Bestellungen dienen der Erstellung und Dokumentation eines Kaufvertrages mit Ihrem Lieferanten.

Klicken Sie im Menüband auf "Bestellungen", um alle Ihre Bestellungen in der Übersicht zu sehen. Diese Übersicht ist, wie alle Übersichten in Scopevisio, als Arbeitsliste organisiert.

Hier finden Sie alle Bestellungen mit entsprechendem Status der Bestellung und allen dazugehörigen Informationen.

Diese Übersicht ist wie jede Übersicht in der Scopevisio organisiert wie eine Arbeitsliste, diese können sie filtern über Argumente und diese Filter speichern als personalisierte Arbeitsliste.

Filter verwenden:

Aus der Bestellungsübersicht haben Sie folgende Möglichkeiten:

Erzeugen Sie eine neue Bestellung mit folgenden Schritten:

Ausgehend von der Zelle Produktnummer:

Wichtig: Sie können nur reservierbare Produktarten mit Basiseinheit übernehmen.

Sie können die Bestellung direkt aus dem Formular versenden.

Voreingestellt ist überall der Versand per Mail. Als Empfängeradresse nutzen wir die geschäftliche Mail-Adresse des Kontaktes.

Nach dem Versand (bei Mail und Brief) ändert sich automatisch der Bestellstatus. Dies macht für alle nachvollziehbar: Der Lieferant hat Kenntnis von dieser Bestellung. Es braucht keine Kommunikation dazu, ob ein einzelner Einkäufer die Bestellung versandt hat – dies ist im System für alle klar ersichtlich und schafft eine Beschleunigung im Prozess.

Für die Wirksamkeit des Kaufvertrages zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten benötigen Sie:

Hinweis: Die formelle Annahme kann entfallen (kaufmännisches Bestätigungsschreiben) oder substituiert werden.

Bei Abweichung zwischen Bestellung und Bestätigung gilt ebenfalls der Grundsatz des Kaufmännischen Bestätigungsschreibens.

Das System liest folgende Zeileninformationen aus:

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Wenn Sie Abweichungen feststellen:

Wenn Sie widersprechen möchten:

Für große Lieferanten, bei denen Bestellungen im Onlineshop erfolgen muss, empfiehlt es sich, mit der Bestellbestätigung die Bestellung zu schreiben. Das spart Aufwände und sorgt für eine konsistente Bearbeitung.

Statt "Hinzufügen" öffnet der Multibutton "Per CSV importieren" eine neue Maske. Importeinstellungen prüfen.

Bestandteile:

Minimale Darstellung:

Wenn das Format nicht erkannt werden kann, muss der Benutzer selbst:

Standort: Standardmäßig voreingestellt, kann aber im Formular angepasst werden.

Strukturierte Datenformate werden unterstützt, um Bestellungen effizient zu importieren. Sollte dieser Punkt für Sie interessant sein, kontaktieren Sie bitte unseren Service. Durch unseren schnellen und efffizienten Datenservice können wir Quelldaten Ihres Lieferanten kostengünstig aufs Zielformat bringen.

Einmalig eingerichtet, können wir Bestellbestätigungen als Bestellungen in die Scopevisio schreiben.

Mapping: Produkt- und Einheitendaten werden durchgängig zugeordnet oder als Bestellkandidaten markiert, falls keine Zuordnung möglich ist.

Zuordnung läuft über:

Finden wir keine eindeutige Zuordnung, erzeugen wir einen Bestellkandidaten.

Für den Fall, dass wir im Import der Bestellung auf Unterschiede in den Stammdaten stoßen, sprich ein Produkt noch nicht Teil Ihrer Stammdaten in Scopevisio ist, nutzen wir Bestellkandidaten.

Warnung: Sollten Bestellkandidaten vorliegen, geben wir in der Übersicht der Bestellungen eine Warnung aus.

Bestellkandidaten weisen alle Zeileninformationen aus, die wir erhalten haben. Hier können Zeilen über den Befehl "Hinzufügen" und "Entfernen" geändert werden.

Produkte, die in einer anderen Einheit als der bisher hinterlegten kommuniziert werden, können über ein Alias zugeordnet werden.

Beispiel: Sie führen ein Produkt als KT (Karton), Ihr Lieferant nutzt die Einheit BX (Box) – dies kann ohne Änderung Ihrer Stammdaten einmalig zugeordnet werden, sodass die nächste Bestellbestätigung des Lieferanten direkt einläuft. Diese Option bieten wir für Basiseinheiten und für Liefereinheiten.

Unbekannte Produkte können aus dieser Ansicht heraus direkt angelegt werden unter Zuhilfenahme des Regelwerkes der Produkte. So kann die Information direkt ins Produkt übernommen werden und damit der Einsatz an Stammdatenpflege minimiert werden.

In den Einstellungen der Beschaffung erlauben wir bei Import von Bestellungen das Aktualisieren der Produktlieferanten. Somit haben wir beispielsweise Preisänderungen stets aktuell über den Import der Bestellbestätigung.

