Bij het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes maakt Moneybird gebruik van scan en herken. De informatie die op inkomende documenten staat wordt automatische ingelezen in Moneybird. De herkenning werkt voor bijlagen, zoals pdf-bestanden en afbeeldingen die mailt naar je speciale @inkomend e-mailadres, inscant of uploadt via het tabblad ‘Inkomend’.

Zodra er een nieuw document wordt toegevoegd, past Moneybird eerst tekstherkenning (OCR) toe. Vervolgens zijn er een aantal slimme algoritmes om de nuttige informatie uit de tekst te halen. Vaak kan Moneybird met behulp van deze informatie volledig automatisch het document type, contact, factuurdatum, referentie, totaalbedrag, valuta en factuurnummer voor je invullen. In dit geval hoef je alleen nog de herkende gegevens te controleren en ben je snel klaar met het verwerken van een nieuw document. Het is niet mogelijk om inkomende facturen automatisch op te slaan zonder deze menselijke controle.

Gaat het om een inkoopfactuur of een bonnetje? Moneybird herkent dit onder andere aan de betalingsvoorwaarden en de gebruikte betaalmethode.

Met de bedrijfsgegevens op het document zoeken we naar contacten in je administratie. We gebruiken hiervoor het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres. Ontbreken deze gegevens bij je bestaande contacten? Dan kun je die zelf aanvullen. Als we geen bestaand contact kunnen vinden, maken we een nieuw contact voor je aan. De gegevens vullen we met bedrijfsinformatie uit onze database. Zo zorgen we ervoor dat elk document automatisch een bijpassend contact heeft.
​
Het kan gebeuren dat we een nieuw contact aanmaken voor een leverancier die al in je administratie staat, omdat we het bestaande contact niet konden vinden op basis van het KVK-nummer, btw-nummer, IBAN of e-mailadres. Je kunt de dubbele contacten dan eenvoudig samenvoegen tot één contact.

Als er simpelweg te weinig informatie op het document staat om een contact te vinden of aan te maken, selecteer je zelf het contact. Hierna hervat de documentanalyse.

Moneybird probeert op basis van eerder gekoppelde documenten van hetzelfde contact automatisch het factuurnummer te herkennen. Lukt dat niet, dan kun je alsnog profiteren van een handige auto-aanvulfunctie waardoor het overtypen van lange factuurnummers overbodig is geworden.

Als je een inkoopfactuur met een PDF of een afbeelding toevoegt, analyseert Moneybird de bijlage om zoveel mogelijk gegevens automatisch voor je in te vullen. De betalingstermijn of vervaltermijn van het document herkennen we en vullen we voor je in. Net als het bedrag en de bijbehorende valuta.

Als je een inkoopfactuur toevoegt, helpen we je zoveel mogelijk door de factuurregels automatisch in te vullen. Hoe we dat doen, hangt af van het type factuur en of je deze leverancier al eerder hebt gebruikt.

Is dit de eerste factuur van deze leverancier? Dan proberen we de gegevens uit te lezen. Is het een elektronische factuur? Dan gebruiken we de gegevens uit dat bestand. Deze informatie is vaak duidelijk en compleet, dus we nemen die direct over. Is het geen elektronische factuur en staan er meer dan vijf regels op de factuur? Dan groeperen we de regels op basis van de btw-tarieven. Zo blijft het overzichtelijk.

Heb je eerder al een inkoopfactuur ontvangen van dit contact? Dan kopiëren we ook automatisch de omschrijving, het btw-tarief en de categorie van de vorige keer. Dat scheelt werk.

Automatische herkenning van gegevens is niet altijd 100% perfect. Daarom maakt Moneybird onderscheid tussen zekere en onzekere data. Alleen gegevens met een hoge mate van zekerheid op correctheid worden ingevuld. Desondanks blijft er een kleine foutmarge.

Daarom adviseren wij je de inkoopfacturen en bonnen altijd nog te controleren. Als er iets niet klopt, kun je de gegevens eenvoudig corrigeren. Klopt bijvoorbeeld het herkende document type of het contact niet? Met twee klikken heb je het aangepast. Kloppen de suggesties voor de factuurgegevens niet? Één klik op 'Suggesties ongedaan maken' en je begint met een leeg formulier.