Ohje käsittelee Controllerin käyttöönottoa ja käyttöoikeuksia sekä siirtymistä vanhasta Controllerista uuteen Controlleriin.
Käyttöönotto
Avaa Controller valitsemalla Netvisorin yläpalkista Controller.
Controller on automaattisesti käytössä kaikilla Professional- ja Premium-pakettien asiakkailla, eikä osioita tarvitse erikseen ottaa käyttöön.
Varmista, että jokaisella Controllerin käyttäjällä on toimintokohtaisissa oikeuksissa valittuna kohta "Controller sivulle pääsy".
"Controller sivulle pääsy" -oikeus sisältyy valmiina Kaikki oikeudet -profiiliin.
Käyttöoikeudet
Controllerin pääkäyttäjäoikeus
Seuraavilla Netvisor-rooleilla on Controllerissa aina pääkäyttäjäoikeus:
- Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)
- Yrityksen pääkäyttäjä
- Käyttäjähallitsija (KH)
Kun yrityksen Controller otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa eikä yritykselle ole vielä määritetty Controllerin pääkäyttäjää, pääkäyttäjäoikeus annetaan lisäksi ensimmäiselle Controlleriin siirtyvälle käyttäjälle, jolla on yritykseen jokin seuraavista oikeuksista:
- Kirjanpitäjä (KP)
- Yrityskäyttäjä-profiili
- Kaikki oikeudet -profiili
Käyttöönoton jälkeen lisää muut Netvisorin käyttäjät Controllerin käyttäjiksi Controllerin käyttäjähallinnassa.
Avaa Controller valitsemalla Netvisorin yläpalkista Controller.
Valitse Controller > Käyttäjähallinta.
Valitse "Lisää käyttäjä"
Määritä onko kyseessä Käyttäjä vai Pääkäyttäjä
Pääkäyttäjällä on aina pääsy kaikkiin Controllerin osioihin sekä luku- ja muokkausoikeus kaikkiin laskentakohteisiin. Pääkäyttäjä voi myös hallinnoida muiden käyttäjien oikeuksia.
Käyttäjälle voi sen sijaan antaa oikeuksia eri osioihin ja määrittää, minkä laskentakohteiden lukuihin hänellä on katselu- tai muokkausoikeus.
Huomioi seuraavat käyttöoikeuksiin liittyvät rajoitukset ja toiminnot:
Et voi muokata omia käyttöoikeuksiasi Controllerissa.
Jos Controlleriin siirtyvällä käyttäjällä ei ole oikeuksia Controller-osioon:
Järjestelmä huomauttaa käyttöoikeuksien puuttumisesta.
Käyttäjälle näytetään pääkäyttäjän nimi, johon voi olla yhteydessä.
Käyttäjän lisäys tulee Controlleriin valittavaksi, kun tiedot on vähintään kerran päivittyneet käyttäjän lisäyksen jälkeen.
Jos haluat lisätä juuri Netvisoriin perustetun käyttäjän:
Päivitä Controllerin tiedot manuaalisesti.
Valitse tämän jälkeen uusi käyttäjä Controlleriin.
Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK), Yrityksen pääkäyttäjä sekä Käyttäjähallitsija (KH) roolit saavat Controllerissa aina Admin-oikeudet. Jos oikeuksia muutetaan, niin ne palautetaan aina takaisin Admin-oikeuksiksi.
Controllerin käyttöoikeudet jakautuvat kahteen osaan
Näkymäoikeudet: Mihin Controllerin osioihin käyttäjä pääsee (raportit, budjetit, ennusteet jne.)
Laskentakohdeoikeudet: Minkä laskentakohteiden tietoja käyttäjä näkee, ja saako hän muokata vai pelkästään lukea niitä.
Laskentakohtaisia oikeustasoja on kaksi:
Luku – käyttäjä näkee luvut, mutta ei voi muokata niitä (esim budjetin lukuja).
Muokkaus – käyttäjä näkee ja voi muokata tietoja.
