L'onglet "Configuration" est divisé en plusieurs champs :
Fournisseur de prestations
Informations de paiement
Autres thérapeutes
Configuration facture
Numéro de facture
Émetteur de factures
Si vous savez déjà sur quel thème vous avez besoin d'informations, vous pouvez passer directement au thème souhaité en consultant la table des matières.
Ne pas oublier :
Après chaque modification, celle-ci doit être enregistrée. Pour cela, veuillez faire défiler l'onglet "Configuration" jusqu'en bas et cliquer sur le bouton vert "Enregistrer la configuration".
Avec un abonnement PRO on peut établir diverses profiles de configuration:
Fournisseur de prestations
On peut indiquer l'adresse et le nom, le numéro GLN ainsi que le numéro RCC (Registre des codes-créanciers) dans les champs pour le "Fournisseur de prestations".
Si aucun numéro RCC n'est disponible, il est possible d'entrer un G999999 (numéro fictif), car un numéro RCC n'est pas obligatoire pour tous les types de facturation. Dans certains cas, le type de facturation que vous avez sélectionné peut ne pas fonctionner correctement si vous utilisez un numéro fictif. Dans la plupart des cas, il n'est pas possible d'effectuer une facture TP avec le numéro RCC fictif.
Si l'option "Le fournisseur de prestations est une entreprise" est cochée, le champ "Prénom / nom additionnel" ne doit plus être obligatoirement rempli.
Veuillez remplir les champs pour le nom de la même manière qu'ils ont été enregistrés sur Refdata.
Conseil : Les champs marqués d'un astérisque doivent être obligatoirement remplis, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.
Ces données peuvent être modifiées ultérieurement.
Dans certains champs obligatoires, il est possible de saisir des numéros fictifs. Par exemple, G999999 si vous n'avez pas de numéro RCC.
Spécialisation
La "spécialisation" doit être sélectionnée ici. La spécialité sélectionnée détermine les tarifs disponibles pour saisir les prestations.
Désignation complémentaire de la spécialisation
Tout en bas des données du prestataire, il est possible de saisir une désignation librement choisie. La "désignation complémentaire" issue de la configuration est imprimée sur le justificatif de remboursement. Cette mention n'est pas obligatoire.
GLN (Global Location Number)
Le GLN est attribué par Refdata et peut être demandé à l'aide de ce lien : https://www.refdata.ch/fr/
Pour les tout nouveaux GLN, la mise à jour de la base de données de Refdata peut prendre 1 à 2 jours.
Le champ "RCC" ne doit pas rester vide, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.
Civilité et Titre
Présentation de l'adresse du "Fournisseur de prestations" sur la facture, si l'option "Le fournisseur de prestations est une entreprise" n'a pas été sélectionnée :
Le premier élément de l'adresse du prestataire est le champ "Civilité". Il est suivi, sur la même ligne, du contenu du champ "Titre" (champs pas obligatoires).
Sur la deuxième ligne de l'adresse du prestataire, le contenu du champ "Prénom / Nom additionnel" est saisi en premier, puis celui du champ "Nom / Nom de la compagnie" (champs obligatoires).
Sur la troisième ligne de l'adresse du prestataire, les informations provenant du champ "Rue" sont indiqués (champ obligatoire).
Sur la quatrième ligne de l'adresse du prestataire, le contenu des champs "NPA" et "Lieu" sont mentionnés (champs obligatoires).
Les informations du champ "Téléphone" sont imprimées sur la ligne cinq (champ pas obligatoire).
Les informations du champ "E-Mail imprimé sur décompte" sont imprimées sur la ligne six (champ obligatoire).
Présentation de l'adresse du "Fournisseur de prestations" sur la facture, si l'option "Le fournisseur de prestations est une entreprise" a été sélectionnée :
Le premier élément de l'adresse du prestataire est le champ "Nom / Nom de la compagnie"
Sur la deuxième ligne de l'adresse du prestataire, les informations provenant du champ "Rue" sont indiqués (champ obligatoire).
