Was ist eine Bestellanfrage?
Sie nutzen es, um Ihre Kommunikation mit einem Lieferanten zu dokumentieren und zu strukturieren.
Sie können Bestellanfragen verwenden für:
Die Anfrage zur Bestätigung eines einzelnen Preises für ein bekanntes Produkt
Die Durchführung formeller Ausschreibungen, um Preis, Produktdetails, Produktlieferantennummern und Lieferzeiten von einem oder mehreren Lieferanten zu erhalten
Eine Bestellanfrage ist ein optionales Dokument oder ein Prozessschritt.
Wie Sie eine Bestellanfrage erstellen
Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Bestellanfrage zu erstellen:
Option 1: Manuelle Erstellung
Sie können eine Bestellanfrage manuell von Grund auf neu und frei erstellen.
Option 2: Überführen aus einem Bestellvorschlag
Sie können einen bestehenden Bestellvorschlag in eine Bestellanfrage überführen. Wenn Sie dies tun, übernimmt das System alle Informationen aus dem Bestellvorschlag.
Mehrere Bestellanfragen erstellen
Sie können mehrere Bestellanfragen für dasselbe Produkt erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, Angebote von verschiedenen Lieferanten zum Vergleich anzufordern.
Ein Rückmeldedatum festlegen
Sie können Ihrer Bestellanfrage ein Rückmeldedatum hinzufügen. Dies teilt dem Lieferanten mit, bis wann Sie seine Antwort benötigen.
Wichtig: Nach Ablauf dieses Datums berücksichtigt das System nicht weiter verarbeitete Bestellanfragen nicht mehr, sofern Sie die Einstellung aktiviert haben, diese nach x Tagen zu entfernen, werden diese entfernt.
Lieferantenangebote hochladen
Wie Sie Dokumente hochladen
Öffnen Sie Ihre Bestellanfrage
Klicken Sie auf den Reiter "Angebot hochladen"
Laden Sie das Angebotsdokument des Lieferanten hoch
Das Dokument erscheint auf der rechten Seite des Formulars
OCR-Funktion (Optische Zeichenerkennung)
Das System nutzt OCR-Technologie, um hochgeladene Angebote automatisch auszulesen.
So funktioniert es:
Das System scannt das hochgeladene Angebot
Es extrahiert die Positionsinformationen
Die extrahierten Daten erscheinen auf der linken Seite des Formulars
Produkterkennung
Das System erkennt Produkte auf zwei Arten:
Automatische Erkennung: Das System ordnet die Produktlieferantennummer Ihren bestehenden Produkten zu, dazu werden Informationen wie: GTIN, Produktnummer oder Lieferantenproduktnummer genutzt
Manuelle Zuordnung: Sie können Produkte manuell zuordnen, wenn die automatische Erkennung nicht funktioniert
Angebotsdaten übertragen
Sie können die Informationen aus dem Lieferantenangebot an zwei Stellen übertragen:
In Ihre Stammdaten: Aktualisieren Sie Produktinformationen in Ihrem System
Direkt in eine Bestellung: Erstellen Sie sofort eine Bestellung mit den Angebotsdetails
Vorteile der Nutzung von Bestellanfragen
Wenn Sie Lieferantenangebote aktiv in Ihre Routine einbinden, erhalten Sie diese Vorteile:
Synchrone Stammdaten: Ihre Produktinformationen bleiben aktuell
Transparente Ausschreibungsprozesse: Sie können alle Angebotsanfragen klar nachverfolgen
Schnellere Bearbeitung: Der automatisierte Workflow beschleunigt Ihre Beschaffung
Reduzierte Fehler: Die OCR-Technologie minimiert manuelle Eingabefehler
Erhöhte Transparenz: Alle Kommunikation und Dokumente sind zentral verfügbar
Entschlackter Prozess: Insgesamt weniger manuelle Eingaben erforderlich