Käyttöoikeudet ovat yrityskohtaisia: jokaisella yrityksellä on oma käyttäjälistansa ja
omat oikeutensa.
Käyttäjähallinta (pääkäyttäjille)
Käyttäjähallinta avataan Controllerin navigaatiosta kohdasta "Käyttäjähallinta".
Sivu näkyy vain pääkäyttäjille.
Sivulla näkyy yrityksen Controller-käyttäjät taulukkona:
Käyttäjä: Käyttäjän nimi. Nimeä klikkaamalla avautuu muokkausnäkymä. Jos käyttäjälle on lisätty kuvaus, nimen vieressä näkyy info-kuvake, jonka kohdalle viemällä kuvaus näkyy.
Rooli: Pääkäyttäjä tai Käyttäjä.
Laskentakohteet:
"Kaikki", jos käyttäjällä on oikeus kaikkiin laskentakohteisiin
"Rajoitettu (N)", jos oikeus on rajattu N laskentakohteeseen
"Lukuoikeus kaikkiin, rajoitettu muokkausoikeus (N)", jos käyttäjä näkee kaiken mutta saa muokata vain valittuja laskentakohteita. Suluissa oleva luku kertoo, montako oikeusriviä rivin laajentamalla näkyy.
Oikeus:Käyttäjän oikeustaso: Luku, Muokkaus tai "Useita (N)", jos eri laskentakohteilla on eri tasot.
Raportit ja mittaristo: Onko käyttäjällä pääsy raporttien ja mittariston näkymiin.
Omat raportit ja omat tunnusluvut:Onko pääsy omiin raportteihin ja omiin tunnuslukuihin.
Budjetit: Onko pääsy budjetteihin.
Ennusteet: Onko pääsy ennusteisiin.
Tietojen synkronointi: Onko oikeus käynnistää tietojen synkronointi Netvisorista.
Pääkäyttäjillä näkymäsarakkeissa on aina "Kyllä", laskentakohteissa "Kaikki" ja
oikeutena "Muokkaus". Pääkäyttäjärooli ohittaa muut rajaukset.
Rivin laajentaminen
Jos käyttäjän laskentakohdeoikeuksia on rajattu, rivin alussa näkyy +kuvake.
Kuvaketta tai riviä klikkaamalla rivi laajenee ja näyttää jokaisen valitun
laskentakohteen ja sen oikeustason (Luku/Muokkaus). Jos käyttäjällä on lukuoikeus
kaikkiin ja rajoitettu muokkausoikeus, laajennetussa näkymässä näkyy ensin rivi
"Kaikki – Luku" ja sen jälkeen muokattavissa olevat laskentakohteet.
Suodattimet
Taulukon yläpuolella on suodatinrivi:
- Käyttäjä: hakee käyttäjän nimen tai kuvauksen perusteella.
- Rooli: suodattaa roolin (Pääkäyttäjä/Käyttäjä) perusteella.
- Hae laskentakohdetta: näyttää vain ne käyttäjät, joilla on oikeus kaikkiin
valittuihin laskentakohteisiin. Laskentakohteita voi valita useita.
Pääkäyttäjät näkyvät listalla aina laskentakohdesuodattimesta riippumatta, koska heillä on oikeus kaikkeen.
Useamman käyttäjän muokkaus kerralla
Taulukon rivit voi valita rivin alussa olevalla valintaruudulla. Kun vähintään yksi
käyttäjä on valittu, sivun alareunaan ilmestyy palkki, jossa näkyy valittujen määrä
("N valittu") sekä painikkeet "Tyhjennä valinta"ja "Muokkaa käyttöoikeuksia".
Muokkaa käyttöoikeuksia avaa saman muokkauspaneelin, ja tehdyt valinnat tallentuvat kaikille valituille käyttäjille kerralla.
Omaa riviään ei voi valita eikä omia käyttöoikeuksiaan muokata – tarvittaessa toinen
pääkäyttäjä tekee muutokset.