Sur la troisième ligne de l'adresse du prestataire, le contenu des champs "NPA" et "Lieu" sont mentionnés (champs obligatoires).
Les informations du champ "Téléphone" sont imprimées sur la quatrième ligne (champ pas obligatoire).
Les informations du champ "E-Mail imprimé sur décompte" sont imprimées sur la cinquième lingne (champ obligatoire).
Code postal (NPA du fournisseur de prestations)
Si des codes postaux de Suisse ou du Liechtenstein sont saisis, une sélection de villes apparaît. Si vous cliquez sur la ville proposée, celle-ci est automatiquement insérée dans le champ "Ville". (Si aucune suggestion n'apparaît après avoir saisi le code postal, la localité doit être saisie manuellement).
Pour les codes postaux étrangers, veuillez sélectionner le pays correspondant dans le champ "Pays". La localité doit être saisie manuellement.
Cliquez sur le petit x à l'extrême droite du champ de saisie pour effacer une saisie erronée.
Si le code postal est entouré en rouge après la saisie, cela n'a aucune importance. Vous pouvez tout de même enregistrer la configuration. Veuillez vérifier que vous avez bien rempli tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque).
Numéro RCC
Si aucun numéro RCC n'est disponible, veuillez indiquer G999999 (numéro fictif), car un numéro RCC n'est pas obligatoire pour tous les types de facturation. Dans certains cas, le type de facturation que vous avez sélectionné peut ne pas fonctionner correctement si vous utilisez un numéro fictif.
Lors de la facturation à l’assurance-invalidité, un numéro RCC n’est généralement pas nécessaire. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le numéro fictif G999999. Le champ "RCC" ne doit pas rester vide, sinon la configuration ne peut pas être enregistrée.
Taxe sur la valeur ajoutée TVA
Si vous êtes assujetti à la TVA, veuillez cocher la case et indiquer le numéro de TVA.
Le numéro de TVA ou le numéro IDE (numéro unique d'identification des entreprises) ne doit être saisi que s'il y a assujettissement à la TVA. Sinon, veuillez le laisser en blanc.
Vous ne savez pas si vous êtes assujetti à la TVA ? Voici un lien vers la page correspondante de l'Administration fédérale des contributions :
TVA sur la facture
La part de la TVA dans le montant dû (montant total) est calculée automatiquement par le système.
On applique le pourcentage de TVA en vigueur à la date de la prestation. La date de facturation n'a aucune influence.
Comme la TVA doit déjà être incluse dans le prix final pour le client, le prix final (montant dû) indiqué sur la facture s'entend toujours TVA comprise.
La TVA incluse dans le montant total et le taux de TVA applicable sont imprimés sur la facture. Si vous avez indiqué ne pas être assujetti à la TVA, la TVA sur la facture sera indiquée par zéro.
Informations de paiement
Les coordonnées bancaires doivent être saisies ici. Veuillez indiquer le nom, le code postal et la ville de l'établissement bancaire.
(Si aucune suggestion n'apparaît après avoir saisi le code postal, veuillez essayer d'ajouter un espace après)
Veuillez noter : Si un émetteur de factures distinct a été saisi, les coordonnées bancaires de l'émetteur de factures doivent être saisies ici.
Informations supplémentaires
Le champ "Informations supplémentaires" du bulletin de versement est automatiquement renseigné avec la date et le numéro de la facture, qu'un QR-IBAN ou un IBAN standard soit utilisé. Aucun texte personnalisé ne peut être saisi pour le champ "Informations supplémentaires".
IBAN
Saisissez ici votre IBAN. Si le troisième caractère est un 3, il s'agit alors d'un QR-IBAN. Les IBAN suisses se composent de 21 chiffres au total. (Si vos clients paient directement et que vous ne souhaitez pas saisir de numéro de compte bancaire, vous pouvez alors saisir l'IBAN fictif CH1111111111111111115).
Code QR
Dans Medical Invoice, une partie paiement avec code QR est automatiquement imprimée sur vos factures. Vous avez la possibilité de désactiver manuellement la génération de la facture patient avec la partie paiement (cette option est disponible plus tard dans la boîte de dialogue d'impression de la facture). Seuls l'aperçu des prestations de traitement, le justificatif de remboursement et la Feuille de code QR seront alors générés.
