Wie öffne ich die Produktübersicht?
Menüband → Produkte → Produktverwaltung
Was sehe ich in der Produktübersicht?
Die Übersicht zeigt eine tabellarische Liste aller angelegten Produkte mit den wichtigsten Informationen:
Spalte | Inhalt |
Produktnummer | Interne ID des Produkts |
Bezeichnung | Name des Produkts |
Produktart | Ware, Material, Leistung oder Recht |
Produktgruppe | Zugeordnete Kategorie |
Basiseinheit | Kleinste Einheit für Bestandsführung |
Verkaufspreis | Standardpreis |
Status | Aktiv oder Gesperrt |
Die Spalten können je nach Konfiguration abweichen.
Wie suche ich ein Produkt?
Schnellsuche
Nutzen Sie das Suchfeld oberhalb der Liste. Die Suche durchsucht:
Produktnummer
Bezeichnung
Beschreibung
Geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie Enter.
Filtern nach Produktgruppe
Wählen Sie eine Produktgruppe aus dem Dropdown, um nur Produkte dieser Gruppe anzuzeigen.
Filtern nach Status
Blenden Sie gesperrte Produkte ein oder aus.
Welche Aktionen kann ich in der Produktübersicht ausführen?
Produkt anlegen
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie gelangen zur leeren Produktkarte.
→ Details siehe Artikel Produktkarte – Felder und Einstellungen
Produkt öffnen
Doppelklicken Sie auf einen Eintrag in der Liste.
Sie gelangen zur Produktkarte des gewählten Produkts.
Produkt kopieren
Markieren Sie ein Produkt in der Liste
Klicken Sie auf Duplizieren
Es wird eine Kopie des Produkts erstellt. Die Produktkarte öffnet sich – Sie können die Daten anpassen und unter neuer Produktnummer speichern.
Tipp: Nutzen Sie Duplizieren, wenn Sie ein ähnliches Produkt anlegen möchten und viele Felder übernehmen können.
Produkt löschen
Produkte können nicht gelöscht werden, wenn sie bereits in Belegen verwendet wurden.
Stattdessen: Setzen Sie das Produkt auf Gesperrt. Es ist dann in neuen Belegen nicht mehr wählbar, bleibt aber für Auswertungen und bestehende Belege erhalten.
Wie ändere ich mehrere Produkte gleichzeitig?
Die Produktübersicht ermöglicht die Massenbearbeitung. Sie können Änderungen an mehreren Produkten gleichzeitig vornehmen, ohne jede Produktkarte einzeln zu öffnen.
Produkte auswählen
Halten Sie Strg (Windows) oder Cmd (Mac) gedrückt
Klicken Sie auf die gewünschten Produkte in der Liste
Oder:
Klicken Sie auf das erste Produkt
Halten Sie Shift gedrückt
Klicken Sie auf das letzte Produkt
Alle Produkte dazwischen werden ausgewählt.
Massenänderung durchführen
Wählen Sie mehrere Produkte aus
Klicken Sie auf Bearbeiten oder wählen Sie die gewünschte Aktion aus dem Kontextmenü
Felder, die per Massenänderung bearbeitet werden können:
Feld | Anwendungsfall |
Produktgruppe | Mehrere Produkte einer anderen Gruppe zuordnen |
Warengruppe | Buchungskonten für mehrere Produkte ändern |
Gesperrt | Mehrere Produkte gleichzeitig sperren oder entsperren |
Fakturierbar | Mehrere Produkte als fakturierbar/nicht fakturierbar kennzeichnen |
Standardlieferant | Lieferantenwechsel für mehrere Produkte |
Nicht per Massenänderung änderbar:
Basiseinheit (kann nach Anlage generell nicht geändert werden)
Produktnummer
Individuelle Preise
Beispiel: Mehrere Produkte sperren
Filtern Sie die Liste nach den betreffenden Produkten
Wählen Sie alle Produkte aus (Strg+A oder Shift-Klick)
Klicken Sie auf Bearbeiten
Setzen Sie das Feld Gesperrt auf Ja
Klicken Sie auf Speichern
Alle ausgewählten Produkte sind nun gesperrt.
Beispiel: Produktgruppe für mehrere Produkte ändern
Wählen Sie die betreffenden Produkte aus
Klicken Sie auf Bearbeiten
Wählen Sie die neue Produktgruppe
Klicken Sie auf Speichern
Die Produktgruppe wird für alle ausgewählten Produkte aktualisiert.
Was finde ich unter "Weitere Aktionen"?
Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Aktionen) rechts oben in der Produktübersicht.
Einheiten
Öffnet die Einheitenverwaltung. Hier legen Sie alle Einheiten an, die in der Einheitenmatrix von Produkten verwendet werden können:
Stück, Karton, Palette, Liter, Kilogramm etc.
Abkürzungen für Belege
Umrechnungsfaktoren
Regeln zur manuellen Erstellung
Öffnet die Produktregeln. Diese automatisieren die Produktanlage:
Automatische Vergabe der nächsten Produktnummer
Vorausfüllen von Basiseinheit, Warengruppe, Untereinheit
Wenn Sie ein Produkt über Hinzufügen oder aus einem Beleg heraus anlegen, werden diese Regeln angewendet.
Laden Standardprodukte
Lädt vordefinierte Beispielprodukte.
Wichtig: Diese Funktion sollte bei aktivierter Lizenz Beschaffung nicht genutzt werden – die Standardprodukte sind nicht für die Bestandsführung konfiguriert.
Wie exportiere ich Produkte?
Die Produktliste kann exportiert werden:
Filtern Sie die Liste nach Bedarf
Klicken Sie auf Exportieren (falls verfügbar) oder nutzen Sie die Druckfunktion
Für umfangreiche Exporte mit allen Stammdaten nutzen Sie:
Menüband → OpenScope → Import & Export
Warum finde ich ein Produkt nicht?
Mögliche Ursachen:
Problem | Lösung |
Produkt ist gesperrt | Filter "Gesperrte anzeigen" aktivieren |
Falsche Produktgruppe gewählt | Filter auf "Alle Produktgruppen" setzen |
Tippfehler in der Suche | Weniger Zeichen eingeben, Wildcard-Suche nutzen |
Produkt wurde nicht gespeichert | Prüfen Sie, ob die Anlage abgeschlossen wurde |
Wie halte ich die Produktübersicht übersichtlich?
Namenskonvention einführen
Definieren Sie eine einheitliche Struktur für Produktbezeichnungen. Beispiel:
[Kategorie] [Marke] [Produkt] [Variante]Getränk Cola Marke-X 0,5L
Produktgruppen nutzen
Ordnen Sie jedes Produkt einer Produktgruppe zu. Das erleichtert das Filtern und Auswerten.
Duplikate vermeiden
Bevor Sie ein neues Produkt anlegen: Suchen Sie, ob es bereits existiert. Duplikate führen zu:
Verteilten Beständen
Falschen Bestellvorschlägen
Unklaren Auswertungen
Nicht mehr benötigte Produkte sperren
Löschen ist meist nicht möglich. Sperren Sie Produkte, die nicht mehr verkauft oder bestellt werden.