La scheda "Configurazione" è suddivisa in diversi campi:
Fornitore di prestazioni, Informazioni pagamento, Altri terapisti, Configurazione fatture, Numero della fattura, Emittente di fattura
Se si conosce già l'argomento di cui si ha bisogno, è possibile passare direttamente all'argomento desiderato consultando l'indice.
Chi dispone di un abbonamento PRO può creare diversi profili di configurazione:
È possibile cambiare la scheda (freccia rossa) anche tramite il menu (frecce gialle).
Fornitore di prestazioni
Nel campo "Fornitore di prestazioni" sono indicati l'indirizzo, il nome, e il numero RCC (Registro dei codici creditori) e GLN. Questi dati possono essere modificati.
Se l'opzione “Il fornitore di servizi è un'azienda” è selezionata, il campo “Nome / nome aggiuntivo” non è più obbligatorio.
Conviene compilare i campi per il nome nello stesso modo in cui sono stati inseriti in Refdata.
Tip: i campi contrassegnati da un asterisco devono essere completati, altrimenti la configurazione non può essere salvata.
Queste informazioni possono essere modificate in seguito.
In alcuni campi obbligatori è possibile inserire numeri fittizi. Ad esempio, G999999 se non ha un numero ZSR.
Specialità (fornitore di prestazioni)
E necessario selezionare la "Specialità" giusta. La specialità selezionata determina le tariffe disponibili per l'inserimento delle prestazioni.
Designazione supplementare:
E possibile inserire una denominazione a libera scelta. Questo completa le informazioni che verranno stampate sul "Giustificativo per la richiesta di rimborso". Questa indicazione non è obbligatoria.
RCC (fornitore di prestazioni)
Se non è disponibile un numero RCC, inserire G999999 (numero fittizio), poiché non tutti i tipi di fatturazione richiedono un numero ZSR. In alcuni casi, il tipo di fatturazione selezionato potrebbe non funzionare correttamente se si utilizza un numero fittizio.
Per la fatturazione all’assicurazione invalidità, in generale non è necessario un numero RCC. In questo caso è possibile utilizzare il numero fittizio G999999. Il campo "RCC" non deve essere lasciato vuoto nella configurazione.
GLN (fornitore di prestazioni)
Il numero GLN viene rilasciato da Refdata e può essere richiesto utilizzando questo link:
Il campo "GLN" non deve essere lasciato vuoto nella configurazione.
Codice postale (NPA del fornitore di prestazioni)
Il codice postale (cantone) è determinante per le tariffe che saranno disponibili quando si inseriranno le prestazioni.
Se si inseriscono i codici postali validi della Svizzera o del Liechtenstein, appare una selezione che include la città. Cliccando sulla proposta (su sfondo azzurro), questa verrà automaticamente inserita nei campi "NPA e Città".
Per i codici postali stranieri, tante volte, la località deve essere inserita manualmente.
Cliccare sulla piccola croce per cancellare una voce errata.
Se dopo aver inserito il codice postale non viene visualizzato alcun suggerimento, sla località deve essere inserita manualmente.
Per i codici postali esteri, selezionare il paese corretto nel campo "Paese". La località deve essere inserita manualmente.
Imposta sul valore aggiunto IVA
Se siete soggetti a IVA, spuntate questa casella e indicate il numero IVA o IDI (numero d’identificazione dell’impresa). Il numero di partita IVA o UID deve essere inserito nella configurazione solo se sussiste l'obbligo di IVA. Altrimenti, lasciare vuoto.
Non sapete se siete soggetti all'IVA? Ecco il link alla relativa pagina dell'Amministrazione federale delle contribuzioni AFC:
IVA sulla fattura
La quota dell'IVA sull'importo dovuto (importo totale) viene calcolata automaticamente dal sistema.
Si applica la percentuale di IVA in vigore alla data della prestazione. La data di fatturazione non ha alcuna influenza.
Poiché l'IVA deve essere già inclusa nel prezzo finale per il cliente, il prezzo finale (importo dovuto) indicato sulla fattura è sempre comprensivo di IVA.
L'IVA inclusa nell'importo totale e l'aliquota IVA applicabile vengono stampate sulla fattura. Se ha indicato di non essere soggetto a IVA, l'IVA sulla fattura sarà indicata come zero.
Informazioni pagamento
Le coordinate bancarie devono essere inserite qui. Indicare il nome, il codice postale e NPA e località della banca.
Nota bene: Se è stato inserito un emittente di fattura separato, occorre inserire qui le coordinate bancarie dell'emittente.