Käyttäjän lisääminen
Klikkaa Lisää käyttäjä-painiketta käyttäjähallintasivun oikeasta yläkulmasta. Sivupaneeli avautuu.
Käyttäjät: valitse käyttäjä tai useampi pudotusvalikosta. Listassa näkyvät vain ne yrityksen Netvisor-käyttäjät, joille ei vielä ole annettu Controller-oikeuksia. Kun valitset useita käyttäjiä, kaikki saavat samat oikeudet kerralla.
Kuvaus (valinnainen): lisää lyhyt kuvaus käyttäjästä, esim. tehtävänkuva tai vastuualue. Kuvaus näkyy käyttäjähallintataulukossa info-kuvakkeena ja sen perusteella voi hakea.
Rooli: valitse Pääkäyttäjä tai Käyttäjä.
Pääkäyttäjälle ei määritellä näkymä- eikä laskentakohdeoikeuksia – pääkäyttäjä saa kaikki oikeudet automaattisesti, ja valinnat piilotetaan.
Jos valitset roolin Käyttäjä, jatka kohdista 5 ja 6.
Näkymät: rastita osiot, joihin käyttäjällä on pääsy:
Raportit ja mittaristo
Omat raportit ja omat tunnusluvut
Budjetit
Ennusteet
Tietojen synkronointi
Laskentakohteet: kun vähintään yksi näkymä on valittu, määritä laskentakohdeoikeudet (ks. seuraava luku).
Klikkaa "Tallenna": Tallennus on mahdollista vasta, kun käyttäjä on valittu ja hänelle on annettu joko pääkäyttäjärooli tai vähintään yksi näkymä ja laskentakohdeoikeus.
Laskentakohdeoikeudet
Laskentakohdeoikeuksilla rajataan, minkä laskentakohteiden tietoja käyttäjä näkee ja
saako hän muokata niitä. Rajaus vaikuttaa budjetteihin, ennusteisiin, raportteihin,
tunnuslukuihin ja Netvisorista tuotuihin tietoihin.
Laajuus
Pudotusvalikosta valitaan, kuinka laajasti oikeudet annetaan:
Kaikki: käyttäjällä on oikeus jokaiseen laskentakohteeseen. Valitse lisäksi oikeustaso (Luku tai Muokkaus), joka koskee kaikkia laskentakohteita. Oletus on Luku.
Lukuoikeus kaikkiin, rajoitettu muokkausoikeus: käyttäjä näkee kaikki tiedot, mutta voi muokata vain valitsemiesi laskentakohteiden tietoja. Listan ensimmäisenä näkyy kiinteä rivi "Kaikki – Luku", jonka alle muokattavat laskentakohteet lisätään.
Rajoitettu: käyttäjä näkee ja muokkaa vain valitsemiasi laskentakohteita.
Laskentakohteiden valinta
Valitse laskentakohteet valikosta. Voit valita:
yksittäisiä laskentakohteen arvoja (esim. yksittäisiä kustannuspaikkoja)
useita arvoja saman otsikon alta
arvoja eri laskentakohdeotsikoiden alta
erityisarvon "Kohdistamattomat". Se antaa oikeuden tositteisiin, joita ei ole kohdistettu millekään laskentakohteelle. Esimerkiksi pelkkä kustannuspaikkavalinta ei kata kohdistamattomia tositteita ilman tätä valintaa
Jokaisesta valinnasta tulee oma rivi, ja rivin oikeasta reunasta valitaan oikeustaso (Luku/Muokkaus) erikseen jokaiselle laskentakohteelle. Uuden rivin oletustaso on Luku, kun laajuus on "Rajoitettu", ja Muokkaus, kun laajuus on "Lukuoikeus kaikkiin, rajoitettu muokkausoikeus".
Valinnan voi poistaa klikkaamalla rivin rastia.
