In Moneybird registreer je uren op het tabblad Uren. Nadat je hebt gekozen voor welke dag je uren wilt registreren, heb je twee manieren om ze vast te leggen:
Uren die je nog gaat schrijven leg je vast door op 'Start timer' te klikken.
Uren die je al hebt geschreven leg je vast door zelf de van- en tot-tijd in te vullen. Wil je uren met terugwerkende kracht invoeren? Navigeer dan naar de betreffende dag en vul daar de velden voor een uurregel in.
Van- en tot-tijd: de begin- en eindtijd van je registratie.
Pauzeduur: je eventuele gepauzeerde tijd.
Omschrijving: wat de activiteit is die je registreert. Je kunt er later voor kiezen deze omschrijving automatisch op de factuur te gebruiken.
Contact: koppel een contact aan de activiteit om eenvoudig te zien hoeveel uren je hebt geschreven.
Project: koppel een project voor inzicht in de gelogde uren per project. Let op: een project is niet gekoppeld aan een contact. Nadat je een contact hebt gekozen, zoek je het juiste project er zelf bij.
Declarabel: registreer je uren die je niet in rekening kunt brengen, bijvoorbeeld zelfstudie? Schakel dan het vinkje declarabel uit.
Heb je geschreven uren die je wilt koppelen aan een bestaande factuur? Dan kun je die achteraf als gefactureerd markeren.
Gelogde uren inzien en factureren
Ingevoerde uren bekijk je per dag. Op het tabblad Uren zie je het totaal aantal uren per week. Selecteer je uren die op meerdere weken betrekking hebben, dan wordt daarvoor geen totaal weergegeven en tel je de weektotalen zelf bij elkaar op.
Wil je een uitgebreide rapportage? Ga dan naar Uren > Rapportage. Daar bekijk je de totalen per geselecteerde periode en filter je op verschillende opties, zoals per medewerker of op status. Klik je op een uurregel, dan kun je notities en taken toevoegen. Die worden niet overgenomen op de factuur wanneer je de uren factureert. Via 'Uren factureren' kun je je uren direct factureren.
Wat kan er niet:
Uren met terugwerkende kracht in één keer importeren kan niet. Je voegt uren handmatig per dag toe.
Uren dupliceren of kopiëren is niet mogelijk, ook niet als je regelmatig dezelfde uren werkt.
Uren registreren via een week- of maandoverzicht of een agenda kan niet. Je registreert alleen per dag.
Uren groeperen bij factureren
Bij het factureren van uren kun je de uren groeperen op basis van waardes zoals het project, de medewerker en de beschrijving. Zo heb je meer controle over hoe de uren op de factuur worden weergegeven. Dit is een extra mogelijkheid naast alle uren samenvoegen of juist opsplitsen in losse regels.
Kosten urenregistratie
Urenregistratie in Moneybird is gratis in alle pakketten, zonder extra kosten.
In de pakketten Start, Groei en Compleet registreer je onbeperkt uren.
In het Compact-pakket registreer je maximaal 20 urenregels per maand.
Uren exporteren
Je maakt een export van je uren via Uren > Rapportage > Rapporten > Exporteren. Kies daarna of je het bestand als PDF of Excel wilt downloaden. We maken het bestand voor je klaar en zetten het bij je downloads via het belletje rechtsboven.
Bij een PDF-export kun je de weergave van de kolommen niet aanpassen. Bij een Excel-export kan dat wel, en dat bestand kun je daarna eventueel weer als PDF opslaan.
In de Excel-export kun je een optelling maken van de kolom met gewerkte uren. Doet een veld niet wat je verwacht, pas dan de indeling van die cel aan naar een tijdsduur-notatie. Selecteer je daarna de cellen met de uren, dan worden de waardes bij elkaar opgeteld. Meer informatie vind je op de supportpagina van Microsoft. Open je de export in Google Sheets, dan formatteer je de tijdvelden via Opmaak > Getal > Duur.
Urenregistratie bewaren
De urenregistratie is onderdeel van je administratie. De bewaarplicht die geldt voor je financiële administratie, declaraties en dergelijke, geldt ook voor je urenregistratie.
Uren registreren op mobiele telefoon
In de mobiele apps van Moneybird (iPhone en Android) en op de mobiele website via de browser op je telefoon kun je je uren registreren. Controleer wel even of je de laatste versie hebt geïnstalleerd. In de mobiele versie kun je het urenoverzicht niet bekijken en de geregistreerde uren niet factureren.
Lees ook: Waarom uren registreren