Den här guiden förklarar hur du importerar dina befintliga externa ramavtal och deras kvalificerade leverantörer till Mercells Tendering-modul. Genom att importera avtalen kan du smidigt genomföra förnyade konkurrensutsättningar och nyttja plattformens standardfunktioner även för avtal som har ingåtts utanför Mercell-systemet.
Observera följande innan du påbörjar konfigurationen:
Manuell registrering, inte massimport: Denna funktion erbjuder ett manuellt flöde för att lägga upp och importera ditt ramavtal, snarare än ett verktyg för massuppladdning. Det säkerställer att du har full kontroll över att koppla rätt leverantörer till rätt delområden och verifiera deras registreringsstatus.
Inget SRM-system krävs: Du behöver inte ha en modul för leverantörsuppföljning (SRM) eller ett särskilt leverantörsregister för att använda funktionen. Verktyget söker direkt i Mercell-plattformens ordinarie leverantörsregister.
Endast intern aktivering: Det avslutande steget "Publicera" publicerar inte avtalet i externa avtalskataloger eller till andra organisationer. Det aktiverar helt enkelt ramavtalet internt i din organisation så att det blir redo att användas.
Guide
1. Gå till importverktyget
Gå till Inställningar i den övre menyn och välj Externt ramavtal.
Klicka på knappen Skapa externt ramavtal för att öppna ett nytt formulär.
2. Grundläggande information
Ange ramavtalets Namn, Referens/ID och Varaktighet (start- och slutdatum) i det första avsnittet.
Välj om ramavtalet är uppdelat i delområden eller inte.
Definiera dina Tilldelningskriterier (t.ex. poängsättning per delområde eller för upphandlingen i sin helhet).
3. Lägg till leverantörer
Gå till fliken Leverantörer. Här kan du lägga till kvalificerade leverantörer till avtalet på två sätt:
Lägg till från leverantörsregistret: Om leverantörerna redan är registrerade i systemet söker du efter dem med hjälp av företagsnamn, organisationsnummer eller e-postadress. Markera relevanta profiler och klicka på Lägg till valda leverantörer. En pop-up bekräftar att leverantören har hittats och lagts till i ditt register.
Bjud in nya leverantörer: Om avtalet omfattar leverantörer som flyttar över från en annan plattform och som ännu inte är registrerade, klickar du på knappen Bjud in ny leverantör. Fyll i deras uppgifter och skicka en inbjudan (kan göras för flera samtidigt). Leverantören får då ett e-postmeddelande med en registreringslänk. När de har slutfört sin registrering på plattformen läggs de automatiskt till i ditt leverantörsregister. (Obs! Om en leverantör registrerar sig med ett annat organisationsnummer än det du ursprungligen angav, kan du behöva lägga till dem manuellt från registret igen).
4. Konfigurera delområden och varugrupper
Om ramavtalet använder delområden går du till avsnittet Artiklar och artikelgrupper.
Klicka för att lägga till ett nytt delområde, ange ett namn och lägg till specifika artiklar i delområdet (inklusive kvantitet och enhet).
När delområdet är skapat kopplar du de kvalificerade leverantörer som du lade till i föregående steg till just detta delområde.
5. Bilagor och länkar
Gå till avsnittet Bilagor och länkar.
Ladda upp nödvändiga bakgrundsdokument eller ange webblänkar (URL) som är relevanta för ramavtalet.
6. Förhandsgranska och publicera
Gå till avsnittet Förhandsgranska och publicera.
Klicka på knappen Skapa för att publicera ramavtalet. Kom ihåg att detta steg endast aktiverar avtalet internt inom din egen organisation.
7. Genomför förnyade konkurrensutsättningar
Ditt importerade avtal finns nu under Mina giltiga ramavtal i din aktiva mapp.
Från detta aktiva ramavtal kan du nu skapa och starta förnyade konkurrensutsättningar direkt till de utvalda leverantörer som är kopplade till dina delområden.
Article Ref: 280720261025