Numéro de référence
Vous avez la possibilité de saisir votre propre numéro de référence. Celui-ci facilite l'identification des paiements entrants.
Une référence structurée est toujours générée avec un QR-IBAN.
Si vous n'utilisez pas de QR-IBAN, vous pouvez choisir dans la configuration si un numéro de référence de facture (référence RF) doit être généré ou non. Il vous suffit d'activer ou de désactiver l'option "Générer un numéro de référence" dans la section "Informations de paiement". Si la case est cochée, un numéro de référence est généré automatiquement. Sinon, aucun numéro de référence n'est généré automatiquement.
Même si vous n'avez pas activé l'option de génération automatique du numéro de référence RF, vous pouvez tout de même saisir manuellement votre propre numéro de référence lors de la création de la facture. Une référence RF sera alors générée.
Numéro d'identification
Le champ "Numéro d'identification" n'est visible que si un QR-IBAN a été saisi. La saisie du numéro d'identification n'est pas obligatoire. Si vous le souhaitez, vous pouvez insérer un numéro de votre choix. Ce numéro remplacera alors les zéros de tête du numéro de référence.
Paiement en espèces
Si vos clients paient directement et que vous ne souhaitez pas saisir de numéro de compte bancaire, vous pouvez alors saisir l'IBAN fictif CH1111111111111111115
Au lieu du nom et de l'adresse de l'établissement bancaire, veuillez saisir xxx ou 9999.
Le code QR généré de cette manière ne peut pas être utilisé pour le paiement.
Autres thérapeutes
L'enregistrement de thérapeutes supplémentaires est facultatif. Les champs correspondants dans la configuration ne sont pas obligatoires, bien qu'ils soient marqués d'un astérisque dans la configuration initiale.
Si souhaité, on peut établir ici une liste des employés. Les thérapeutes figurant dans cette liste peuvent être sélectionnés lors de la saisie des factures.
Attention !
Veuillez vous assurer que les thérapeutes sont autorisés à facturer en tant qu'employés. Les thérapeutes qui travaillent en tant qu'employés doivent disposer de leur propre GLN.
Par exemple, les permissions dans la spécialisation médecine empirique /alternative /complémentaire (tarif 590) sont personnelles et ne sont pas transférables. Si le prestataire principal appartient à cette spécialisation, aucune personne employée ne doit être saisie.
Les thérapeutes qui travaillent en tant qu'employés ont besoin de leur propre GLN.
Les personnes saisies dans la section "Autres thérapeutes" de la configuration peuvent aussi être supprimées.
Les thérapeutes qui travaillent en tant qu'employés sont mentionnés avec leur nom et avec leur GLN sur la facture (liste des partner) et le justificatif de remboursement.
Cela correspond à la norme de facturation actuelle et ne peut pas être modifié.
Configuration facture
Point tarifaire
La valeur du point tarifaire détermine le prix de la prestation. Les valeurs par défaut que vous saisissez ici peuvent, si vous le souhaitez, être modifiées ultérieurement.
Attention !
La valeur par défaut du point tarifaire que vous indiquez dans la configuration est valable pour 1 minute de la prestation fournie. Étant donné que, selon le tarif, le calcul se fait sur la base de différentes périodes, le prix réel de la prestation sera calculé automatiquement par le système.
(Il y a des tarifs dans lesquels les prestations sont divisées en tranches de temps d'une, cinq ou dix minutes).
Pour certains tarifs et types de décompte, le prix final peut être modifié plus tard, lors de la saisie du décompte.
LAMal: VPT par défaut
Ce champ permet de spécifier la valeur du point tarifaire pour les prestations qui doivent être facturées selon la LAMal (assurance de base).
En général, la valeur du point tarifaire 1 est saisie pour ce genre de facturation. Dans certaines disciplines (p. ex. la physiothérapie), des valeurs de points tarifaires différentes (cantonales) doivent être appliquées.