Vinkki: Jos käyttäjälle halutaan oikeus koko laskentakohdeotsikon alle, valitse otsikko
(esim. Kustannuspaikat) – oikeus kattaa myös kaikki sen alle kuuluvat arvot, myös
myöhemmin lisättävät. Alatasoja ei tarvitse valita erikseen.
Näkymä- ja laskentakohdeoikeuksien yhteisvaikutus
Näkymäoikeus määrää, pääseekö osioon. Ilman oikeutta osio näkyy navigaatiossa lukittuna (lukkokuvake) eikä sitä voi avata.
Laskentakohdeoikeus rajaa, mitä tietoja osion sisällä näkyy ja saako niitä muokata.
Esimerkki: käyttäjä, jolla on Budjetit-näkymä ja Luku-oikeus kustannuspaikkaan Helsinki, näkee budjeteista Helsinki-rivit, muttei voi muokata niitä eikä näe muiden toimipisteiden lukuja. Hän näkee kuitenkin yhdistelmäkohdistukset, joissa vähintään yksi laskentakohteista on Helsinki. Jos hänellä ei ole oikeutta yhdistelmän muihin laskentakohteisiin, ne näytetään nimellä "Tuntematon".
Jos käyttäjä avaa budjetin tai ennusteen, jossa on hänelle näkymättömiä laskentakohteita, näkymässä esitetään vain rivit, joihin hänellä on oikeus. Vienti Exceliin tai PDF:ään noudattaa samaa rajausta.
Jos käyttäjällä ei ole muokkausoikeutta laskentakohteeseen, muokkaustoiminnot on estetty ja näytölle tulee ilmoitus: "Käyttäjällä ei ole muokkausoikeutta laskentakohteeseen [laskentakohteen nimi]."
Omat käyttöoikeudet
Käyttäjä, joka ei ole pääkäyttäjä, voi tarkistaa omat oikeutensa Controllerin
navigaation kohdasta "Käyttöoikeudet". Sivulla näkyy:
Näkymät: lista Controllerin osioista ja onko niihin pääsy (Kyllä/Ei).
Laskentakohteet: – lista laskentakohteista, joihin käyttäjällä on oikeus, ja niiden oikeustasot (Luku/Muokkaus). Jos käyttäjällä on oikeus kaikkiin laskentakohteisiin, listassa näkyy yksi rivi "Kaikki".
Sivu on tarkoitettu omien oikeuksien tarkistamiseen: jos jokin osio tai luku ei näy,
tarkista täältä, puuttuuko näkymäoikeus vai laskentakohdeoikeus, ja pyydä tarvittaessa lisäoikeudet yrityksesi Controller-pääkäyttäjältä.
Käyttäjän muokkaaminen ja poistaminen
Avaa Käyttäjähallinta ja klikkaa käyttäjän nimeä – muokkauspaneeli avautuu.
Muuta haluamiasi tietoja (kuvaus, rooli, näkymät, laskentakohteet, oikeustasot).
Klikkaa "Tallenna" tai sulje paneeli tallentamatta klikkaamalla "Peru".
Käyttäjän poistaminen
Avaa käyttäjän muokkauspaneeli ja klikkaa paneelin alareunan "Poista"-painiketta.
Vahvista poisto avautuvasta dialogista ("Poista käyttäjä?").
Poisto estää käyttäjältä pääsyn Controlleriin, mutta hän säilyy edelleen yrityksen
Netvisor-käyttäjänä. Saman käyttäjän voi tarvittaessa lisätä Controlleriin uudelleen.
Omia käyttöoikeuksiaan ei voi muokata eikä itseään voi poistaa – muutokset tekee
tarvittaessa toinen pääkäyttäjä.
Vinkkejä ja huomioita
Pääkäyttäjäksi nostaminen korvaa erilliset näkymä- ja laskentakohdeoikeudet pääkäyttäjällä on aina kaikki oikeudet.
Kohdistamattomat: jos käyttäjällä on oikeus pelkkään Kohdistamattomat-arvoon, hän näkee vain tositteet, joilla ei ole laskentakohdekohdistusta lainkaan. Useimmiten kannattaa valita sekä halutut laskentakohteet, että Kohdistamattomat, jotta kokonaiskuva säilyy.
