Met Momice kun je bezoekers eenvoudig en contactloos inchecken op locatie. Je kunt daarbij ook direct persoonlijke badges of labels printen.
In dit artikel lees je:
hoe on-site registratie werkt
hoe je de Check-in app gebruikt
hoe je een Zebra labelprinter koppelt
wat de menu-opties in de app betekenen
waar je op moet letten tijdens het gebruik
Zo werkt on-site registratie
De on-site registratie met Momice kun je grotendeels automatiseren.
Je kunt in de registratiebevestiging een e-ticket meesturen met een persoonlijke QR-code. Je kunt hiervoor ook de QR-code widget of de persoonlijke pagina gebruiken. Lees hier meer over de persoonlijke pagina.
Vervolgens scan je als organisator de QR-code van de bezoeker met de Momice Check-in app. Na het scannen wordt de status in het registratieoverzicht automatisch aangepast van afwezig naar aanwezig.
Wil je daarnaast badges of labels printen? Dan kun je een Zebra labelprinter via Bluetooth koppelen aan de Check-in app. Zodra een deelnemer wordt ingecheckt, print de printer automatisch een persoonlijk label.
In de Ticket Module, onder het tabblad "Check-in", kun je instellen dat een label per deelnemer 2 keer wordt geprint. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld een badge aan beide kanten wilt voorzien van een label.
Let op:
Scan de QR-code altijd met de camera in de Check-in app. Het is niet de bedoeling om de QR-code te scannen met de gewone camera van je telefoon.
Er is een actieve internetverbinding nodig om de gegevens in Momice up-to-date te houden.
Bekijk in deze video hoe het voor de bezoekers werkt:
Check-in applicatie testen
Wil je de Check-in applicatie testen? Dan kun je het tijdslot voor ticket scannen tijdelijk aanpassen in de Ticket Module.
Zo test je de app:
Ga naar de Ticket Module.
Klik achter het toegangsticket op het potloodje.
Ga naar tabblad "Geavanceerd".
Pas het "Tijdslot voor tickets scannen" aan.
Test het scannen met de Check-in app.
Verwijder na afloop het tijdslot weer.
Let op: tijdens het testen zie je de aanwezigheid terug door het gele bolletje in de Registratie Module.
Tip: vul bij "Tijdslot voor tickets scannen" als begindatum het testmoment in en als einddatum de einddatum van het evenement. Zo kun je gedurende de hele periode de e-tickets scannen.
Bekijk in deze video hoe de Check-in app werkt
Smartphone en tablet
De Check-in app werkt op apparaten met iOS en Android. Je hebt geen extra handscanner of aparte QR-code scanner nodig. De camera van een smartphone of tablet is voldoende.
Je kunt je eigen device gebruiken of speciaal apparaten aanschaffen voor de on-site registratie. De app kan op meerdere smartphones of tablets tegelijk worden gebruikt om bezoekers in te checken.
Download de Momice Check-in app
Check-in app activeren en gebruiken
Zo werkt het
Download de app in de App Store of Play Store.
Activeer de Check-in app in de Ticket Module -> Check-in.
Momice genereert automatisch een inlogcode voor het event.
Log in op de Check-in app met deze inlogcode.
Krijg je de melding ‘Error while logging in, no valid signature’? Dan staat de tijd op je apparaat waarschijnlijk niet goed ingesteld.
Oplossing bij foutmelding
Controleer de datum- en tijdinstellingen van je apparaat.
Pas deze aan als dat nodig is.
Probeer daarna opnieuw in te loggen.
Na het inloggen zie je 5 menu-opties in de app.
Scanposities gebruiken
Je kunt per scanpositie bezoekers inchecken voor één event. Wil je bezoekers op meerdere plekken scannen, bijvoorbeeld bij verschillende ingangen of workshops? Dan kun je meerdere scanposities aanmaken.
Aan elke scanpositie kun je een eigen inlogcode koppelen. Zo houd je controle over wie waar mag scannen tijdens je event.
Scanposities zonder gekoppelde code zijn beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot de Check-in app.
De app verbinden met een labelprinter
Zodra je bent ingelogd met de inlogcode, probeert de Check-in app automatisch via Bluetooth verbinding te maken met de dichtstbijzijnde Zebra labelprinter.
Op het startscherm van de app zie je bij "Connected Printer" de naam van de printer. Dit is een code van 12 tekens.
Heeft de app nog geen printer gevonden, of wil je een andere printer koppelen? Klik dan op "Select printer".
Zo verbind je een printer handmatig
Open de Check-in app.
Ga naar "Select printer".
Kies de gewenste printer uit de lijst.
Wacht tot er een vinkje achter de printernaam verschijnt.
Dan is de verbinding actief.
Controleer de printerstatus
Het bedieningspaneel van de printer laat zien of de printer verbonden is met een smartphone of tablet. Het rechter lampje, met het symbool van drie blokjes, moet rood zijn.
