Rechnungen hochladen
Die Übergabe per E-Mail hat sich weitgehend durchgesetzt. Im Weiteren beschreiben wir die konkreten Ausprägungen, nennen aber auch zusätzliche Optionen.
E-Mail-Adressen der Gesellschaft nutzen
Wir empfehlen, Ihrem Lieferanten für den zukünftigen Versand digitaler Rechnungen die E-Mail-Adresse der Gesellschaft mitzuteilen, damit die Rechnungen direkt ins Eingangsrechnungsbuch gelangen.
Die Einrichtung ist in einem separaten Dokument für die E-Mail-Adressen der Gesellschaft beschrieben.
Der Prozess läuft wie folgt ab:
Der Lieferant versendet die Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung an die genannte E-Mail-Adresse der Gesellschaft.
Dadurch wird der Beleg automatisch als Eingangsrechnung klassifiziert und im Rebu für Erfasser angezeigt.
Sie können die E-Mail-Adresse natürlich auch von anderen Quellen ansteuern lassen. Ob Sie persönliche empfangene Dokumente dorthin weiterleiten, die Adresse in Ihrem Scanner hinterlegen (scan-to-email) oder sie in einer Drittsoftware hinterlegen, sind nur verschiedene Nuancen.
Direkte Übergabe und Verarbeitung per Drag & Drop
Sie können Belege von Ihrem Desktop, einem anderen Verzeichnis oder direkt aus einer E-Mail per Drag & Drop direkt ins Rechnungseingangsbuch hochladen.
Ziehen Sie die (bis zu 20MB große) PDF-Datei an eine beliebige Stelle in das Fenster des Rechnungseingangsbuches
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet. In dieser Zeit ist der Client für andere Bearbeitung gesperrt (ca. 10 - 20 sec.).
Die neue Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor.
Dieses Verfahren bietet sich bei kleinstem Umfang (1-2) Belege an, bei größerer Anzahl sind andere Methoden effektiver.
Bei diesem Import wird direkt eine Dublettenprüfung auf Hashwert-Basis durchgeführt.
Manuelle Zuordnung des Beleges aus Teamwork
Der Prozess läuft wie folgt ab:
Sie befinden sich im geöffneten Rechnungseingangsbuch. Sie klicken links unten auf den Button „Aus Teamwork“
Einen Beleg aus einer Teamwork-Sammlung auswählen
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet
Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor
Belegimport
Unter Organisation > Open Scope > Belegimport können Sie gleichzeitig mehrere Eingangsrechnungen hochladen und verarbeiten, ohne dass der Client dadurch gesperrt wird. Mehr dazu unter Belegimport.