Im Sonderfall, dass auf Ihrer Bestellbestätigung/Auftragsbestätigung Ihres Lieferanten auch Retouren bereits erfasst sind, so können wir diese ebenfalls übernehmen- Im Schritt der Bestellkandidaten können Sie entscheiden: Ignorieren wir diese Zeile, oder erzeugen wir auf diesen Daten direkt eine Retoure, so dass Sie in der Darstellung zur Rechnungsprüfung sowohl Lieferung als auch Retoure als solche finden und zuordnen können-

Unser Team Professional Service berät Sie gerne, wenn auch Sie regelmäßig umfangreiche Bestellungen tätigen. Wir können die Möglichkeiten der Datenübernahme für Ihre Wünsche prüfen. Welche Lieferanten wir aktuell bereits im Standard angebunden haben, erfahren Sie bei Ihrem Ansprechpartner.

Ausgehend von der Bestellung können Sie diese in eine Lieferung überführen und damit den Wareneingang darstellen.

Wenn eine Bestellung geliefert wird, können Sie diese ausgehend von der Bestellung in eine Lieferung überführen.

Alle Bestellinformationen werden übernommen:

Mit "Speichern" können Sie diesen Vorgang zwischenspeichern. Mengen können hier geändert werden, sodass eine Teillieferung von einer Bestellung Sie nicht vor Herausforderungen stellt.

Zwei Dinge werden abgefragt:

Diese ist wichtig, weil sie uns später im Rechnungseingangsbuch (ReBu) hilft, die Eingangsrechnung des Lieferanten nachzuvollziehen und automatisiert zu prüfen, und um nachzuvollziehen, mit welcher Lieferung Sie was vom Lieferanten bekommen haben. Das machen wir für die Klarheit des Journaleintrags. Der Eintrag der Lieferscheinnummer ist manuell zu setzen.

In den meisten Fällen wird das der heutige Tag sein.

Mit dem Befehl "Einbuchen" wird der Wareneingang gebucht. Nach Einbuchen erscheint der Vorgang in der Tabelle der Wareneingänge und verschwindet aus der Tabelle der offenen Bestellungen.

Es empfiehlt sich aus der betrieblichen Praxis, zuerst die Lieferung in Menge und Qualität zu prüfen und dann aus der Übersicht der Bestellungen im Menüband Bestellungen die Frage nach der Vollständigkeit der Bestellung zu beantworten, da dieser Weg sehr schnell erledigt werden kann.

Manchmal erhalten Sie nicht alle bestellten Waren in einer Lieferung. Beim Lieferanten verfügbare Bestell-Positionen oder Mengen erhalten Sie direkt, andere werden später nachgeliefert.

Sie können nur einzelne erhaltene Positionen der Bestellung zuordnen. Diese gelieferten Positionen entnehmen Sie der Liste der Wareneingänge. Bei Teillieferungen können Sie einzelne Positionen eintragen und zu den zugehörigen Bestellungen referenzieren über den Bestellabgleich.

Schritt 1: Wareneingangsübersicht öffnen

Wählen Sie im Menüband den Punkt "Wareneingänge", um eine Übersicht über Ihre Wareneingänge zu bekommen. Diese bezieht sich immer auf das Lager bzw. den Standort, für den die Bestellung erstellt wurde.

Schritt 2: Wareneingang öffnen

Öffnen Sie einen Wareneingang per Doppelklick auf eine Zeile der Übersicht der Wareneingänge.

Schritt 3: Details prüfen

Sie sehen die Details des Wareneingangs, einschließlich Vorgänger- und Nachfolger-Beleg, soweit vorhanden.

Mit einem Klick auf "Bestellabgleich" können Sie ermitteln, inwieweit der Wareneingang die zugehörigen Bestellpositionen ausgleicht.

Restmengen: Eventuelle Restmengen aus der Bestellung, die noch nicht geliefert wurden, werden Ihnen als nicht abgeglichen angezeigt. Bestellmenge minus gelieferte Menge ergibt die Restmenge der Bestellung.

Schritt 1: Gehen Sie zurück zum Wareneingang

Schritt 2: Geben Sie ein Buchungsdatum im Geschäftsobjekt "Weitere Angaben" ein

Schritt 3: Klicken Sie auf "Einbuchen"

Hinweis: Nach dem Einbuchen können Sie den Abgleich von Bestellung und Wareneingang nicht mehr korrigieren oder ändern.

Sie erfassen: Produkt, Menge, Preis, Einheit und übermitteln dies an den Lieferanten.

Lieferant antwortet mit: Geplantes Lieferdatum, Produktbestätigung, Mengenbestätigung, Preisbestätigung.

Nach Auftragsannahme: Bestätigtes Lieferdatum, Bestätigung, Status ändert sich.

Bei Lieferung: Tatsächliches Lieferdatum, Dokumente (z.B. Lieferschein), Einbuchung Bestand.