In het reserveringssysteem zijn er drie manieren om een voucher aan te maken:
Direct tijdens het annuleren van een reservering,
Achteraf bij een geannuleerde reservering,
Via de voucher-rapportage.
In dit artikel lees je precies hoe elke methode werkt. Mocht je de vouchers nog niet ingesteld hebben, kun je eerst het artikel Vouchers instellen in je reserveringssysteem raadplegen.
1. Voucher aanmaken bij het annuleren
Wil je tijdens het annuleren meteen een voucher uitgeven? Volg deze stappen:
Open de reservering
Zoek de betreffende reservering op en open deze.Annuleer en maak een voucher aan
Klik bovenin de reservering op Annuleren en selecteer vervolgens Annuleren met voucher.Betaald bedrag omzetten
Het reeds betaalde bedrag wordt automatisch omgezet naar een voucher. De reservering wordt zonder annuleringskosten geannuleerd.
Let op: Er moet een betaling aanwezig zijn om een voucher te kunnen aanmaken.
4. Voucher als toeslag toevoegen
Er wordt automatisch een toeslag Voucher toegevoegd ter waarde van het voucherbedrag. Deze is later aan te passen wanneer je op Bewerken > Opties en toeslagen klikt.
Deze optie wordt nog niet ondersteund voor groepsreserveringen.
2. Voucher achteraf aanmaken (bij geannuleerde reservering)
Heb je een reservering al geannuleerd en wil je alsnog een voucher uitgeven? Volg deze stappen:
Open de geannuleerde reservering
Open de eerste geannuleerde reservering of annuleer deze alsnog op de gewenste manier.Maak de voucher aan
Klik boven in de reservering op de knop Voucher.Vul de vouchergegevens in
Vul op het scherm dat opent het bedrag en de geldigheid in.Voucher aanmaken
Klik op Voucher aanmaken of Voucher aanmaken en e-mail versturen. De bevestigingsmail wordt direct verstuurd (het kan tot 1 minuut duren voordat deze mail zichtbaar is in het reserveringsoverzicht).
3. Voucher aanmaken via rapportages
Je kunt vouchers ook rechtstreeks via rapportages aanmaken:
Ga naar de rapportage
Navigeer naar Rapportage > Administratieve rapporten > Vouchers.Nieuwe voucher aanmaken
Klik in het grijze venster op Nieuwe voucher aanmaken.Vul de vouchergegevens in
Vul op het scherm dat opent het bedrag en de geldigheid in.Klik op Voucher opslaan.
Let op! Een voucher moet een unieke token (code) voor elke gast bevatten
Let op! Bij het aanmaken van een voucher via rapportages moet je de gast handmatig een mail versturen met de voucherinformatie.
Let op! Bij het aanmaken van een voucher via rapportages is er administratief binnen Recranet geen betaling die er tegenover staat.
Voor specifieke scenario's kan de HISWA/RECRON-voucherregeling worden geraadpleegd.