Denne veiledningen forklarer hvordan du importerer dine eksisterende eksterne rammeavtaler og deres forhåndskvalifiserte leverandører inn i Mercells anbudsmodul (Mercell Tendering). Ved å importere disse avtalene kan du sømløst starte minikonkurranser og benytte standard plattformfunksjonalitet for kontrakter som er etablert utenfor Mercell-systemet.
Viktige presiseringer
Før du starter oppsettsprosessen, bør du merke deg følgende:
Manuelt oppsett, ikke en masseimport: Denne funksjonen tilbyr en manuell arbeidsflyt for å bygge opp og importere rammeavtalen din, fremfor et verktøy for masseopplasting. Dette sikrer at du har full kontroll over å koble individuelle leverandører til spesifikke delkontrakter på en nøyaktig måte, samt bekrefte at de er registrert riktig.
Krever ingen SRM-modul: Du trenger ikke å ha en modul for leverandøroppfølging (SRM - Supplier Relationship Management) eller et dedikert leverandørregister for å bruke denne funksjonen. Verktøyet søker i Mercell-plattformens standardregister.
Kun intern aktivering: Det siste «Publiser»-trinnet publiserer ikke avtalen din i eksterne kontraktskartoteker eller for andre organisasjoner. Det aktiverer simpelthen rammeavtalen internt for din organisasjon, slik at den er klar til bruk.
Steg-for-steg-guide
Få tilgang til importverktøyet
Gå til Innstillinger (Settings) i toppmenyen og velg Import av ekstern rammeavtale (External framework agreement import).
Klikk på knappen Opprett ekstern rammeavtale (Create external framework agreement) for å åpne et nytt oppsettsskjema.
Grunnleggende informasjon
I den første seksjonen angir du Navn, Identifikator (Identifier) og Varighet (start- og sluttdato) for avtalen.
Velg om rammeavtalen fungerer med eller uten delkontrakter (lots).
Definer dine Tildelingskriterier (for eksempel poenggiving per individuelle delkontrakt eller for anskaffelsen generelt).
Legg til leverandører Gå til fanen Leverandører (Suppliers). Her kan du legge til kvalifiserte leverandører i avtalen ved hjelp av to metoder:
Legg til eksisterende leverandører: Hvis leverandørene dine allerede er registrert i systemet, kan du søke etter dem ved å bruke firmanavn, organisasjonsnummer eller e-postadresse. Velg de riktige profilene og klikk på Legg til valgte leverandører (Add selected suppliers). En pop-up vil bekrefte at leverandøren er funnet og lagt til i registeret ditt.
Inviter nye leverandører: Hvis avtalen din inkluderer leverandører som går over fra en annen plattform og som ennå ikke er registrert, klikker du på knappen Inviter ny leverandør (Invite new supplier). Skriv inn detaljene deres og send en masseinvitasjon. Leverandøren vil motta en e-post med en registreringslenke. Når de fullfører plattformregistreringen sin, vil de automatisk bli lagt til i leverandørregisteret ditt. (Merk: Hvis en leverandør registrerer seg med et annet organisasjonsnummer enn det du opprinnelig skrev inn, kan det hende du må legge dem til manuelt på nytt fra registeret).
Konfigurer delkontrakter og varegrupper
Hvis avtalen din benytter delkontrakter, går du til seksjonen for Delkontrakter og varegrupper (Lots and item groups).
Klikk for å legge til en ny delkontrakt, gi den et navn, og legg til spesifikke artikler/varer i delkontrakten (inkludert antall og måleenhet).
Når delkontrakten er opprettet, tildeler du de spesifikke, kvalifiserte leverandørene du la til i forrige trinn, til denne delkontrakten.
Vedlegg og lenker
Gå til seksjonen for Vedlegg og lenker (Attachments and links).
Last opp eventuelle nødvendige bakgrunnsdokumenter eller legg til nettadresser (URL-er) som er relevante for rammeavtalen.
Forhåndsvis og publiser
Gå til seksjonen for Forhåndsvis og publiser (Preview and publish).
Klikk på knappen for å publisere rammeavtalen. Husk at dette trinnet kun aktiverer avtalen for din egen organisasjon.
Gjennomfør minikonkurranser
Den ferdigstilte importen din vil nå ligge under Mine gyldige rammeavtaler (My valid framework agreements) i den aktive mappen din.
Fra denne aktive rammeavtalen kan du nå direkte opprette og lansere minikonkurranser til de forhåndsvalgte leverandørene som er tildelt delkontraktene dine.
Article Ref: 280720261025