Met de Momice Check-in app check je bezoekers eenvoudig in en uit tijdens je event. Je scant de persoonlijke QR-code van een bezoeker of zoekt de registratie op naam. Gebruik je badges? Dan kun je direct een persoonlijk label printen met een gekoppelde Zebra-labelprinter.
In dit artikel lees je hoe je de Check-in app instelt, bezoekers in- en uitcheckt, een printer verbindt en de verschillende functies gebruikt.
1. Bereid de check-in voor
Voor een soepele check-in heb je het volgende nodig:
Een smartphone of tablet met iOS of Android.
De Momice Check-in app.
Een actieve internetverbinding.
Een persoonlijke QR-code voor iedere bezoeker.
Optioneel: een geschikte Zebra-labelprinter en badgelabels.
De Momice Check-in app gebruikt de camera van je smartphone of tablet om QR-codes te scannen. Je hebt dus geen aparte handscanner nodig.
Je kunt de app op meerdere apparaten tegelijk gebruiken. Dit is handig wanneer je meerdere bezoekers tegelijkertijd wilt inchecken.
Goed om te weten: scan QR-codes altijd vanuit de Momice Check-in app en niet met de gewone camera-app van je apparaat.
Wil je weten welke apparaten en printers geschikt zijn? Bekijk dan onze artikelen over smartphones en tablets voor de Check-in app en de Zebra ZD421-labelprinter.
2. Activeer de Momice Check-in app
Voordat je bezoekers kunt inchecken, moet je de Check-in app activeren voor je event.
Download de Momice Check-in app op je smartphone of tablet via de Apple App Store of Google Play Store.
Open de Ticket Module van je event in Momice.
Ga naar het tabblad Check-in.
Activeer de Check-in app.
Momice maakt automatisch een inlogcode aan voor je event.
Open de app op je smartphone of tablet.
Log in met de aangemaakte code.
Je kunt de Check-in app nu gebruiken voor je event.
Problemen met inloggen?
Krijg je de melding Error while logging in, no valid signature? Dan zijn de datum en tijd op je apparaat mogelijk niet goed ingesteld.
Open de datum- en tijdinstellingen van je smartphone of tablet.
Controleer of de datum en tijd correct zijn.
Schakel indien nodig de automatische datum- en tijdinstelling in.
Probeer opnieuw in te loggen op de Check-in app.
3. Verbind een Zebra-labelprinter
Wil je tijdens het inchecken direct persoonlijke badge labels printen? Verbind dan een geschikte Zebra-labelprinter via Bluetooth met de Momice Check-in app.
Na het inloggen probeert de app automatisch verbinding te maken met de dichtstbijzijnde beschikbare Zebra-labelprinter.
Op het startscherm zie je bij Connected Printer welke printer verbonden is. De printernaam bestaat uit een code van 12 tekens.
Handmatig een printer selecteren
Heeft de app geen printer gevonden of wil je een andere printer gebruiken?
Open de Momice Check-in app.
Tik op Select printer.
Selecteer de gewenste printer uit de lijst.
Wacht tot er een vinkje achter de printernaam verschijnt.
De printer is nu verbonden.
Controleer de printerverbinding
Op het bedieningspaneel van de printer zie je verschillende statuslampjes.
Het rechter lampje, met het symbool van drie blokjes, kan rood branden. Dit betekent niet dat de Bluetooth-verbinding niet werkt. Het lampje hoort bij de Wi-Fi-functie van de printer.
Controleer in de Check-in app bij Connected Printer of de juiste printer verbonden is.
Tip: werk je met meerdere printers? Verbind de smartphones en tablets dan één voor één met de gewenste printer. Controleer na iedere verbinding de printernaam. Zo voorkom je dat een apparaat automatisch verbinding maakt met een andere beschikbare printer.
Bekijk hier de video over het verbinden en installeren van de Zebra-labelprinter.
4. Bezoekers inchecken met een QR-code
Iedere bezoeker kan een persoonlijke QR-code ontvangen via het e-ticket in de registratiebevestiging. Je kunt de QR-code ook beschikbaar maken via de QR-code widget of de persoonlijke pagina.
Zo check je een bezoeker in:
Open de Momice Check-in app.
Selecteer de juiste scanpositie via Location.
Ga naar Scan.
Scan de persoonlijke QR-code van de bezoeker.
Na een succesvolle scan verschijnt de melding Checked-in.
De gegevens van de bezoeker en het tijdstip van inchecken worden weergegeven.