LAA, LAI et LAM: VPT par défaut
Ce champ permet de spécifier la valeur du point tarifaire pour les prestations qui doivent être facturées selon la LAA (assurance-accidents), l'assurance militaire et la LAI (assurance-invalidité).
En général, la valeur du point tarifaire 1 est saisie pour ce genre de facturation.
TARMED
Réglage de base du point tarifaire LAI pour TARMED :
Pour les décomptes avec l'assurance-invalidité (loi LAI), la valeur du point 1 doit être utilisée. Pour la valeur du point TARMED uniquement, la VPT de 0,92 s'applique à l'assurance-invalidité.
LCA: VPT par défaut
La valeur standard du point tarifaire pour les prestations qui sont facturées selon la LCA (assurance complémentaire). Comme les fournisseurs de prestations sont relativement libres de fixer leurs prix dans ce domaine, vous pouvez saisir ici une VPT standard qui correspond par exemple à votre tarif horaire: Exemple tarif horaire
Canton
Il s'agit du canton du fournisseur de prestations, et non de la personne assurée. Le canton du fournisseur de prestations est saisi dans le champ "Configuration facture" (ce champ se trouve plus bas dans l'onglet "Configuration").
Délais de paiement et frais de rappel
Veuillez cliquer ici pour obtenir des informations sur les délais de paiement et les frais de rappel : Rappels et délais de paiement
Numéro de facture
Vous pouvez choisir ici une valeur de départ pour la numérotation de vos factures. Vous pourriez par exemple toujours saisir la valeur de départ au 1er janvier, à savoir l'année en cours avec quelques zéros ajoutés. Il n'est pas possible d'utiliser des lettres ou des caractères spéciaux pour la numérotation des factures ; seuls les chiffres sont admis.
Exemple :
Numéro de départ 20240000. À la fin de l'année, vous pourriez saisir un nouveau numéro de départ pour la nouvelle année (20250000) - vous pourriez saisir chaque année 9999 décomptes avec ce numéro de départ.
On ne peut saisir que des numéros de facture plus élevés. Jamais de numéros plus petits. Une remise à 1 n'est donc jamais possible. Autrement, il pourrait y avoir des conflits avec des numéros de facture déjà existants.
Le numéro de facture est attribué automatiquement par le système. Vous pouvez uniquement définir la valeur initiale (le premier numéro de facture).
Chaque facture dans Medical Invoice est identifiée de manière unique par le numéro de facture. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Il n'est pas possible de modifier a posteriori le numéro de facture qui a été attribué automatiquement lors de la saisie.
Veuillez noter qu'il ne faut pas supprimer de factures, car cela créerait des lacunes dans la numérotation.
Auteur facture
Normalement, les données du champ "Fournisseur de prestations" sont automatiquement utilisées pour l'adresse de l'auteur facture. C'est le cas si vous ne retirez pas le crochet.
Saisir un auteur de facture different:
Veuillez décocher cette case. Ensuite, il est possible de saisir un émetteur de factures qui diffère du fournisseur de prestations. Par exemple un cabinet ou un institut.
Sauvegarder les données
N'oubliez pas de sauvegarder les modifications effectuées dans la configuration. Pour ce faire, veuillez faire défiler la page jusqu'en bas et cliquer sur le bouton vert "Enregistrer la configuration".
Imprimer le logo sur la facture
Il est possible d'imprimer une image ou un logo personnalisé sur les factures. Vous trouverez cette option dans l'onglet "Configuration", dans la section "Configuration PDF".
Il s'agit d'une fonctionnalité de l'abonnement Pro.
Lorsque vous cliquez sur le bouton "Choisir un logo", une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez ouvrir un dossier sur votre propre ordinateur. Vous pouvez ensuite télécharger directement l'image sélectionnée. On peut utiliser les images aux formats .jpg, .jpeg, et .png.
Cliquez ensuite sur le bouton "Reprendre". Le résultat s'affiche dans un aperçu.
Le logo est repris sur les factures patients (TG) et sur les copies patient (TP). Il n’apparaît pas sur les factures TP, car celles-ci sont envoyées au format XML.