La catégorisation est disponible à partir du plan ✔️Essentiel. En savoir plus.

Grâce à la catégorisation analytique, Pennylane vous offre une visibilité à 360° sur la santé financière de votre entreprise. Vous pouvez ainsi catégoriser vos transactions ou vos factures selon différentes catégories que vous personnalisez.

Utilisez le tableau suivant pour accéder à la fonctionnalité adaptée à votre besoin.

Ce que je veux faire	Où aller	Export possible ?
Catégoriser mes transactions	Module Transactions	Non, il s’agit d’une action de saisie
Filtrer et exporter par catégorie	Module Transactions > filtre Catégories > Sélectionner tout > Exporter	Oui, au format Excel
Analyser visuellement par catégories	Module Pilotage & analyses	Non
Voir le tableau de bord en temps réel	Fonctionnalité activée par votre cabinet comptable	Selon vos droits

⚠️ Il n’est pas encore possible de catégoriser directement un devis. Cette fonctionnalité est en cours de développement et devrait être proposée dans les prochains mois.

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Créer et modifier des catégories

Vous pouvez faire de la catégorisation analytique avec les catégories créées par défaut sur Pennylane, dans la famille Types de dépenses / revenus. Ce sont des catégories de base comprenant revenus, frais bancaires, salaires, etc.

Créer des catégories

Vous pouvez créer des catégories supplémentaires dans le module Familles analytiques des Paramètres entreprise :

Cliquez sur le bouton +Ajouter une nouvelle catégorie
Remplissez le nom de la nouvelle catégorie.
S’il s’agit d’une famille de trésorerie, indiquez le type (Dépense ou revenu).
(Optionnel) entrez un code analytique.
Cliquez sur Créer une catégorie pour enregistrer cette nouvelle catégorie.

Modifier une catégorie

Pour modifier une catégorie, cliquez sur le crayon qui s’affiche lorsque vous y passez la souris.

Vous avez différentes façons d'apporter des modifications à votre catégorie :

Changez-en le nom ou le type.
Ajoutez un code analytique.
Choisissez de masquer ou non cette catégorie aux employés (les utilisateurs qui ont ce rôle attribué).

Archiver une catégorie

Vous pouvez archiver des catégories pour les masquer sans perdre l’historique des données qui y sont associées. Cela n’affectera pas vos rapports analytiques.

Pour cela :

Cliquez sur le crayon qui s’affiche lorsque vous y passez la souris sur la catégorie concernée
Sélectionnez Archiver
Confirmez que vous souhaitez archiver cette catégorie.

💡 L’archivage est utile pour les catégories temporaires ( un projet, un chantier) que vous ne souhaitez plus afficher tout en conservant leur historique. Vous pouvez les restaurer à tout moment si nécessaire.

Supprimer une catégorie

Supprimez une catégorie en cliquant sur la poubelle qui se trouve à côté du crayon. Cette action est irréversible et nécessite une double confirmation. Toutes les transactions et factures associées à cette catégorie perdront leur catégorisation.

Modifier en masse des catégories

Si vous avez beaucoup de catégories à faire évoluer, vous pouvez modifier plusieurs catégories simultanément :

Cochez les catégories concernées
Dans le bandeau qui apparaît, vous pouvez :
- modifier la vue Employés
- appliquer un type (revenu ou dépense)
- archiver les catégories
- les supprimer. Cette action nécessite une double confirmation et est irréversible.

Importer et exporter des catégories

Vous avez déjà un système de catégorisation existant ? Vous avez la possibilité d’importer vos catégories et familles.

Depuis la page Paramètres entreprise > Familles analytiques, vous pouvez également exporter votre structure analytique. Pour exporter vos catégories,

Allez sur la famille analytique concernée.
Cliquez sur le bouton Exporter.
Lorsque le message Export disponible apparaît, cliquez sur le bouton Télecharger l’export.
Votre export de catégories est alors téléchargé sur votre appareil au format .xlsx).

Catégoriser des transactions

Catégoriser une transaction bancaire

Dans Pennylane, rendez-vous sur le module Transactions.
Localisez la ligne de la transaction que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.

✍️ Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-là simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.

💡 Vous pouvez également rajouter une catégorie depuis le panneau latéral.

Catégoriser plusieurs transactions bancaires

Pour catégoriser plusieurs transactions à la fois, sélectionnez les transactions de votre choix à gauche, puis cliquez sur l'icône étiquette au bas de l'écran.
Vous pouvez catégoriser votre ou vos transactions dans le volet latéral. Renseignez-la ou les catégories de votre choix, puis cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix.

Analyser vos transactions par catégories

Pour analyser vos transactions par catégories, accédez au module Pilotage & analyses depuis le menu de gauche. Cette analyse ne se trouve pas dans le module Transactions.

