Wanneer je in andere software een boekhouding hebt bijgehouden, kan het overstappen naar Moneybird op twee manieren: door oude gegevens te importeren of door een beginbalans in te voeren.
Oude gegevens importeren
Als je de gegevens op de meest gedetailleerde manier in Moneybird wilt hebben, kun je de verkoopfacturen, inkomende documenten en banktransacties met terugwerkende kracht invoeren.
Verkoopfacturen voeg je toe als externe omzet via
Facturen > Externe facturen.Eerst selecteer je het juiste contact en vervolgens kun je de factuurregels invullen. De bijlage staat naast het formulier, je kunt daardoor de gegevens één op één overnemen.In het tabblad Inkomend voeg je je inkomende documenten toe. Let daar op dat de factuurdatum de juiste datum is.
Er zijn meerdere mogelijkheden om je oude banktransacties te importeren.
Als laatste stap kun je de banktransacties verwerken door ze aan de bijbehorende verkoopfacturen of inkomende documenten te koppelen.
Beginbalans invoeren
Als de gegevens minder gedetailleerd in Moneybird ingevoerd hoeven te worden, bijvoorbeeld omdat je de oude administratie zelf (buiten Moneybird om) op een andere manier bewaart, kun je een beginbalans invoeren.
Een beginbalans voer je in met behulp van een memoriaalboeking via het tabblad Inkomend. In de beginbalans kun je de bedragen invoeren zoals ze zijn op het moment dat je Moneybird begint te gebruiken. De beginstand is dan in Moneybird bekend en als je vanaf dan alles direct in Moneybird invoert, zijn de bedragen op onder andere de balans, altijd de juiste bedragen.
Gegevens toevoegen via koppeling
Je kunt ook een koppeling via de Moneybird API maken om gegevens automatisch uit te wisselen. Wijzelf ontwikkelen geen koppelingen. Over de mogelijkheden hiervan kun je dit het beste neerleggen bij een ontwikkelaar.
Lees ook het uitgebreide artikel over hoe je oude gegevens stap voor stap meeneemt naar Moneybird.
Gegevens toevoegen vanuit je webshop
Als je niet alle facturen met terugwerkende kracht wilt invoeren, kun je ervoor kiezen om één verzamelfactuur te maken voor het voorgaande jaar. Voor de btw zal dan naar de datum van deze verzamelfactuur wordt gekeken. De uitbetaling van de webshop kun je vervolgens koppelen aan deze factuur. Hierdoor krijgt de factuur de status 'Betaald' en wordt de transactie correct verwerkt in je administratie.
Voor deze factuur kun je een aanmaken, bijvoorbeeld met de naam 'Verkopen Webshop'. Dit contact kun je dan selecteren bij het aanmaken van de factuur. De omzet vanuit de webshop kun je beschouwen als externe omzet.
Twijfel je hier over dan kun je dit het beste overleggen met je boekhouder.