In de Registratie Module verandert de aanwezigheidsstatus automatisch van afwezig naar aanwezig.
Automatisch een badgelabel printen
Heb je een Zebra-labelprinter verbonden? Dan wordt na het inchecken automatisch een persoonlijk label geprint.
Wil je hetzelfde label twee keer printen, bijvoorbeeld voor beide kanten van een badge?
Open de Ticket Module.
Ga naar het tabblad Check-in.
Stel in dat ieder label twee keer wordt geprint.
Bekijk hier de video van een volledige check-in, van QR-code scannen tot het printen van een badge.
5. Bezoekers op naam zoeken en inchecken
Heeft een bezoeker geen QR-code bij de hand of werkt de QR-code niet? Dan kun je de registratie opzoeken via Search.
Open de Momice Check-in app.
Ga naar Search.
Zoek de bezoeker op naam.
Selecteer de juiste registratie.
Bekijk de gegevens en de huidige check-in status.
Check de bezoeker in of print indien nodig een persoonlijk label.
Via Search kun je ook bezoekers terugvinden die al zijn in- of uitgecheckt.
Open de registratie om de check-in- en check-out tijden te bekijken. Je kunt een aanwezige bezoeker via de app uitchecken.
Goed om te weten: ook nadat een bezoeker is uitgecheckt, blijft de registratie vindbaar via Search.
Bekijk hier de video over het inchecken van een bezoeker zonder QR-code.
6. Bezoekers uitchecken
Wil je registreren wanneer bezoekers je event verlaten? Gebruik dan het scanpunt: Exit.
Selecteer de juiste Exit scan positie via Location.
Open Scan.
Scan de QR-code van de bezoeker.
Na een succesvolle scan verschijnt de melding Checked-out.
Je ziet de gegevens van de bezoeker, het tijdstip van inchecken en het tijdstip van uitchecken.
De tijdstippen worden automatisch opgeslagen in Momice. Je kunt deze informatie ook terugvinden door de bezoeker op te zoeken via Search.
7. Scanposities instellen en gebruiken
Met scanposities registreer je bezoekers op verschillende locaties, bijvoorbeeld bij de hoofdingang, een workshopruimte of de uitgang.
Maak voor iedere locatie waar je apart wilt scannen een eigen scanpositie aan.
Je kunt per scanpositie een eigen inlogcode koppelen. Hiermee bepaal je wie toegang heeft tot een specifieke scanpositie.
Let op: scanposities zonder gekoppelde inlogcode zijn beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot de Check-in app van je event.
Selecteer de juiste scanpositie
Open de Check-in app.
Ga naar Location.
Selecteer de scanpositie waar je bezoekers wilt scannen.
Ga naar Scan en begin met scannen.
Bovenaan het scanscherm zie je de geselecteerde scanpositie, het verwachte aantal bezoekers en het aantal ingecheckte bezoekers.
Let op: sluit je de app af en log je opnieuw in? Dan selecteert de app automatisch de eerste scanpositie in de lijst. Controleer daarom altijd of de juiste scanpositie is geselecteerd voordat je verdergaat.
Meerdere scanmomenten registreren
Scan je een bezoeker meerdere keren bij hetzelfde scanpunt? Dan blijft alleen het eerste scanmoment bewaard.
Wil je een extra scanmoment registreren, bijvoorbeeld wanneer een bezoeker later terugkomt? Maak dan een extra scanpositie aan en scan de bezoeker daar opnieuw.
In de export uit de Registratie Module krijgt iedere scanpositie een eigen kolom met de datum en het tijdstip van de scan.
8. Menu-opties in de Check-in app
De Momice Check-in app heeft vijf menu-opties.
Event info
Hier vind je de gegevens van je event en kun je de app verbinden met een labelprinter.
Wil je dat bezoekers zichzelf contactloos inchecken? Dan kun je hier de optie Contactless check-in activeren.
Bekijk hier de video hoe de optie contactless check-in voor je bezoekers werkt.
Scan
Hier scan je de QR-codes van bezoekers met de camera van je smartphone of tablet.
Je ziet de geselecteerde scanpositie, het verwachte aantal bezoekers en het aantal ingecheckte bezoekers.
Tip: gebruik de flitser wanneer je in een donkere ruimte scant.
Search
Hier zoek je bezoekers op naam en bekijk je hun registratiegegevens.
Je kunt de huidige check-instatus en de geregistreerde check-in- en check-outtijden bekijken. Ook kun je bezoekers in- of uitchecken en een label printen.