Dans cette section, créez des lignes d’analyse en sélectionnant une ou plusieurs catégories. Vous pouvez :

grouper plusieurs catégories d’une même famille, par exemple Commerciale, Marketing et Logistique ;
croiser des catégories appartenant à des familles différentes, par exemple Dépenses et Bureau de Paris.

⚠️ Cette vue d’analyse par catégories n’est pas exportable.

Consulter le tableau de bord en temps réel

Le tableau de bord en temps réel donne notamment accès à des indicateurs sur vos meilleurs clients. Cette fonctionnalité doit être activée par votre cabinet comptable. Si elle n’apparaît pas dans votre interface, contactez votre cabinet d'expertise comptable.

Faire apparaître les flux dans le plan de trésorerie

Pour faire apparaître les factures dans votre plan de trésorerie, vous devez catégoriser les transactions. Pour voir les factures à recevoir et à payer, vous pouvez utiliser le rapport et appliquer des filtres pour afficher ces informations.

La catégorisation d’une facture ne suffit pas toujours à faire apparaître le flux associé dans le tableau : c’est la transaction bancaire qui représente le mouvement réel de trésorerie.

✍️ Le tableau de trésorerie présente le budget prévisionnel configuré et les transactions associées à une catégorie analytique. Si une transaction reste dans la section Entrées non catégorisées ou Sorties non catégorisées, vérifiez sa catégorisation.

Catégoriser des factures

Vous pouvez catégoriser une facture à l'unité, ou directement au niveau d'un abonnement pour que toutes les factures qu'il génère héritent automatiquement de la catégorie (voir la section suivante).

✍️ La catégorisation concerne les factures déjà créées. Si votre document provient d’un devis, transformez d’abord le devis en facture, puis attribuez les catégories depuis le module Ventes.

Pour catégoriser une facture à l'unité :

Rendez-vous dans le module Achats ou Ventes.
Localisez la facture que vous souhaitez catégoriser.
Déplacez votre curseur sur cette même ligne jusqu’à ce qu’il soit sous la colonne Catégories.
Cliquez sur le + qui s’affiche alors.
Recherchez ensuite la ou les catégories souhaitées en tapant leur nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur Confirmer la sélection.

Vous ne trouvez pas ce que vous cherchez ? Créez une nouvelle catégorie directement en tapant son nom puis en cliquant sur Créer. Il ne vous reste plus qu’à choisir sa famille et son type.

Si vous vous êtes trompé sur votre affectation, supprimez-la simplement en cliquant sur la croix située à côté de la catégorie.

⚠️ La catégorie affectée à une transaction se déverse automatiquement sur la facture qui lui est réconciliée.

Exemple : vous affectez la catégorie Équipement à une transaction puis vous réconciliez cette transaction avec sa facture. La facture adoptera automatiquement la catégorie analytique de cette transaction : elle sera donc catégorisée dans la famille Équipement.

Attention, ce déversement automatique ne fonctionne pas lorsque la transaction est réconciliée avec plusieurs factures. De même, si la transaction et la facture ont été catégorisées au préalable, alors la réconciliation ne changera pas l’affectation que vous avez faite.

Catégoriser les factures d'abonnements

Plutôt que de catégoriser chaque facture générée par un abonnement à l'unité, vous pouvez catégoriser directement l'abonnement : la catégorie sera alors propagée automatiquement sur chaque facture émise à la date de l'occurrence.

Cette étape est indispensable pour enrichir ensuite votre plan de trésorerie avec les abonnements.

Catégoriser depuis la liste des abonnements

Cette fonctionnalité est disponible pour les niveaux d'abonnement qui incluent la catégorisation analytique : ✔️ Essentiel et ✔️ Premium.

Rendez-vous dans le module Abonnements.
Sur la ligne de l'abonnement concerné, dans la colonne Catégories, cliquez sur le bouton +.
Sélectionnez une ou plusieurs catégories à appliquer.

✍️ La catégorie s'applique à toutes les occurrences de l'abonnement (pas de catégorisation par occurrence) et se propage sur chaque facture générée à la date de l'occurrence.

Modifier la pondération des catégories

Lorsque vous attribuez plusieurs catégories à une même transaction (ou facture), Pennylane vous propose de déterminer leur pondération.

Toujours dans le module Transactions (ou Achats / Ventes) de Pennylane, cliquez sur la transaction (ou facture) choisie (ailleurs que sur le + mentionné précédemment, cela dit).
Un volet apparaît à droite. Dans la section Axes analytiques, ajoutez les catégories d’affectation de votre transaction si ce n’est pas déjà fait. Si vous ajoutez plus d’une catégorie à cette étape, la fenêtre analytique apparaît automatiquement.