Let op: een rood lampje betekent in dit geval niet dat er iets mis is. Dit lampje hoort bij de Wi-Fi-functie, terwijl de Check-in app via Bluetooth werkt. Als de app aangeeft dat de printer verbonden is, werkt alles gewoon zoals bedoeld.
Werk je met meerdere printers?
Dan raden we aan om printers en devices één voor één met elkaar te verbinden.
Wanneer je Bluetooth op alle smartphones of tablets tegelijk inschakelt, verbinden zij automatisch met de dichtstbijzijnde beschikbare printer. Daar heb je geen invloed op.
Verbind je elk device afzonderlijk, dan weet je precies welk apparaat aan welke printer gekoppeld is.
Menu-opties in de Check-in app
De app bevat 5 menu-opties.
1. Event info
Hier vind je de gegevens van het event. Je kunt hier ook de app verbinden met een labelprinter.
Wil je dat bezoekers zichzelf contactloos inchecken? Activeer dan hier de optie contactless check-in.
2. Scan
Met de camera van je smartphone of tablet scan je QR-codes snel en eenvoudig.
Bovenaan zie je:
de scanpositie
het verwachte aantal bezoekers
het aantal al ingecheckte bezoekers
Tip: gebruik de flitser als je scant in een donkere ruimte.
3. Statistics
Hier zie je het totaal aantal aanwezigen ten opzichte van het aantal verwachte gasten.
Per scanpositie zie je hoeveel mensen zijn ingecheckt.
4. Search
Zoek registraties op naam wanneer:
bezoekers geen e-ticket bij zich hebben
de QR-code niet werkt
je hun gegevens wilt bekijken
Wanneer je de juiste persoon hebt gevonden, kun je deze direct in- of uitchecken. Je kunt ook het kaartje met contactgegevens openen.
Op de detailpagina zie je alle registratiegegevens en kun je ook direct een label printen.
5. Position
Hier selecteer je de scanpositie voordat je begint met scannen.
De gekozen positie verschijnt bovenaan in het scherm. Ook het aantal verwachte en ingecheckte bezoekers wordt per positie getoond.
Let op: sluit je de app tussentijds af, dan moet je opnieuw inloggen. Na opnieuw inloggen wordt automatisch de eerste positie in de lijst geselecteerd.
Voorbeeld: bezoekers inchecken
Check je bezoekers in bij de ingang van de locatie, bijvoorbeeld bij Entrance Dan betekent dit:
Grijs = aantal aanmeldingen (verwachte bezoekers)
Groen = aantal aanwezigen (ingecheckte bezoekers)
Voorbeeld: bezoekers uitchecken
Check je bezoekers uit bij de uitgang, bijvoorbeeld bij Exit?
Dan betekent dit:
Grijs = aantal aanwezigen (ingecheckte bezoekers)
Groen = aantal uitgecheckte bezoekers
Rollen labels vervangen
In deze video legt Rutger uit hoe je de rol labels vervangt
Zo vervang je de labels
Haal de rol labels uit de stickerpeeler.
Trek de gele beugels uit elkaar en verwijder de oude rol.
Plaats de nieuwe rol tussen de gele beugels.
Plaats het uiteinde van het stickervel tussen de stickerpeeler.
Controleer of de rol onder de gele geleiders doorloopt.
Printer kalibreren
In deze korte video laat Rutger zien hoe je de printer opnieuw kalibeert
Kalibreren betekent uitlijnen. Daarmee zorg je ervoor dat namen exact in het midden van het label worden geprint.
Zo kalibreer je de printer
Druk de twee buitenste knoppen tegelijk in.
Houd deze enkele seconden vast.
Laat los zodra de printer geluid maakt.
Daarna start het kalibratieproces automatisch. Je hoeft verder niets meer te doen.
Belangrijke aandachtspunten
Activeer het gebruik van de Check-in app in de Ticket Module.
Je kunt bezoekers alleen inchecken binnen de ingestelde tijden per ticket, op de dag van het event. Lees hier meer over de verschillende tijdsloten.
Ieder e-ticket kan meerdere keren worden gescand. Bij de eerste scan wordt het scherm groen. Vanaf de tweede scan verschijnt de melding ‘Warning: Duplicate check-in’ in het oranje. Je bepaalt als organisator zelf hoe je met een dubbele check-in omgaat.
On-site registratie huren
Je kunt bij Momice ook een complete set huren voor jouw on-site registratie.
Met deze sets kun je bezoekers op locatie contactloos in- en uitchecken en direct badges printen. De sets zijn per dag te huur, eventueel met ondersteuning van het Momice team op locatie.
Zelf aan de slag met Momice Check-in
Wil je de on-site registratie zelf regelen? In het Do-It-Yourself Center bestel je alle benodigdheden om bezoekers in te checken en labels te printen.
Daar vind je naast de benodigde hard- en software ook handige downloads.