit welcher Lieferung welche Produkte in welchen Mengen von welchem Lieferanten eintreffen
Sie sorgt für Klarheit in der Kommunikation mit Ihrem Lieferanten
Buchungsdatum:
Tragen Sie das Buchungsdatum ein
In den meisten Fällen ist das der heutige Tag
Wareneingang abschließen
Speichern und Buchen:
Speichern Sie den Wareneingang
Nach vollständiger Bearbeitung klicken Sie auf "Einbuchen"
Der Wareneingang wird abgeschlossen
Ergebnis:
Die Bestellung erscheint nicht mehr in der Tabelle der offenen Bestellungen
Die Bestellung erscheint in der Tabelle der Wareneingänge
1b. Bestellung in Lieferung überführen (Lieferung von Teilen einer Bestellung)
Teillieferung von Positionen
Situation: Eine Bestellung besteht aus 10 Positionen, Sie haben aber nur 9 Positionen erhalten.
So gehen Sie vor:
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Speichern Sie den Vorgang
Entfernen Sie die nicht gelieferte Position
Die Position wird nicht in der Lieferung berücksichtigt
Die Position bleibt auf der Bestellung als Restmenge bestehen
Teillieferung von Mengen
Situation: Die Bestellmenge wurde nicht vollständig ausgeliefert.
So gehen Sie vor:
Überführen Sie die Bestellung in eine Lieferung
Speichern Sie den Vorgang
Ändern Sie die Liefermengen auf die tatsächlich gelieferten Mengen
Die nicht gelieferten Mengen werden nicht in der Lieferung berücksichtigt
Die nicht gelieferten Mengen bleiben auf der Bestellung als Restmenge bestehen
2. Teillieferungen und Rückstandsauflösung
Situation
Manchmal erhalten Sie nicht alle bestellten Waren in einer Lieferung:
Beim Lieferanten verfügbare Positionen oder Mengen erhalten Sie direkt
Andere werden später nachgeliefert
Rückstände werden gesammelt ausgeliefert
Geänderte Reihenfolge
In diesem Fall ändern Sie die Reihenfolge. Sie starten vom Produkt, dokumentieren Mengen im Wareneingang und ordnen dann eine oder mehrere Bestellungen zu über die Funktion Bestellabgleich.
Vorgehensweise
Schritt 1: Wareneingänge öffnen
Wählen Sie im Menüband den Punkt "Wareneingänge"
Sie erhalten eine Übersicht über Ihre Wareneingänge
Die Übersicht bezieht sich immer auf das Lager bzw. den Standort, für den die Bestellung erstellt wurde
Schritt 2: Wareneingang erstellen
erstellen Sie einen Wareneingang über Hinzufügen
Sie sehen die Details des Wareneingangs
Hier Produkte und Mengen eintragen, so wie vom Lieferanten dokumentiert.
Sie sehen Vorgänger- und Nachfolger-Beleg, soweit vorhanden
Schritt 3: Bestellabgleich durchführen
Sie können einzelne Positionen eintragen und zu den zugehörigen Bestellungen referenzieren über den Bestellabgleich.
Automatische Zuordnung:
Scopevisio übernimmt die Zuordnung zur ältesten offenen Bestellmenge
Manuelle Zuordnung:
Wenn die automatische Zuordnung nicht Ihren Wünschen entspricht, wählen Sie aus der Übersicht eine andere Bestellung
Die Bestellung muss das vorher aufgenommene Produkt noch mit einer Restmenge als offene Bestellmenge führen
Schritt 4: Abschließen
Nach erfolgreicher Zuordnung kommen Sie mit dem Befehl "Zurück" in die Ansicht des Wareneingangs
Speichern Sie den Vorgang oder schließen Sie ihn ab
Mit "Einbuchen" wird der Wareneingang gebucht
Liefernummer eintragen
Wie oben erwähnt ist die Liefernummer (der manuelle Eintrag des Lieferscheins des Lieferanten) ein Zwischenschritt, der im nachfolgenden Prozess sehr wichtig ist.
3. Unterlieferung oder Fehlmengen
Definition
Formell sprechen Sie von einer Unterlieferung oder Fehlmenge, wenn die Dokumente des Lieferanten nicht mit der vorhandenen Menge übereinstimmen, sprich die Menge oder Beschaffenheit nicht mit der dokumentierten Menge übereinstimmt.
Beispiel:
Bestellmenge: 31 Stück
Lieferschein des Lieferanten: 22 Stück
Tatsächlich angekommen: 19 Stück
Fehlmenge: 3 Stück
Empfohlene Vorgehensweise
Für klare Dokumentation empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
Erfassen Sie den Wareneingang mit 22 Stück (laut Lieferschein)
Überführen Sie diesen Vorgang in eine Retoure
Erzeugen Sie die Retoure für 3 Stück an den Lieferanten zurück, damit dokumentieren Sie die fehlenden 3 Stück und in der Rechnungsprüfung erscheint dies als Zeileneintrag.
Vorteil: Dies sorgt für klare Dokumentation und Klarheit.