💡 Vous pouvez automatiser cette catégorisation en cliquant sur Créer des règles de catégorisation dans cette même section. Ces règles peuvent s’appliquer aux transactions, mais aussi aux factures d’achats ou de ventes, pour répartir automatiquement les écritures analytiques selon des critères définis.

⚠️ Si la pondération n’est pas personnalisée, les catégories seront réparties automatiquement à parts égales (par exemple 50 % / 50 % pour deux catégories).
Dans la fenêtre qui apparaît, déplacez le curseur de pondération pour modifier l’affectation. Vous pouvez également attribuer le pourcentage (%) ou le montant souhaité (€) directement dans les champs de chaque catégorie.
Avez-vous remarqué ? Vous pouvez, ici aussi, ajouter des catégories analytiques.

Si vous souhaitez associer plusieurs catégories appartenant à différentes familles, vous devez catégoriser 100 % de chaque famille associée.

Utiliser les filtres de catégories

Filtrez vos transactions et factures en fonction des catégories qui leur sont attribuées :

Dans votre module Transactions ou Achats, cliquez sur le filtre Catégories.
Sélectionnez la ou les catégories à faire remonter. Si elles n’apparaissent pas, tapez leurs noms dans la barre de recherche du filtre.
Sélectionnez "Intersection (et)" (plusieurs catégories sont attribuées à une seule transaction) ou "Union (ou)" (une seule catégorie est attribuée par transaction).
Cliquez sur Appliquer.
Et voilà ! Vous pouvez voir toutes les transactions ou factures affectées à une et/ou plusieurs catégories renseignées.

💡 Les filtres vous permettent également d’identifier rapidement les factures et transactions non catégorisées (et vous évitent d’être régulièrement rappelé à l’ordre par votre comptable).

Exporter vos données par catégorie

Pour télécharger les transactions filtrées, sélectionnez-les toutes, puis cliquez sur Exporter en bas de la page. Le fichier est téléchargé au format Excel.

Si vous souhaitez uniquement visualiser une analyse sans l’exporter, rendez-vous dans le module Pilotage & analyses.

Déléguer la catégorisation aux employés

Les profils employés ont la possibilité d'affecter des catégories analytiques à leurs propres dépenses : notes de frais, demandes d'achat… Cela vous permet de répartir la charge de travail tout en conservant une vision analytique complète.

Configurer les catégories visibles par les employés

Vous pouvez décider de masquer certaines catégories sensibles ou non pertinentes pour vos employés. Pour masquer une catégorie :

Rendez-vous dans Paramètres entreprise > Familles analytiques.
Pour chaque catégorie, vous pouvez choisir d’opter pour l'option Masqué aux employés ou non.
Enregistrez vos modifications à l’aide de l’icône ✅.

Seules les catégories non masquées seront accessibles aux employés lorsqu'ils catégoriseront des éléments.

⚠️ Les catégories masquées resteront visibles sur les éléments déjà catégorisés par les employés. Elles ne pourront juste plus être sélectionnées pour de nouvelles catégorisations.

Suivre la catégorisation par les employés

Allez dans le module Transactions, Achats ou Ventes.
Utilisez le filtre Catégories puis Modifié par pour voir les éléments catégorisés par vos différentes équipes.
Vous pouvez revoir et ajuster si besoin les catégories et pondérations qu'ils ont appliquées.

💡 Autoriser vos employés à catégoriser ne vous fait pas perdre le contrôle. Vous pouvez facilement vérifier leur travail et le reprendre au besoin. Une bonne communication en amont sur les catégories à utiliser et leur logique limitera les ajustements nécessaires.

Catégoriser au niveau des lignes d'écriture

⚠️ Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs du plan comptable internalisé. Si tel n'est pas votre cas, rapprochez-vous de votre comptable pour mettre en place cette catégorisation.

Dans Pennylane, vous avez la possibilité de catégoriser non seulement au niveau des documents, mais aussi directement sur les lignes d'écriture comptable (comme dans le grand livre ou la balance).

Cela vous permet d'affiner votre analyse financière en associant des catégories spécifiques à chaque ligne d'écriture. Pour ce faire, accédez à la ligne souhaitée dans votre module comptable et attribuez-y une ou plusieurs catégories.

⚠️ Catégoriser au niveau du document et catégoriser à la ligne sont deux actions distinctes :

La catégorisation au niveau du document se fait dans le volet latéral de la transaction ou de la facture. Cela signifie que vous appliquez des catégories à l'ensemble du document.
La catégorisation à la ligne s'effectue depuis le grand livre et permet une granularité plus fine. Vous appliquez ici des catégories spécifiques à chaque ligne d'écriture pour représenter la complexité de vos opérations financières de manière précise et personnalisée.

Catégoriser les transactions et les factures