La nuova QR-fattura sostituisce le attuali polizze di versamento
Dal 1° ottobre 2022 potranno essere elaborate solo le QR-fatture. Le polizze di versamento arancioni e rosse non sono più accettate come mezzo di pagamento e non possono più essere elaborate.
Informazioni supplementari:
Il campo "informazioni supplementari" sulla polizza di versamento viene compilato automaticamente con la data e il numero della fattura, indipendentemente dal fatto che venga utilizzato un QR-IBAN o un IBAN normale. Non è possibile inserire un testo personalizzato per il campo "informazioni supplementari".
IBAN
Nel conto Medical Invoice, il sistema genera automaticamente un numero di riferimento della fattura, a condizione che un QR-IBAN sia stato salvato nella configurazione. Durante la registrazione delle fatture, è possibile, se lo si desidera, sovrascrivere il numero di riferimento generato automaticamente con un proprio numero di riferimento.
Se il terzo carattere è il 3, si tratta di un QR-IBAN. Gli IBAN svizzeri sono composti da un totale di 21 cifre.
In Medical Invoice, un codice QR viene stampato automaticamente sulle fatture. È possibile disattivare manualmente la stampa del codice QR (questa opzione apparirà in seguito nella finestra di dialogo per la stampa delle fatture).
È possibile inserire un proprio numero di riferimento. In questo modo è più facile identificare i pagamenti in entrata.
Con un QR-IBAN viene sempre generato un riferimento strutturato.
Se non utilizza un QR-IBAN, nella configurazione può scegliere se generare o meno un numero di riferimento della fattura (numero di riferimento RF). È sufficiente attivare o disattivare l'opzione "Genera un numero di riferimento" nella sezione "Informazioni pagamento". Se la casella è selezionata, il numero di riferimento viene generato automaticamente. In caso contrario, non viene generato automaticamente alcun numero di riferimento.
Anche se non ha attivato l'opzione per la generazione automatica del numero di riferimento, può comunque inserire manualmente un proprio numero di riferimento durante la creazione della fattura. In questo caso verrà generato un riferimento RF.
Numero di identificazione
L'inserimento di un numero di identificazione non è obbligatorio. Se lo desidera, può inserire un numero qualsiasi. Questo numero sostituirà gli zeri iniziali del numero di riferimento.
Il campo "Numero identificativo" è visibile solo se è stato inserito un QR-IBAN.
Pagamento in contanti
Frecce gialle: se i vostri clienti pagano direttamente, potete inserire l'IBAN fittizio CH1111111111111111115
Al posto del nome e dell'indirizzo della banca, inserite xxxx o 9999.
Il codice QR così generato non può essere utilizzato per il pagamento.
Altri terapisti
La registrazione di ulteriori terapisti è facoltativa. I campi corrispondenti nella configurazione non sono obbligatori, sebbene siano contrassegnati da un asterisco nella configurazione iniziale.
Se lo si desidera, è possibile redigere qui un elenco dei dipendenti. I terapisti che lavorano come dipendenti devono avere un proprio GLN.
Si prega di notare:
Assicuratevi che i terapisti siano autorizzati a fatturare come dipendenti.
Ad esempio, le autorizzazioni della specializzazione Medicina empirica/alternativa/complementare (tariffa 590) sono personali e non sono trasferibili. Se il fornitore principale appartiene a questa specializzazione, non deve essere inserito alcun dipendente.
Tutti i terapisti che lavorano come dipendenti hanno bisogno di un proprio GLN.
Le persone inserite possono anche essere cancellate.
Le persone presenti nell'elenco creato potranno essere selezionati durante l'inserimento delle fatture.
I terapisti che lavorano come dipendenti sono elencati con il nome e con il loro GLN sulla fattura (giustificativo per la richiesta di rimborso).
Ciò corrisponde all'attuale standard di fatturazione e non può essere modificato.
Configurazione fatture
Il valore del punto tariffario determina il prezzo della prestazione. I valori predefiniti inseriti qui possono essere modificati in un secondo momento, se lo si desidera.
Si prega di notare:
Il valore predefinito del punto tariffario (VPT) inserito nella configurazione è valido per 1 minuto della prestazione fornita. Poiché, a seconda della tariffa, il calcolo si basa su tempi diversi, il prezzo effettivo della prestazione sarà calcolato automaticamente dal sistema.
(Alcune tariffe suddividono le prestazioni in fasce orarie di uno, cinque o dieci minuti).
