Allgemeines zur Wahl des Kontenrahmens
Ein einmal gewählter Kontenrahmen kann später nicht mehr geändert werden.
Richten Sie Ihren Standardkontenrahmen direkt beim Durchlaufen des Einrichtungsassistenten ein.
Die Einrichtung wirkt sich auf das gesamte System aus – sie ist für Finanzbuchhaltungsexperten gedacht.
Die Auswahl eines Kontenrahmens hat weitreichende Auswirkungen auf das gesamt ERP-System über die eigentliche Finanzbuchhaltung hinaus. Wir empfehlen deswegen, einen Finanzbuchhaltungsexperten aus unserem Beratungsteam hinzuziehen.
Mitgelieferte Kontenrahmen
Scopevisio bietet mehrere vordefinierte Kontenrahmen an. Am häufigsten werden in Deutschland die DATEV-nahen Kontenrahmen SKR03 und SKR04 verwendet.
Wenn Sie im Einrichtungsassistenten einen dieser Standardrahmen wählen, richtet das System automatisch ein:
die im Kontenrahmen enthaltenen Sachkonten,
die komplette Steuermatrix und die Umsatzsteuervoranmeldung
die zum Kontenrahmen zugehörigen Finanzberichte (Arbeitsberichte).
Sie erhalten somit eine vollständig nutzbare Finanzbuchhaltung als Bestandteil des ERP-System.
Grundlagen: Kontenrahmen vs. Kontenplan
Kontenrahmen (SKR)
Der Kontenrahmen umfasst alle theoretisch verfügbaren Konten, auch solche, die nicht zu Ihrem Unternehmen passen.
Beispiel:
Im SKR03 finden Sie Konten für Bilanzierer, Einnahmen-Überschuss-Rechner sowie für Personen- und Kapitalgesellschaften. Sie können Konten aus dem Kontenrahmen in den Kontenplan übernehmen oder wieder entfernen.
Kontenplan
Der Kontenplan enthält nur die von Ihnen genutzten Konten. Sie finden den Kontenplan unter:
Einstellungen > Finanzen > Kontenstamm > Kontenplan oder
Organisation > Stammdaten > Finanzen > Buchhaltung verwalten > Kontenplan
Einen individuellen Kontenrahmen nutzen
Kontenrahmen: Individuell oder Standard mit Anpassungen?
Wenn Ihr Kontenplan auf dem SKR03 oder SKR04 basiert (auch erweitert), sollten Sie möglichst mit einem dieser Standardkontenrahmen starten.
Sie können diesen individualisieren und:
bestehende Konten anpassen oder
neue Konten durch Duplizieren hinzufügen.
Nutzen Sie einen individuellen Kontenrahmen nur, wenn keiner der Standardkontenrahmen zu Ihnen passt.
Individuellen Kontenrahmen einrichten
Reihenfolge der Arbeitsschritte
Einrichtungsassistent durchlaufen
Kontenrahmen anlegen
Steuermatrix einrichten, falls kein Standardkontenrahmen verwendet wurde
Umsatzsteuervoranmeldung einrichten, falls kein Standardkontenrahmen verwendet wurde
Konten den Arbeitsberichten zuweisen (Bilanz, GuV, BWA), falls kein Standardkontenrahmen verwendet wurde
Weitere Einstellungen prüfen
Bei Verwendung eines Standardkontenrahmens die angelegte Steuermatrix und Umsatzsteuervoranmeldung kontrollieren.
Einrichtungsassistent
Starten Sie den Einrichtungsassistenten und durchlaufen die Schritte bis zum Reiter Finanzen.
Wählen Sie unter Finanzen die Vorlage „Individuell“.
Folgen Sie den Systemhinweisen.
Beenden Sie den Assistenten über die Reiter Banking und Einstellungen.
Hinweis: Sie können keine Hausbank ohne zugehöriges Sachkonto anlegen. Sie können die Hausbank später ergänzen.
Sachkonten anlegen und Sachkonten-Nummernkreis anpassen
Sie können Ihre Sachkonten:
aus einem Altsystem per CSV importieren oder
manuell anlegen (siehe Sachkontenstamm).
Standardmäßig sind 4-stellige Sachkontonummern vorgesehen. Wenn Sie längere Nummern verwenden möchten:
Öffnen Sie Einstellungen > Finanzen > Buchhaltung > Nummernkreise
Wählen Sie den Nummernkreis 1 – Sachkonten.
Klicken Sie auf Bearbeiten und passen Sie das Feld Stellenanzahl an. Maximal sind 10 Stellen möglich – in der Praxis selten nötig.
Wichtig: Nach einer Erhöhung der Stelligkeit können Sie die Stellenzahl nicht wieder verringern.
Sachkonten per CSV importieren
Gehen Sie zu OpenScope > Import & Export > Importe verwalten.
Wählen Sie CSV-Import von Sach- und Personenkonten und Buchungen.
Öffnen Sie den Reiter Sachkonten – hier finden Sie die Importmaske.
Folgende Spalten sind Pflichtfelder beim Import von Sachkonten und müssen Werte beinhalten
Konto (Nummer des Sachkontos)
Kontoname
Kontoart (Aktiv, Passiv, Aktiv/Passiv, Kosten, Erlöse)
Vorbereitung des Sachkontoimports
Bearbeiten Sie die CSV-Datei mit Rohdaten am besten vorher in Excel.
Tragen Sie dort die Kennzeichen und Spalten ein, die Sie benötigen.
Für Felder im Format JA/NEIN oder Checkboxen wählen Sie
den Importwert TRUE (= Ja oder aktiv) oder FALSE.Speichern Sie anschließend wieder im CSV-Format.
Die weiteren Spalten der Importmaske werden in der folgenden Tabelle genauer erläutert.
Folgende Felder sind nicht importierbar und können später nachbearbeitet werden:
Beleg aus UStVA ausfiltern
Abgrenzungsgegenkonto
Die zulässigen Dimensionskonten
Vorgehen nach dem Sachkonto-Import
Nachdem Sie die Sachkonten importiert oder angelegt haben:
Richten Sie die Steuermatrix ein,
konfigurieren Sie die Umsatzsteuervoranmeldung,
und ordnen Sie Ihre Konten den Arbeitsberichten zu (Bilanz, GuV, BWA).
Damit ist Ihr individueller Kontenrahmen vollständig eingerichtet.