Die Auftragssteuerung ist das zentrale Element um Reservierungen sichtbar zu machen und Sie in der Steuerung dieser zu unterstützen.

Dabei ist die Auftragssteuerung vergleichbar mit einem Leitstand, der alle offenen Aufträge und alle offenen Bedarfsanforderungen darstellt und über Symbole erläutert, welcher schnell ausgeliefert werden kann.

Klicken Sie im Menüband auf "Auftragssteuerung". Eine Übersicht erscheint, die Ihnen alle aktuellen Aufträge zeigt.

Die Auftragssteuerung weist aus:

Kernfrage: Welche Aufträge können wir heute versenden und damit schnell monetarisieren?

Die Übersicht beinhaltet alle Kundenaufträge oder internen Anforderungen/Bedarfsanforderungen, deren Produktart als reservierbar gesetzt ist und die eine Basiseinheit führen.

Hinweis: Die eingehenden Aufträge müssen Sie erfassen, aus Angeboten überführen, über die Importfunktion oder durch manuelle Eingabe.

In drei Segmenten zeigen wir:

Klicken Sie in der Tabelle "Aufträge" auf einen Auftrag und darunter erscheinen die Auftragspositionen. Wählen Sie Auftragspositionen aus, um im folgenden Abschnitt die Reservierungen für die jeweiligen Produkte zu sehen.

Diese Sicht lässt sich filtern, sortieren und exportieren, wie Sie es aus Scopevisio gewohnt sind.

Grundsätzlich erhalten Sie hier im obersten Segment der Aufträge einen Überblick darüber, welche Aufträge aktuell vollständig ausgeliefert werden können.

In der Spalte "Ausführbarkeit" zeigen Statussymbole an, ob Aufträge aus dem aktuellen Lagerbestand erfüllbar sind.

Bedeutung: Der Auftrag ist erfüllbar.

Die Ware wurde am Lager reserviert und kann geliefert werden ohne weitere Investitionen.

Bedeutung: Der Auftrag ist nur teilweise erfüllbar.

Eine Entnahme wäre möglich, wenn nicht andere Reservierungen dem entgegenstünden.

Bedeutung: Die Ware wurde nachbestellt, die Lieferung steht aus.

Entsprechend wird das Auftragsplandatum auf den Termin gesetzt, an dem die bestellte Ware in Ihrem Lager eintreffen soll.

Bedeutung: Die Ware wurde dem Lager entnommen.

Dieses Symbol erscheint, nachdem Sie auf "Kommissionieren" geklickt haben.

Bedeutung: Der Auftrag ist derzeit nicht erfüllbar.

Die Ware oder Material muss nachbestellt werden.

Wann erscheint dieser Status: Wenn Aufträge nicht reserviert, entnommen oder durch eine Nachbestellung abgedeckt sind, fehlt Ihnen am zugeordneten Lager der nötige Bestand, um sie auszuführen. Das erfolgt ohne weiteres Zutun, sobald eine Position, Menge, Teilmenge, der gesamte Auftrag oder mehrere Aufträge nicht mit dem aktuellen Lagerbestand oder Ware im Zulauf (Bestellung erstellt, aber noch nicht am Lager) gedeckt werden können.

Wir aktualisieren die Auftragssteuerung automatisch bei folgenden Ereignissen:

Der grüne Haken bedeutet: Alles verfügbar, der Auftrag kann vollständig ausgeführt werden.

Vorgehensweise:

Grün markierte Aufträge können Sie mit einem Klick auf "Kommissionieren" für den Versand vorbereiten.

Sie können auch mehrere Aufträge gleichzeitig kommissionieren:

Alternativ kann die Kommissionierliste an den Verantwortlichen im Lager per E-Mail übermittelt werden.

Aufträge Ihrer Kunden oder Bedarfsmeldungen können, bei entsprechender vertraglicher Grundlage, auch in Teilmengen geliefert werden.

Abwägung:

Dies bedingt auf der einen Seite höhere operative Kosten:

Dem stehen gegenüber:

Technische Voraussetzung: Wir erlauben eine Teilkommissionierung, sobald eine Auftragsposition voll erfüllt werden kann.

Einstellung: Die grundsätzliche Einstellung in der Gesellschaft, ob wir mit Teilkommissionierung arbeiten möchten, erfolgt in den Einstellungen der Beschaffung.

