L’onglet Documents est désormais disponible dans chaque fiche client. Il vous permet de centraliser tous les documents liés à un client de façon structurée, avec de nombreuses possibilités de tri, de filtrage et de gestion.
🔄 Déposer un document
Vous pouvez ajouter un document à la fiche d’un client si vous avez les droits nécessaires.
Voici les étapes principales :
Choisir un fichier (obligatoire).
Donner un nom au document (par défaut, le nom du fichier est utilisé).
Associer un tag (facultatif) pour bien classer le document. Une liste de tags standard vous est proposée (ex. : Lettre de mission, RTO, CNI, KYC, Annexe, etc.).
Indiquer si le document est réputé signé (facultatif). Si oui, vous pouvez aussi renseigner la date de signature.
Sélectionner le conseiller concerné par le document (obligatoire). Si le client n’a qu’un seul conseiller, celui-ci est automatiquement pré-sélectionné.
Associer d’autres clients si le document les concerne également. Attention : tous les clients doivent avoir le même conseiller, sinon une erreur vous est signalée.
📝 Une fois validé, le document est automatiquement visible dans la GED de chaque client concerné. Une date d’ajout est également enregistrée (différente de la date de signature).
📌 Limite de taille : 50 Mo par document.
⚠️ En cas d’erreur au téléversement
Si un problème survient (fichier trop volumineux, erreur de conseiller/client…), un message s’affiche dans la fenêtre de téléversement et reste visible tant que le formulaire n’est pas corrigé et soumis à nouveau.
👀 Consulter les documents
Depuis l’onglet Documents de la fiche du client, vous pouvez :
Voir la liste des documents associés à un client sous forme de cartouches contenant : le nom du document, la date d’ajout, la date de signature (si renseignée), les tags, le conseiller concerné, les autres clients associés, et la taille du fichier.
Télécharger les documents.
Rechercher un document par nom.
Filtrer la liste :
par tag (vous pouvez en choisir plusieurs),
par date d’ajout (entre deux dates),
par statut de signature (réputé signé / non signé
Modifier ou supprimer ces documents à tout moment.
Indiquer qu’un document est "réputé signé" également lors de la mise à jour.
Visualiser l’ensemble des conseillers liés à une fiche client, pour les utilisateurs cabinet de type "Conseiller".
Cette évolution s’inscrit dans notre volonté de vous offrir un outil fluide et complet sur l’ensemble du cycle de vie de la relation client.
🔜 Et la suite ?
La prochaine version, 2.2.0, est prévue pour fin juin et intégrera notamment la fonctionnalité de signature électronique, afin de fluidifier vos échanges et validations avec vos clients.
La version suivante, attendue en septembre, permettra quant à elle le dépôt automatique dans la GED Client des documents générés (rapports, lettres de mission, etc.), afin qu’ils soient immédiatement prêts pour la signature électronique, si vous le souhaitez.