Rechnungen hochladen
Die Übergabe per E-Mail hat sich weitgehend durchgesetzt. Im Weiteren beschreiben wir die konkreten Ausprägungen, nennen aber auch zusätzliche Optionen.
E-Mail-Adressen der Gesellschaft nutzen
Wir empfehlen, Ihrem Lieferanten für den zukünftigen Versand digitaler Rechnungen die E-Mail-Adresse der Gesellschaft mitzuteilen, damit die Rechnungen direkt ins Eingangsrechnungsbuch gelangen.
Die Einrichtung ist in einem separaten Dokument für die E-Mail-Adressen der Gesellschaft beschrieben.
Der Prozess läuft wie folgt ab:
Der Lieferant versendet die Rechnung als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung an die genannte E-Mail-Adresse der Gesellschaft.
Dadurch wird der Beleg automatisch als Eingangsrechnung klassifiziert und im Rebu für Erfasser angezeigt. Das Update funktioniert asynchron und kann bis zu 15 Minuten dauern.
Sie können die E-Mail-Adresse natürlich auch von anderen Quellen ansteuern lassen. Ob Sie persönliche empfangene Dokumente dorthin weiterleiten, die Adresse in Ihrem Scanner hinterlegen (scan-to-email) oder sie in einer Drittsoftware hinterlegen, sind nur verschiedene Nuancen.
Direkte Übergabe und Verarbeitung per Drag & Drop
Sie können Belege von Ihrem Desktop, einem anderen Verzeichnis oder direkt aus einer E-Mail per Drag & Drop direkt ins Rechnungseingangsbuch hochladen.
Ziehen Sie die (bis zu 20MB große) PDF-Datei an eine beliebige Stelle in das Fenster des Rechnungseingangsbuches
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet. In dieser Zeit ist der Client für andere Bearbeitung gesperrt (ca. 10 - 20 sec.).
Die neue Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor.
Dieses Verfahren bietet sich bei kleinstem Umfang (1-2) Belege an, bei größerer Anzahl sind andere Methoden effektiver.
Bei diesem Import wird direkt eine Dublettenprüfung auf Hashwert-Basis durchgeführt.
Manuelle Zuordnung des Beleges aus Teamwork
Der Prozess läuft wie folgt ab:
Sie befinden sich im geöffneten Rechnungseingangsbuch. Sie klicken links unten auf den Button „Aus Teamwork“
Einen Beleg aus einer Teamwork-Sammlung auswählen
Der Beleg wird als Eingangsrechnung klassifiziert und die OCR-Erkennung startet
Rechnung liegt unbearbeitet im Rechnungseingangsbuch vor
Belegimport
Unter Organisation > Open Scope > Belegimport können Sie gleichzeitig mehrere Eingangsrechnungen hochladen und verarbeiten, ohne dass der Client dadurch gesperrt wird. Mehr dazu unter Belegimport.