Per alcune tariffe e tipi di fatturazione, il prezzo finale può essere modificato al momento della creazione della fattura.
Per le prestazioni che devono essere fatturate nell'ambito della LAMal (assicurazione di base) in genere viene inserito il valore del punto tariffario 1. In alcune specializzazioni (ad es. fisioterapia) è necessario applicare valori di punti tariffari (cantonali) diversi.
Per LAINF/LAA (assicurazione contro gli infortuni), dell'assicurazione militare e della LAINF/LAI (assicurazione per l'invalidità), normalmente si deve inserire il valore predefinito del punto tariffario (VPT) 1.
Il valore predefinito del punto tariffario (VPT) per le prestazioni fatturate secondo la LCA (assicurazione complementare): poiché i fornitori di prestazioni sono relativamente liberi di fissare i propri prezzi in questo settore, è possibile inserire qui un VPT standard che corrisponda, ad esempio, alla propria tariffa oraria: Esempio di retribuzione oraria
TARMED
Impostazione base per il punto tariffario per l'assicurazione invalidità:
Il valore del punto tariffario 1 deve essere utilizzato per le liquidazioni con l'assicurazione di invalidità (legge IVG). Solo per il valore del punto tariffario per TARMED, si applica il TPW 0,92 per l'assicurazione invalidità.
Cantone
Si tratta del cantone del fornitore della prestazione, non della persona assicurata. Il cantone del fornitore della prestazione viene inserito nel campo "Configurazione fatture" (questo campo si trova più in basso nella scheda "Configurazione").
Modalità di pagamento, termini di sollecito
Per informazioni sulle modalità di pagamento, sui termini di sollecito e sulle spese di sollecito, cliccate qui: Termini di sollecito e di pagamento
Numero di fattura
Qui si può scegliere un valore iniziale per la numerazione delle fatture. Ad esempio, si potrebbe sempre cambiare il valore iniziale al 1° gennaio, cioè quello dell'anno in corso con l'aggiunta di alcuni zeri. Non è possibile inserire lettere o caratteri speciali nella numerazione delle fatture; sono ammessi solo numeri.
Esempio:
Numero iniziale 20240000. Alla fine dell'anno, si potrebbe inserire un nuovo numero iniziale per il nuovo anno (20250000) - con questo numero iniziale, si potrebbero inserire 9999 fatture ogni anno.
È possibile scegliere solo numeri di fattura più alti. Mai numeri più piccoli. Non è quindi mai possibile ripristinare il valore 1. In caso contrario, potrebbero verificarsi conflitti con i numeri di fattura esistenti.
Il numero di fattura viene assegnato automaticamente dal sistema. È possibile definire unicamente il valore iniziale (il primo numero di fattura).
Ogni fattura in Medical Invoice viene identificata in modo univoco tramite il numero di fattura. Non è possibile che due fatture abbiano lo stesso numero. Il numero di fattura assegnato automaticamente al momento della registrazione non può essere modificato in un secondo momento.
Si prega di notare che le fatture non dovrebbero essere eliminate, poiché ciò causerebbe dei vuoti nella numerazione.
Fatturante
Di norma, i dati del campo “Fornitore prestazioni” vengono utilizzati automaticamente per l'indirizzo dell'autore della fattura.
Freccia verde: deselezionare questa casella. È quindi possibile inserire un fatturatore diverso dal fornitore delle prestazioni. Ad esempio, uno studio o un istituto. In questo caso è necessario controllare l'IBAN. Questo deve corrispondere ai dati del fatturatore.
Salvare la configurazione
Non dimenticate di salvare le modifiche apportate alla configurazione. A tale scopo, scorrere fino alla fine della pagina e fare clic sul pulsante verde "Salvare configurazione".
Stampa del logo sulla fattura
È possibile stampare un'immagine o un logo personale sulle fatture. Troverà questa opzione nella scheda “Configurazione” della sezione “Configurazione PDF”.
Questa è una funzione dell'abbonamento Pro.
Facendo clic sul pulsante "Seleziona logo", si apre una finestra in cui è possibile aprire una cartella sul proprio computer. È quindi possibile caricare direttamente l'immagine selezionata. Le immagini possono essere caricate nei formati .jpg, .jpeg e .png.
In seguito, dovrà cliccare sul pulsante "Rilevare". Il risultato viene visualizzato in un'anteprima.
Il logo viene riportato sulle fatture paziente (TG) e sulle copie paziente (TP). Non viene visualizzato sulle fatture TP, poiché queste vengono inviate in formato XML.