Erweiterung: Diese Funktion erlaubt auch Teile einer Position zu kommissionieren.

Hinweis: Die Funktion ist im Auslieferzustand deaktiviert, da die Aufwände pro Auftrag damit deutlich steigen.

Mit Hilfe der 2Go Mobile App kann die Kommissionierung ohne Zuhilfenahme von Papier erfolgen.

Vorgehensweise:

Systematische Vorteile:

Normalerweise werden Aufträge in der Reihenfolge des Erstellungsdatums bedient, nach dem Prinzip First-in-First-out (FIFO).

Möchten Sie einen Auftrag vorziehen, können Sie das tun, indem Sie in der Spalte "Priorität" die Priorität für diesen einen Auftrag ändern.

Beispiel:

Kennzeichnung: Ausführbarkeitsstatus ROT - Wir können den Auftrag/Position nicht ausliefern.

Ursache: Wenn Aufträge nicht reserviert, entnommen oder durch eine Nachbestellung abgedeckt sind, fehlt Ihnen am zugeordneten Lager der nötige Bestand, um sie auszuführen.

Sie müssen die Ware erst nachbestellen.

Vorgehensweise:

Die Auftragssteuerung ist der zentrale Leitstand für Ihre Lieferfähigkeit. Sie zeigt alle offenen Aufträge mit ihrem aktuellen Lieferstatus und ermöglicht Vertrieb und Einkauf, auf einen Blick zu erkennen, welche Aufträge ausgeliefert werden können und wo Handlungsbedarf besteht.

Im Gegensatz zu einer auftragszentrierten Sicht arbeitet die Auftragssteuerung produktübergreifend: Sie stellt den gesamten Bedarf dem gesamten verfügbaren Bestand gegenüber und verteilt diesen automatisch auf die offenen Aufträge.

Die Auftragssteuerung finden Sie unter Beschaffung → Auftragssteuerung.

Die Auftragssteuerung zeigt den Lieferstatus jedes Auftrags durch eine Ampel an:

Alle Positionen des Auftrags sind vollständig durch verfügbaren Lagerbestand gedeckt. Der Auftrag kann sofort kommissioniert und ausgeliefert werden.

Bedeutung für den Vertrieb: Sie können dem Kunden eine sofortige Lieferung zusagen.

Der Auftrag ist durch eine Kombination aus Lagerbestand und erwarteten Wareneingängen gedeckt. Der kalkulierte Liefertermin basiert auf dem erwarteten Eingang der offenen Bestellungen.

Bedeutung für den Vertrieb: Sie können dem Kunden einen konkreten Liefertermin nennen, der auf realen Bestellungen basiert.

Für mindestens eine Position existiert weder ausreichend Lagerbestand noch eine offene Bestellung. Das System hat automatisch einen Bestellvorschlag erzeugt.

Bedeutung für den Einkauf: Handlungsbedarf – der Bestellvorschlag sollte geprüft und in eine Bestellung überführt werden.

Die Auftragssteuerung reserviert Warenbestände automatisch nach dem FIFO-Prinzip (First-in-First-out): Aufträge werden in der Reihenfolge ihrer Erfassung bedient. Wer zuerst bestellt hat, wird zuerst beliefert.

Die FIFO-Logik bezieht sich nicht nur auf vorhandenen Lagerbestand, sondern auch auf erwartete Wareneingänge aus offenen Bestellungen. Wenn eine Lieferung erwartet wird, werden die eingehenden Mengen automatisch den wartenden Aufträgen in FIFO-Reihenfolge zugewiesen.

Sie benötigen keine manuelle Zuweisung von Beständen zu Aufträgen. Das System stellt sicher, dass alle Kunden fair bedient werden – ohne dass einzelne Aufträge durch persönliche Intervention bevorzugt werden.

Die automatische FIFO-Verteilung kann bei Bedarf überschrieben werden. Nutzen Sie die manuelle Priorisierung, wenn ein Auftrag aus geschäftlichen Gründen vorgezogen werden soll.

Öffnen Sie den betreffenden Auftrag und setzen Sie das Feld Priorität auf einen höheren Wert. Aufträge mit höherer Priorität werden bei der Bestandsverteilung vorgezogen, auch wenn sie nach dem FIFO-Prinzip später an der Reihe wären.

