Deze gids legt uit hoe u uw bestaande externe raamovereenkomsten en de bijbehorende vooraf gekwalificeerde leveranciers kunt importeren in de Mercell Tendering-module. Door deze overeenkomsten te importeren, kunt u naadloos nadere opdrachten (minicompetities) starten en gebruikmaken van de standaard platformfunctionaliteiten voor contracten die buiten het Mercell-systeem zijn afgesloten.
Belangrijke verduidelijkingen Let op het volgende voordat u met het instellingsproces begint:
Handmatige instelling, geen bulk-import: Deze functie biedt een handmatige workflow om uw raamovereenkomst op te bouwen en te importeren, in plaats van een tool voor bulkuploads. Dit zorgt ervoor dat u volledige controle heeft over het nauwkeurig koppelen van individuele leveranciers aan specifieke percelen (lots) en het bevestigen van hun registratiestatus.
Geen SRM-module vereist: U hoeft geen Supplier Relationship Management (SRM)-module of een speciaal leveranciersregister te hebben om deze functie te gebruiken. De tool zoekt in het standaardregister van het Mercell-platform.
Alleen interne activering: De laatste stap "Publiceren" (Publish) publiceert uw overeenkomst niet naar externe contractcatalogi of andere organisaties. Het activeert de raamovereenkomst simpelweg intern voor uw organisatie, zodat deze klaar is voor gebruik.
Stapsgewijze handleiding
Toegang tot de importtool
Navigeer naar Instellingen (Settings) in het bovenste menu en selecteer Import externe raamovereenkomst (External framework agreement import).
Klik op de knop Maak externe raamovereenkomst aan (Create external framework agreement) om een nieuw instellingsformulier te openen.
Basisinformatie
Geef in de eerste sectie de Naam (Name), het Kenmerk/ID (Identifier) en de Looptijd (start- en einddatums) van de overeenkomst op.
Selecteer of de raamovereenkomst met of zonder percelen (lots) werkt.
Definieer uw gunningscriteria (bijv. scoren per individueel perceel of voor de aanbesteding in het algemeen).
Leveranciers toevoegen Navigeer naar het tabblad Leveranciers (Suppliers). Hier kunt u op twee manieren gekwalificeerde leveranciers aan de overeenkomst toevoegen:
Bestaande leveranciers toevoegen: Als uw leveranciers al in het systeem zijn geregistreerd, zoek ze dan op met hun bedrijfsnaam, bedrijfsidentificatienummer (bijv. KvK-nummer) of e-mailadres. Selecteer de juiste profielen en klik op Geselecteerde leveranciers toevoegen (Add selected suppliers). Een pop-up zal bevestigen dat de leverancier is gevonden en is toegevoegd aan uw register.
Nieuwe leveranciers uitnodigen: Als uw overeenkomst leveranciers bevat die overstappen vanaf een ander platform en nog niet zijn geregistreerd, klikt u op de knop Nieuwe leverancier uitnodigen (Invite new supplier). Voer hun gegevens in en verstuur een (bulk)uitnodiging. De leverancier ontvangt een e-mail met een registratielink. Zodra zij hun platformregistratie voltooien, worden ze automatisch toegevoegd aan uw leveranciersregister. (Opmerking: Als een leverancier zich registreert met een ander bedrijfsidentificatienummer dan u oorspronkelijk had ingevoerd, moet u ze mogelijk handmatig opnieuw toevoegen vanuit het register).
Percelen en artikelgroepen configureren
Als uw overeenkomst percelen gebruikt, gaat u naar de sectie Percelen en artikelgroepen (Lots and item groups).
Klik om een nieuw perceel toe te voegen, geef een naam op en voeg specifieke items toe binnen het perceel (inclusief hoeveelheid en maateenheden).
Zodra het perceel is aangemaakt, wijst u de specifieke gekwalificeerde leveranciers die u in de vorige stap heeft toegevoegd, toe aan dit perceel.
Bijlagen en links
Navigeer naar de sectie Bijlagen en links (Attachments and links).
Upload eventuele benodigde achtergronddocumenten of verstrek URL-links die relevant zijn voor de raamovereenkomst.
Voorbeeld en publiceren
Ga naar de sectie Voorbeeld en publiceren (Preview and publish).
Klik op de knop om de raamovereenkomst te publiceren. Vergeet niet dat deze stap de overeenkomst alleen activeert voor uw eigen organisatie.
Nadere opdrachten (minicompetities) uitvoeren
Uw voltooide import is nu te vinden onder Mijn geldige raamovereenkomsten (My valid framework agreements) in uw actieve map.
Vanuit deze actieve raamovereenkomst kunt u nu direct nadere opdrachten aanmaken en uitzetten bij de vooraf geselecteerde leveranciers die aan uw percelen zijn toegewezen.
Article Ref:180920261417