Statistics
Hier zie je hoeveel bezoekers aanwezig zijn ten opzichte van het verwachte aantal.
Je kunt ook per scanpositie bekijken hoeveel bezoekers zijn ingecheckt.
Location
Hier selecteer je de scanpositie waar je bezoekers wilt scannen. Controleer altijd of de juiste positie is geselecteerd voordat je begint.
9. De Check-in app testen vóór je event
Wil je vooraf controleren of het scannen van QR-codes en het printen van labels werkt? Dan kun je de Check-in app testen.
Je kunt bezoekers alleen inchecken binnen het ingestelde tijdslot voor het scannen van hun toegangsticket.
Zo test je de Check-in app
Open de Ticket Module in Momice.
Klik op het potloodje achter het toegangsticket.
Ga naar het tabblad Geavanceerd.
Pas het "Tijdslot voor tickets scannen" tijdelijk aan, zodat het huidige moment binnen het tijdslot valt.
Open de Momice Check-in app.
Scan een testticket.
Controleer of de scan en eventuele labelprint correct worden uitgevoerd.
Zet na het testen het tijdslot terug naar de juiste tijden voor je event.
Let op: scan je tijdens het testen een ticket? Dan wordt de bezoeker als aanwezig geregistreerd. Je herkent dit aan het gele bolletje in de Registratie Module.
Tip: wil je vanaf het testmoment tot het einde van je event tickets kunnen scannen? Stel dan de begintijd van het scantijdslot in op het testmoment en de eindtijd op het einde van je event. Je hoeft het tijdslot na het testen dan niet opnieuw aan te passen.
Bekijk hier de video over het gebruik van de Check-in app.
10. Veelvoorkomende situaties tijdens het inchecken
Een bezoeker wordt meerdere keren gescand
Een e-ticket kan meerdere keren worden gescand.
Eerste scan: het scherm wordt groen en de bezoeker wordt ingecheckt.
Tweede of volgende scan: de oranje melding "Warning: Duplicate check-in" verschijnt.
Je bepaalt als organisator zelf hoe je met een dubbele check-in omgaat.
Een bezoeker heeft geen QR-code
Zoek de registratie op naam via Search. Je kunt de bezoeker vervolgens inchecken en eventueel een label printen.
De naam op een badge is verkeerd gespeld
Pas de naam aan in de Registratie Module en sla de wijziging op. Zoek de bezoeker vervolgens opnieuw op in de Check-in app en print het label opnieuw.
De printer print niet op de juiste positie
Mogelijk moet de Zebra-labelprinter opnieuw worden gekalibreerd.
Kalibreren betekent dat de printer de labels opnieuw uitlijnt, zodat de tekst op de juiste positie wordt geprint.
Zo kalibreer je de printer:
Druk de twee buitenste knoppen op de printer tegelijk in.
Houd deze enkele seconden ingedrukt.
Laat de knoppen los zodra de printer geluid maakt.
De printer start automatisch met kalibreren.
Bekijk hier de video over het kalibreren van de Zebra-labelprinter.
De rol met labels is leeg
Zo vervang je de labelrol:
Haal de rol labels uit de stickerpeeler.
Trek de gele beugels uit elkaar en verwijder de oude rol.
Plaats de nieuwe rol tussen de gele beugels.
Plaats het uiteinde van de labelstrook tussen de stickerpeeler.
Controleer of de rol onder de gele geleiders doorloopt.
Bekijk hier de video over het vervangen van de labelrol.
11. Belangrijke aandachtspunten
Houd tijdens het inchecken rekening met de volgende punten:
Activeer de Check-in app vooraf via de Ticket Module.
Zorg voor een actieve internetverbinding.
Controleer of het scantijdslot van het toegangsticket correct is ingesteld.
Selecteer altijd de juiste scanpositie.
Controleer bij gebruik van meerdere printers of ieder apparaat met de juiste printer verbonden is.
Test de volledige check-in vooraf, inclusief het printen van labels.
12. On-site registratie huren of zelf regelen
Een complete check-inset huren
Wil je de on-site registratie niet zelf organiseren? Bij Momice kun je een complete set huren voor het in- en uitchecken van bezoekers en het printen van badges.
De sets zijn per dag te huur, eventueel met ondersteuning van het Momice-team op locatie.
Zelf aan de slag met Momice Check-in
Wil je de on-site registratie zelf regelen? In het Do-It-Yourself Center vind je de benodigdheden voor het inchecken van bezoekers en het printen van labels.
Je vindt hier onder andere hardware, software en handige downloads.