Useita oikeustasoja: jos rajatuissa laskentakohteissa on eri tasoja (osa Luku, osa Muokkaus), Oikeus-sarakkeessa lukee "Useita (N)". Tarkat tasot näkyvät rivin laajentamalla.
Viennit ja tuonnit: PDF- ja Excel-viennit sekä Excel-tuonti noudattavat käyttäjän laskentakohdeoikeuksia – käyttäjä näkee vain rivit, joihin hänellä on oikeus, eikä voi tuoda tietoja laskentakohteille, joihin ei ole muokkausoikeutta.
Tietojen synkronointi: oikeus käynnistää Netvisor-tietojen päivitys vaatii oman Tietojen synkronointi -näkymäoikeuden – muut näkymäoikeudet eivät sisällä sitä.
Käyttäjäkuvaus on kätevä tapa merkitä esim. "Talouspäällikkö – kaikki kustannuspaikat" tai "Vain Helsingin yksikön controller". Kuvaus näkyy käyttäjälistassa ja sillä voi hakea.
Lukujen päivittyminen Controlleriin
Luvut päivittyvät oletuksena Controlleriin kerran vuorokaudessa (aamuyöstä).
"Päivitä controllerin tiedot" -toiminto päivittää grafiikan ja luvut viimeisimmillä tiedoilla, joita järjestelmästä on saatavissa.
Controller tallentaa automaattisesti kaikki muutokset, kuten budjetit ja ennusteet.
Siirtyminen vanhasta Controllerista uuteen Controlleriin (HUOM! > sis. aikataulu)
Controller on automaattisesti käytössä kaikilla Professional- ja Premium-pakettien asiakkailla, eikä osioita tarvitse erikseen ottaa käyttöön.
1. Vanha Controller > Uusi Controller
Basic- ja Core-pakettien asiakkaat:
Huomaa, että uusi Controller sisältyy 1.4.2022 alkaen automaattisesti Professional- ja Premium-paketteihin.
Jos yrityksellä on käytössä Basic- tai Core-paketti, ota uusi Controller käyttöön päivittämällä yritys Professional- tai Premium-pakettiin Netvisor Storessa.
Kun olette siirtyneet uuden Controllerin käyttäjäksi, käy lopettamassa vanha Controller Netvisor Storessa.
Professional- ja Premium-pakettien asiakkaat:
Uusi Controller sisältyy 1.4.2022 alkaen automaattisesti Professional- ja Premium-paketteihin.
Uutta Controlleria ei tarvitse erikseen aktivoida Netvisor Storesta.
Kun olette siirtyneet uuden Controllerin käyttäjäksi, käy lopettamassa vanha Controller Netvisor Storessa.
Tuo budjettitiedot vanhasta Controllerista uuteen Controlleriin seuraavasti:
Avaa uusi Controller.
Käytä uuden Controllerin puolella olevaa toimintoa, jolla voit tuoda budjettitiedot vanhasta Controllerista (ks. alla oleva kuva).
Toimi budjettitietojen tuonnin jälkeen näin:
Voit sulkea vanhan Controllerin, jos et muutoin tarvitse vanhaa Controlleria.
Tiedotamme vanhan Controllerin sulkemisesta vielä erikseen.
Huomioi vanhan Controllerin raportit ja tunnusluvut:
Vanhan Controllerin asiakaskohtaiset raportit ja tunnusluvut eivät ole muunnettavissa uuteen Controlleriin.
Laadi tarvittavat raportit ja tunnusluvut uudessa Controllerissa sen Omien raporttien toiminnoilla.
HUOM! Kun vanha Controller on lopetettu Storesta:
Kirjanpidon raporteille ei tule enää budjettivertailuja.
Budjettivertailut saadaan raportoitua Controllerista.
