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Einstellungen für die DATEV
Die folgenden Werte 1 - 3 (DATEV-Beraternummer, DATEV-Mandantennummer, Abrechnungsnummer) müssen für den Export nicht zwingend korrekt sein. Sie erleichtern beim Import in die DATEV die Mandantenzuordnung.
Erfragen Sie die DATEV-Beraternummer (1) bei Ihrem Berater und tragen sie sie ein.
Der Wert kann in den Gesellschaftseinstellungen hinterlegt werden, um zukünftig automatisch gefüllt zu werden.Unter der DATEV-Mandantennummer (2) wird ihr Unternehmen beim DATEV-Berater geführt, er kann Ihnen die Nummer nennen. Auch dieser Wert kann in den Gesellschaftseinstellungen hinterlegt werden.
Tragen Sie die Abrechnungsnummer (3) ein. Weitere Informationen zur Abrechnungsnummer finden Sie unten im Exkurs zur Abrechnungsnummer.
Exkurs: DATEV-Abrechnungsnummer
Mit der Abrechnungsnummer im Format nnnnJJ können Sie der DATEV-Software mitteilen, wie die exportierten Daten verarbeitet werden sollen.
Das JJ steht für das Wirtschaftsjahr zu dem der Dateiinhalt gehört. Angegeben wird das Kalenderjahr, in dem das Wirtschaftsjahr endet.
Läuft Ihr Wirtschaftsjahr vom 01.04.2024 bis zum 31.03.2025 ist JJ = 25.
nnnn zeigt die Art des Dateiinhalts (Buchungen oder Beschriftungen) dar. Diese Zahlen können aber frei vergeben werden. Bei Bedarf kann Ihnen Ihr DATEV-Betreuer oder Steuerberater mehr mitteilen.
Sie können die Sachkontenlänge Übergabedatei erweitern, falls die Stelligkeit in der DATEV größer ist als in Scopevisio. Dabei werden die Scopevisio-Nummer am Ende um Nullen ergänzt. Aus dem 4-stelligen Konto 0027 wird bei 6-stelliger Länge das Konto 002700.
Die Stelligkeit der Personenkonten in der DATEV ist die Sachkontenlänge +1. Im Beispiel würde aus dem Debitor 10000 die 1000000.Sachkontenlänge DATEV Empfangsprogramm
Falls es nicht oder nicht nur um abweichende Kontonummernlängen geht, beachten Sie bitte den Absatz zur Kontenzuordnung (Mapping) weiter unten.
Selektion der Buchungen für den DATEV-Export
Unter Einstellungen wählen Sie zunächst, aus welchem Zeitraum Sie Buchungen exportieren wollen. Üblich sind Jahre als Buchungsperiode.
Haben Sie bereits Daten exportiert, mussten aber Nachbuchungen vornehmen, können Sie diese über den Erstellungszeitraum eingrenzen. So erhält ihr Berater mit der neu erstellten Datei nur die neuen Buchungen.
Buchungsanzahl: Bitte beachten Sie, dass aktuell die Anzahl der Buchungen pro Exportlauf auf 50.000 beschränkt ist. Wenn Sie mehr Buchungen exportieren möchten, sollten Sie mehrere, periodengetrennte Exporte anlegen. Die Anzahl der Buchungen eines Jahres können Sie in der Gesamtstatistik vorab einsehen.
Weitere Export-Einstellungen
Bestimmen Sie, welche Scopevisio-Felder in welche DATEV-Felder übertragen werden.
Stellen Sie den Radio-Button auf Kontenbeschriftung, um die Beschriftung der Konten in separaten Läufen exportieren. Für jeden der drei Kontentypen legt der Export eine separate Datei an. Für den Berater ist dies in der Regel ein Mehrwert.
Dateiformat festlegen, Vorschau und Export
Verwenden Sie das Datenformat EXTF, die anderen Formate sind überholt und nur noch aus historischen Gründen aufgeführt.
Das Festschreiben des Buchungsstapels ist eine Funktion innerhalb DATEV. Die Empfehlung ist JA.
Das Leistungsdatum ist ein zusätzliches Feld im Export.
Die Dateinamensanpassung ist sinnvoll, um automatisch z.B. das Erstelldatum der Datei ablesen zu können. Das ist hilfreich für die Abtrennung von Nachbuchungen (s.o.). Aber auch die Ressortnummer kann berücksichtigt werden. Die Anpassung kann nur auf einen Export im EXTF-Format angewendet werden.
Zum Schluss sollten Sie zuerst die Vorschau nutzen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Zuordnungen zu bearbeiten und das Kontenmapping anzuwenden. Weitere Informationen am Ende des Textes.
Über Exportieren erzeugen Sie eine Datei (Buchungen oder eine der drei Kontenbeschriftungen).
Legen Sie fest, an welche Stelle auf Ihrem Rechner die Daten exportiert werden sollen.Erstellen Sie ggf. einen eigenen Ordner, da gleichnamige Dateien ohne Rückfrage überschrieben werden. Bestätigen Sie Ihre Wahl.
Kontenbeschriftungen für DATEV exportieren
In Scopevisio werden die Sach- und Personenkonten nicht historisiert, daher ist für alle Geschäftsjahre ein Stammdatenbestand gültig. Für DATEV ist aber eine Trennung zwischen den Geschäftsjahren wichtig, deshalb muss das Geschäftsjahr auch beim Export der Kontenbeschriftungen von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren angegeben werden.
DATEV Export-Vorschau und Kontenmapping
Nach dem Klick auf Vorschau sehen Sie die Buchungen in Tabellenform.
Sortieren Sie zunächst nach der Spalte Hinweis, um Unstimmigkeiten vor dem Export beheben zu können. Es ist auf jeden Fall hilfreich, wenn Sie Ihren Berater auf mögliche Probleme hinweisen. Markieren Sie die Zeilen mit Hinweis und stoßen den Easy-Export an.
Die Warnstufe verweist auf die Schwere des Problems.
Prüfen Sie auch die Umsetzung der Scopevisio Steuerschlüssel in DATEV BU-Schlüssel (siehe Steuermatrix und Einstellung DATEV-Automatikkonto im Sachkontostamm).
Die Zuordnung meint das Erstellen bzw. Anwenden eines sogenannten Kontenmappings. Dabei wird der Scopevisiowert eines Kontos (bebuchtes Konto) durch ein anderes Konto (exportiertes Konto) ersetzt. Das Zielkonto ist ein einfaches Erfassungsfeld und referenziert nicht auf den Sachkontostamm.
Über Exportieren (s. o.) können Sie dann die Daten exportieren.
Mapping-Beispiel 1: Fassen Sie gleichartige Buchungen auf einem generischen Konto zusammen. Vielleicht haben Sie für jedes Ihrer Fahrzeuge ein eigenes Konto für laufende Kosten angelegt (4530 - 4535). Durch das Mapping können Sie die Buchungen alle mit Konto 4530 übergeben.
Mapping-Beispiel 2: Ihr Steuerberater benutzt einen abweichenden Sachkontenrahmen. Sie können so alle Ihre Konten auf den Sachkontenrahmen des Steuerberaters zuordnen. Achtung: Der Arbeitsaufwand ist nicht gering.