Manuelle Priorisierungen werden im System dokumentiert. Alle Benutzer mit Zugriff auf die Auftragssteuerung können sehen, welche Aufträge priorisiert wurden. Dies verhindert intransparente Bevorzugungen und stellt sicher, dass Abweichungen vom FIFO-Prinzip bewusst und begründet erfolgen.

Die Auftragssteuerung arbeitet als Leitstand: Sie zeigt nicht einzelne Aufträge isoliert, sondern stellt Bedarf und Bedarfsdecker gegenüber.

Der Bedarf ist die Summe aller offenen Auftragspositionen für ein Produkt. Wenn drei Kunden jeweils 100 Stück eines Produkts bestellt haben, beträgt der Bedarf 300 Stück.

Bedarfsdecker sind alle Quellen, aus denen der Bedarf gedeckt werden kann:

Die Gegenüberstellung von Bedarf und Bedarfsdeckern zeigt Ihnen sofort, ob Ihre Bestandssituation ausreicht, um alle Aufträge zu erfüllen. Sie müssen nicht jeden Auftrag einzeln prüfen, sondern sehen auf einen Blick:

Ein häufiges Problem in der Auftragsabwicklung: Der Lagerbestand zeigt 1.000 Stück – aber wie viel davon ist tatsächlich verfügbar?

Die Auftragssteuerung unterscheidet zwischen:

Diese Unterscheidung erfolgt in Echtzeit. Wenn ein Kollege einen Auftrag erfasst, ist die resultierende Reservierung sofort für alle sichtbar. Es gibt keine Verzögerung durch Batch-Läufe oder nächtliche Aktualisierungen.

Praxisbeispiel: Ein Kunde ruft an und möchte 500 Stück bestellen. Sie sehen in der Auftragssteuerung: 1.000 Stück am Lager, davon 600 bereits reserviert. Verfügbar sind also 400 Stück. Sie können dem Kunden sofort eine realistische Aussage machen – ohne Rückfrage beim Lager, ohne böse Überraschung bei der Kommissionierung.

Die Auftragssteuerung steht allen Benutzern mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung.

Vertrieb und Einkauf arbeiten mit identischen Informationen zu Bestand, Reservierungen und erwarteten Lieferterminen. Es gibt keine getrennten Sichten oder unterschiedlichen Datenquellen.

Vorteil: Keine Informationsasymmetrie zwischen Abteilungen. Der Vertrieb kann dem Kunden dieselben Liefertermine nennen, die der Einkauf für die Planung verwendet.

Das Setzen manueller Prioritäten kann auf bestimmte Benutzerrollen beschränkt werden. Sprechen Sie Ihren Administrator an, wenn Sie Priorisierungsrechte benötigen oder vergeben möchten.

Die Auftragssteuerung und der Bestellvorschlag arbeiten Hand in Hand:

Dieser Prozess läuft automatisch und in Echtzeit. Sie müssen keine manuellen Abgleiche durchführen oder auf nächtliche Planungsläufe warten.

Weiterführende Information: Siehe Hilfeartikel [Bestellvorschlag]

Die verfügbare Ware wurde bereits älteren Aufträgen zugewiesen (FIFO-Prinzip). Ihr Auftrag wird durch eine erwartete Lieferung gedeckt. Prüfen Sie in der Auftragssteuerung, welche Bestellung den Bedarf deckt und wann die Lieferung erwartet wird.

Ja, durch Setzen einer manuellen Priorität. Beachten Sie, dass dies bedeutet, dass ein anderer Auftrag später bedient wird. Nutzen Sie diese Funktion nur bei begründetem geschäftlichem Bedarf.

Prüfen Sie, ob für die betroffenen Produkte ein Standardlieferant hinterlegt ist. Ohne Lieferantenzuordnung kann das System keinen Bestellvorschlag erzeugen. Siehe Hilfeartikel [Produktstammdaten].

Wenn die Liste der Bestellvorschläge leer ist, sind alle notwendigen Bestellungen bereits ausgelöst. Ihr Materialbestand und Ihre offenen Bestellungen reichen aus, um alle aktuellen Aufträge zu erfüllen.