Les circuits d'approbation des IBAN fournisseur sont disponibles à partir de l'abonnement Premium.
L'approbation des IBAN est une mesure de sécurité essentielle qui permet de s'assurer que les coordonnées bancaires de vos fournisseurs sont fiables avant d'effectuer des paiements.
✍️ En mettant en place un circuit d’approbation des IBAN fournisseurs, dès lors qu’un nouvel IBAN est saisi ou modifié sur un fournisseur, une approbation devient obligatoire avant tout paiement.
ℹ️ Le circuit d'approbation ne bloque pas la saisie ou la modification d'un IBAN fournisseur. Un utilisateur ayant accès à la fiche fournisseur peut demander sa modification. En revanche, seuls les préparateurs et les approbateurs désignés dans le circuit peuvent soumettre l'IBAN pour approbation. Tant que le nouvel IBAN n'est pas validé, il ne peut pas être utilisé pour effectuer un paiement.
Cette étape de vérification protège votre entreprise contre les risques de fraude et les erreurs de paiement.
Les IBAN déjà enregistrés au moment de la création du circuit sont approuvés par défaut : seuls les nouveaux IBAN passent par le circuit d’approbation. Un seul circuit d’approbation des IBAN peut exister par entreprise.
Configuration d'un circuit d’approbation
La gestion des circuits d’approbation est réservée aux administrateurs de l’entreprise. Un approbateur qui n’est pas administrateur ne voit pas le circuit dont il fait partie et ne peut pas le modifier : pour en être retiré, il doit en faire la demande à un administrateur.
Accédez à Paramètres > Gestion de l’équipe > Circuits d’approbation.
Cliquez sur + Créer un circuit.
Sous Choisissez la nature du circuit, sélectionnez IBAN, puis cliquez sur Continuer.
Sélectionnez les préparateurs autorisés à demander l’approbation d’un IBAN. Ils doivent avoir accès aux factures fournisseurs.
Sélectionnez les approbateurs autorisés à soumettre et approuver les IBAN. Ils doivent également avoir accès aux fournisseurs.
Pour autoriser les approbateurs à saisir et modifier un IBAN sans passer par une demande, cochez Les autoriser à saisir et modifier des IBAN sans vérification, les administrateurs seront notifiés par e-mail à chaque changement.
Cliquez sur Enregistrer.
Consultez l'article Créer un circuit d’approbation pour plus de détails.
Processus d’approbation des IBAN
⚠️ Une fois le circuit mis en place, tant que l'IBAN n'est pas validé, aucun paiement ne peut être effectué vers ce fournisseur.
Cas d'un nouvel IBAN
Lorsqu'un préparateur traite une facture d'achat et que l’outil de reconnaissance visuelle (OCR) détecte un nouvel IBAN pour un fournisseur, ou un IBAN différent de celui déjà enregistré :
Une alerte s'affiche automatiquement, indiquant la détection d'un nouvel IBAN : Nouvel IBAN détecté sur la facture.
Le préparateur peut comparer l'IBAN détecté avec celui enregistré en cliquant sur Vérifier l’IBAN.
S'il décide de soumettre le nouvel IBAN, il peut joindre un justificatif (ex. : RIB) pour appuyer la demande.
La demande passe alors au statut À approuver et les paiements vers ce fournisseur sont suspendus jusqu’à l’approbation de l’IBAN par l’approbateur désigné.
Modification manuelle de l'IBAN
Si un gestionnaire reçoit une demande explicite d'un fournisseur pour modifier son IBAN :
Accédez à la fiche du fournisseur via Gestion des fournisseurs.
Dans la section Informations bancaires, cliquez sur Demander une mise à jour.
Renseignez le nouvel IBAN et joignez un justificatif, puis cliquez sur Soumettre.
Le statut de l'IBAN passe alors à À approuver.
Rôle de l'approbateur d'IBAN
L'approbateur d'IBAN dispose d'un onglet dédié À approuver, dans Gestion des fournisseurs, listant toutes les demandes en attente.
En accédant à la fiche du fournisseur, il peut consulter les informations générales, les informations bancaires actuelles, et la demande de modification.
En cliquant sur Traiter, il visualise le détail de la demande : l'IBAN actuel, le nouvel IBAN proposé, et le justificatif fourni.
Il peut alors Approuver ou Refuser la demande.
✍️ En cas d’approbation, le nouvel IBAN remplace celui enregistré sur la fiche fournisseur, ce qui débloque les paiements vers ce fournisseur.
Prochaines étapes
Fiches fournisseur
Renseignez et compléter vos fiches fournisseur pour simplifier le suivi de vos factures d'achat
Circuit d’approbation des paiements
Mettez en place des circuits d'approbation de contrôle des paiements, pour aller encore plus loin dans la sécurisation