Met opties en toeslagen kun je extra kosten of bij te boeken mogelijkheden aan een reservering toevoegen. Je bepaalt onder andere de prijs, voor welke accommodaties de toeslag geldt en onder welke voorwaarden deze wordt berekend.
In dit artikel lees je hoe je opties en toeslagen instelt en welke mogelijkheden de verschillende tabbladen bieden.
Overzicht van opties en toeslagen
Ga naar Instellingen > Toeslagen > Opties en toeslagen. Hier vind je alle ingestelde opties en toeslagen. Je ziet onder andere of een toeslag online zichtbaar of verplicht is en welke prijs is ingesteld. Klik bij een bestaande optie of toeslag op Bewerken om de instellingen te bekijken of aan te passen.
Een nieuwe optie of toeslag aanmaken
Klik rechtsboven in het overzicht op Nieuwe optie/toeslag om een nieuwe optie of toeslag aan te maken. Je komt automatisch in het tabblad Algemeen.
Hier kun je onder andere de volgende gegevens en instellingen invullen:
Soort: selecteer indien van toepassing het soort optie of toeslag. Op basis van de gekozen soort kunnen bepaalde instellingen automatisch worden aangepast.
Omschrijving: vul de naam van de optie of toeslag in.
Samenvatting: voeg een korte toelichting toe voor de gast.
Prijs: stel de prijs van de optie of toeslag in.
Berekening: bepaal bijvoorbeeld of de toeslag per persoon of per nacht wordt berekend of op basis van een percentage.
Verplicht of optioneel: geef aan of de toeslag automatisch wordt toegepast of door de gast gekozen kan worden.
Gastenomgeving: bepaal of de optie of toeslag via de gastenomgeving bijgeboekt kan worden.
Reserveringen: selecteer voor welk soort reserveringen de toeslag geldt.
Klik na het instellen op Wijzigingen opslaan.
Extra mogelijkheden
Tonen als inbegrepen in accommodatieprijs
Hiermee wordt een verplichte toeslag als inbegrepen weergegeven in het accommodatietarief. De gast ziet één accommodatietarief met daarbij welke toeslagen zijn inbegrepen. De afzonderlijke prijs van deze toeslagen wordt niet getoond.
Toeslag ter plaatse betalen
Hierdoor wordt de toeslag niet meegenomen in het online te betalen bedrag en wordt deze apart vermeld op de reserveringsbevestiging. Het bedrag wordt niet opgenomen in administratieve boekingen, betalingsvoorwaarden en andere financiële overzichten. De betaling moet buiten ons reserveringssysteem worden afgehandeld.
Koppelen aan accommodaties of arrangementen
Standaard is een optie of toeslag aan alle accommodaties gekoppeld. Wil je deze alleen voor bepaalde accommodaties gebruiken?
Open het tabblad Accommodaties.
Vink 'Uitsluitend gekoppeld aan de geselecteerde accommodaties' aan.
Selecteer de gewenste accommodatie(s).
Klik op Wijzigingen opslaan.
Voor het koppelen aan arrangementen werkt dit op dezelfde manier, maar dan onder het tabblad Arrangementen.
Rapportage instellen
In het tabblad Rapportage kun je kiezen in welke rapportages je deze optie of toeslag mee wilt nemen, en wanneer je die dan wilt rapporteren. Ook kun je hier aangeven of je de optie of toeslag wilt tonen op de energieafrekening.
Bijlagen toevoegen
In het tabblad Bijlagen kun je bestanden uploaden die meegestuurd worden met de reserveringsbevestiging zodra de toeslag op de reservering staat. Ook kun je ervoor kiezen om de bijlage toe te passen als voorwaarden die de gast moet ondertekenen.
Regels instellen
In het tabblad Regels bepaal je wanneer en voor welke reserveringen de optie of toeslag geldig is. Je kunt:
een geldigheidsperiode op basis van verblijfsdata instellen;
een geldigheidsperiode op basis van reserveringsdata instellen;
de toeslag koppelen aan bepaalde leeftijdsgroepen;
de toeslag koppelen aan specifieke locatiekenmerken.
Let op: wanneer je toeslagen tussentijds aanpast, is het van belang dat de regels op dit tabblad correct ingesteld staan. Je kunt hier meer over lezen in ons artikel Opties en toeslagen aanpassen.
Voorwaarden instellen
In het tabblad Voorwaarden bepaal je wanneer en hoe een optie of toeslag wordt berekend. Je kunt:
een minimaal of maximaal aantal nachten instellen;
bepalen vanaf welk aantal nachten de toeslag wordt berekend;
een maximaal aantal instellen wanneer de gast zelf het aantal kan kiezen.
Bij een toeslag per nacht die pas vanaf een bepaald aantal nachten geldt, worden de nachten daarvoor niet meegerekend.
Administratieve instellingen beheren
In het tabblad Administratief stel je in welk BTW profiel en welke grootboekrekening je aan deze toeslag wilt koppelen.
Overige instellingen
In het tabblad Overige vind je aanvullende instellingen voor specifieke opties en toeslagen, zoals een vroege check-in of late check-out of een toeslag voor het kiezen van een voorkeurslocatie. Bekijk hiervoor ons artikel Vroege check-in of late check-out instellen.