Bedoeld voor: Administraties in Payt met de 'Clearing' module
Omzet
De omzet omvat alle declaraties die in het betreffende jaar zijn gefactureerd aan de patiënt of vergoed door de zorgverzekeraar. Hierbij is de behandeldatum op de factuurregel leidend, niet de factuurdatum. Een behandeling uit 2025 die pas in 2026 wordt ingediend en gefactureerd, telt dus mee voor de omzet van 2025.
De status van de declaratie in Payt bepaalt welk deel van de declaratie wordt meegenomen in de omzet:
Status 'Ingediend': Het totaalbedrag van de ingediende declaratie wordt meegeteld bij de omzet, omdat Payt nog niet weet welk deel door de zorgverzekeraar zal worden toegekend.
Status 'Actie vereist': Het totaalbedrag van de ingediende declaratie wordt meegeteld bij de omzet, omdat deze declaratie nog opnieuw ingediend, gefactureerd, etc. kan worden.
Status 'Verwerkt': Alles wat gefactureerd is aan de zorgverzekeraar of patiënt wordt meegeteld bij de omzet; het afgewezen deel niet.
Dit betekent dat de omzet over een jaar nog kan oplopen na 31 december, zolang er nog declaraties met behandeldata uit dat jaar worden ingediend en gefactureerd.
Wat telt niet mee voor de omzet:
Coulance crediteringen: de creditering en het originele bedrag worden beide meegenomen, maar heffen elkaar op. Per saldo hebben ze geen effect op de omzet. Echter is een creditering niet behandelingsgebonden. Als een creditering in 2026 valt en de declaratie in 2025, zie je de creditering in 2026.
Aanpassingen die buiten de declaratiemodule van Payt zijn gedaan (bijv. correcties die rechtstreeks in WeFact zijn ingevoerd).
Declaraties die buiten Payt om zijn gefactureerd.
Factuurregels die zijn gecorrigeerd: factuurregels die zijn gefactureerd, maar achteraf nog gecorrigeerd, worden niet meegeteld. In dit geval schuift het bedrag van de ene partij naar de andere partij (patiënt <> zorgverzekeraar) en heeft het dus geen impact.
Te factureren tot 31/12
'Te factureren tot 31/12' toont alle onverwerkte declaraties waarvan de factuurdatum in een toekomstig jaar valt ten opzichte van de behandeldatum. Dit is geen momentopname op 31 december, maar een vergelijking van behandeljaar en factuurdatumjaar.
Ook hier geldt: als je in 2026 alsnog een declaratie indient met een behandeldatum in 2025, verschijnt die eerst onder 'Te factureren tot 31/12' van 2025. Zodra je die declaratie factureert, verhuist het zorgverzekeraardeel naar de omzet. Het patiëntdeel blijft onder 'Te factureren' staan als de factuurdatum in een ander jaar valt dan de behandeldatum.
Het bedrag onder dit kopje kan dus na 31 december nog wijzigen als er later declaraties met behandeldata uit dat jaar worden toegevoegd.
Verrekende verwerkingskosten
Dit zijn de extra kosten die zijn meegenomen op facturen, bovenop het declaratiebedrag zelf. Het gaat om twee typen extra kosten:
Eigen bijdrage verwerkingskosten: Extra kosten in rekening gebracht aan de patiënt wanneer die (een deel van) de declaratie zelf moet betalen.
Dit veld heet 'Extra verwerkingskosten in rekening gebracht aan de patiënt wanneer de patiënt de declaratie (gedeeltelijk) moet betalen'.
Briefportokosten: Extra kosten voor het versturen van een factuur per post.
Dit veld heet 'Extra verwerkingskosten die aan de patiënt in rekening worden gebracht als de factuur per post moet worden verstuurd'.
Dit onderdeel is alleen van toepassing als jouw praktijk dergelijke kosten doorberekent aan patiënten. Hoe dit is ingesteld vind je terug in de administratie instellingen in het tabblad 'Declaratie upload'.
Let op: verwerkingskosten worden gegroepeerd op factuurdatumjaar, niet op behandeljaar. Als een factuur behandelingen uit meerdere jaren bevat, worden alle verwerkingskosten toegewezen aan het jaar van de factuurdatum.
Openstaand factuurbedrag tot 31/12
Dit is het totaal aan factuurbedragen dat nog niet betaald is, gegroepeerd op factuurdatumjaar. Betalingen worden gegroepeerd op betalingsdatum. Behandeldata spelen hier geen rol. Als één factuur meerdere factuurregels bevat met behandeldata uit verschillende jaren, wordt het volledige factuurtotaal toegewezen aan het jaar van de factuurdatum. Er vindt geen splitsing plaats per behandeljaar.
Belangrijk: dit bedrag wordt herberekend op basis van de actuele data. Een terugboeking of een nieuwe factuur met een factuurdatum in een eerder jaar kan de waarde alsnog wijzigen.
Drie aandachtspunten:
Latere facturen met behandelingen uit het vorige jaar: stel dat je in 2026 een factuur indient met een behandeling uit 2025 en een uit 2026, dan wordt het deel uit 2025 opgeteld bij de omzet van 2025. Het openstaand factuurbedrag tot 31/12 van 2025 wordt in dat geval niet meer aangepast.
Onverwerkte betalingen: betalingen worden meegenomen op basis van de betalingsdatum. Een betaling telt mee in het jaar waarin de betalingsdatum valt, ongeacht wanneer deze is afgeletterd.
Hoofdsom betalingen: Bij de berekening van het openstaande bedrag tellen alleen hoofdsombetalingen mee. Rente, incassokosten en andere betalingssoorten worden buiten beschouwing gelaten.