Du bist neu bei project b. und möchtest deine ersten Mitarbeitenden anlegen? Kein Problem - das geht schnell und unkompliziert. Hier findest du die Anleitung Schritt für Schritt.
Einstieg: Neue Mitarbeitende anlegen
Nach dem Login landest du auf der Übersichtsseite.
Dort findest du den Bereich „Neue Verträge“.
Klicke rechts auf den Button „Neue Mitarbeitende anlegen“.
Entscheide, wie du vorgehen möchtest:
Daten selbst eingeben, oder
Einen Link an den Mitarbeitenden senden, damit er die Daten selbst einträgt.
Option 1: Du gibst die Daten selbst ein
Gib zunächst die persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden ein.
Falls diese nicht vorliegt, kannst du auch die geschäftliche nutzen und später ändern.
Tipp: Durch Nutzung der privaten Adresse behält der Mitarbeitende auch nach Austritt Zugriff auf seine Lohnscheine.
Nach Eingabe der E-Mail öffnet sich das Formular für die Stamm- und Bewegungsdaten.
Trage alle relevanten Daten ein.
Alle Pflichtfelder, die für die Lohnabrechnung relevant sind, sind klar markiert.
Speichere das Formular.
Die Daten stehen der Lohnbuchhaltung nun vollständig zur Verfügung.
Option 2: Mitarbeitende tragen ihre Daten selbst ein (empfohlen)
Wir empfehlen, den Mitarbeitenden direkt selbst einbinden – das spart Zeit und reduziert Fehler.
So funktioniert’s:
Öffne erneut „Neue Mitarbeitende anlegen“.
Wähle rechts die Option „Daten von Mitarbeitenden anfordern“.
Nun kannst du wählen zwischen:
einer vorgefertigten E-Mail, die automatisch verschickt wird, oder
einem Link, den du individuell weiterleiten kannst.
Der Mitarbeitende trägt dann selbst seine persönlichen Daten ein.
Sobald er fertig ist, erhältst du eine Benachrichtigung per Email.
Vertragsdaten eintragen
Nachdem der Mitarbeitende sein Formular ausgefüllt hat:
Öffne den Bereich „Neue Mitarbeitende“ (linker Seitenreiter) - oder nutze direkt den Link aus der Benachrichtigungs-E-Mail.
Mitarbeitende, die ihre Angaben bereits eingetragen haben, sind in der Übersicht unter "Neue Mitarbeitende" gelb markiert.
Klicke auf den betreffenden Mitarbeitenden.
Du siehst nun nochmals alle eingetragenen Stammdaten.
Scrolle zum Ende des Formulars und wähle „Vertragsdaten hinzufügen“.
Füge alle relevanten Vertragsinformationen hinzu und speichere.
Fertig – der Mitarbeitende ist aktiv
Nach dem Speichern erscheinen neue Mitarbeitende automatisch in deiner Übersicht:
👉 „Mitarbeitende“ (linker Seitenreiter)
Dort werden sie nun als aktive Mitarbeitende geführt - und können korrekt abgerechnet werden.