Vanhaa Controlleria on mahdollista käyttää uuden Controllerin rinnalla 31.12.2027 saakka.
2. Laskutus
Professional- ja Premium-pakettien laskutus jatkuu normaalisti 1.4.2022 lähtien.
Uudesta Controllerista ei lähetetä erillistä laskua, koska se sisältyy Professional- ja Premium-paketteihin.
Vanhan Controllerin laskutus päättyy sen kuukauden lopussa, kun asiakas on itse lopettanut vanhan Controllerin Netvisor Storessa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Miten otan Controllerin käyttöön ja mistä sen löydän Netvisorissa?
Vastaus: Controller on automaattisesti käytössä Professional- ja Premium-pakettien asiakkailla. Avaa Controller valitsemalla Netvisorin yläpalkista Controller ja varmista, että käyttäjällä on oikeus "Controller sivulle pääsy".
Kysymys: Kenelle voin antaa Controllerin käyttöoikeudet ja miten niitä hallitaan?
Vastaus: Lisää käyttäjät Controlleriin valitsemalla Controller > Käyttäjähallinta > "Lisää käyttäjä". Pääkäyttäjä voi antaa käyttäjille oikeuksia eri näkymiin sekä luku/muokkaus -oikeuksia eri laskentakohteille.
Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen, jotta pääsen siirtymään Controlleriin?
Vastaus: Controlleriin pääsy edellyttää, että käyttäjällä on toimintokohtaisissa oikeuksissa valittuna kohta "Controller sivulle pääsy" ja, että Controllerin pääkäyttäjä on lisännyt käyttäjän yrityksen Controllerissa. Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK), Yrityksen pääkäyttäjä sekä Käyttäjähallitsija (KH) saavat aina automaattisesti Controllerin pääkäyttäjäoikeudet.
Kysymys: Miten siirryn vanhasta Controllerista uuteen Controlleriin ja mitä tietoja voin siirtää?
Vastaus: Uusi Controller sisältyy Professional- ja Premium-paketteihin. Basic- ja Core-pakettien asiakkaiden tulee päivittää paketti Netvisor Storessa. Voit tuoda budjettitiedot vanhasta Controllerista uuden Controllerin toiminnolla, mutta asiakaskohtaiset raportit ja tunnusluvut eivät siirry, vaan ne tulee laatia uudelleen uudessa Controllerissa.
Kysymys: Kuinka kauan voin käyttää vanhaa Controlleria uuden rinnalla?
Vastaus: Vanhaa Controlleria voi käyttää uuden Controllerin rinnalla 31.12.2027 saakka. Kun lopetat vanhan Controllerin Storesta, kirjanpidon raporteille ei enää tule budjettivertailuja, vaan ne raportoit Controllerista.
Kysymys: Miten Controllerin laskutus toimii vanhan ja uuden Controllerin osalta?
Vastaus: Uusi Controller sisältyy Professional- ja Premium-pakettien laskutukseen, eikä siitä lähetetä erillistä laskua. Vanhan Controllerin laskutus päättyy sen kuukauden lopussa, kun lopetat vanhan Controllerin Netvisor Storessa.
Kysymys: Miten usein Controllerin luvut päivittyvät ja pitääkö muutokset tallentaa erikseen?
Vastaus: Luvut päivittyvät Controlleriin kerran vuorokaudessa (aamuyöstä). Voit päivittää tiedot heti "Päivitä controllerin tiedot" -toiminnolla. Controller tallentaa automaattisesti kaikki muutokset, kuten budjetit ja ennusteet.
Kysymys: Mitä teen, jos Netvisorista poistettu käyttäjä näkyy edelleen Controllerissa?
Vastaus: Poista käyttäjän Controller-käyttäjyys erikseen valitsemalla Controller > Käyttäjähallinta ja poistamalla käyttäjä sieltä.
Avainsanat: Controller, käyttöönotto, käyttöoikeudet, Netvisor, vanha Controller, uusi Controller, Financial Overview, siirtymäaika, laskutus