In dieser Anleitung wird erläutert, wie Sie bestehende externe Rahmenvereinbarungen und die dafür vorqualifizierten Bieterunternehmen in das Modul Mercell Tendering importieren. Danach können Sie nahtlos Miniwettbewerbe starten und die üblichen Plattformfunktionen für außerhalb von Mercell eingerichtete Aufträge verwenden.
Wichtige Aufklärung
Beachten Sie vor der Einrichtung:
Manuelle Einrichtung, kein Massenimport: Die Funktion bietet einen manuellen Arbeitsablauf zum Erstellen und Importieren Ihrer Rahmenvereinbarung, kein Werkzeug zum gesammelten Hochladen. Dadurch behalten Sie die volle Kontrolle über die korrekte Zuordnung einzelner Bieterunternehmen zu bestimmten Losen und die Prüfung ihres Registrierungsstatus.
Kein SRM-Modul erforderlich: Sie benötigen weder das Modul Supplier Relationship Management (SRM) noch ein eigenes Bieterunternehmensregister. Das Werkzeug durchsucht das allgemeine Register der Mercell-Plattform.
Nur interne Aktivierung: Der abschliessende Schritt „Veröffentlichen“ veröffentlicht Ihre Vereinbarung weder in externen Auftragskatalogen noch für andere Organisationen. Er aktiviert die Rahmenvereinbarung lediglich intern für Ihre Organisation, damit sie verwendet werden kann.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Importwerkzeug öffnen
Öffnen Sie im oberen Menü „Einstellungen“ und wählen Sie „Externe Rahmenvereinbarung importieren“.
Klicken Sie auf „Externe Rahmenvereinbarung erstellen“, um ein neues Einrichtungsformular zu öffnen.
2. Grundlegende Informationen
Geben Sie im ersten Abschnitt Name, Kennung und Laufzeit (Beginn und Ende) der Vereinbarung an.
Wählen Sie aus, ob die Rahmenvereinbarung mit oder ohne Losen arbeitet.
Legen Sie die Zuschlagskriterien fest, beispielsweise eine Punktebewertung je Los oder für die gesamte Beschaffung.
3. Bieterunternehmen hinzufügen
Öffnen Sie die Registerkarte „Bieterunternehmen“. Sie können geeignete Bieterunternehmen auf zwei Arten zur Vereinbarung hinzufügen:
Bestehende Bieterunternehmen hinzufügen: Wenn Ihre Bieterunternehmen bereits registriert sind, suchen Sie anhand des Unternehmensnamens, der Unternehmens-ID oder E-Mail-Adresse. Wählen Sie die entsprechenden Profile und klicken Sie auf „Ausgewählte Bieterunternehmen hinzufügen“. Ein eingeblendetes Fenster bestätigt, dass das Bieterunternehmen gefunden und Ihrem Register hinzugefügt wurde.
Neue Bieterunternehmen einladen: Wenn Ihre Vereinbarung Bieterunternehmen umfasst, die von einer anderen Plattform wechseln und noch nicht registriert sind, klicken Sie auf „Neues Bieterunternehmen einladen“. Geben Sie die Angaben ein und senden Sie eine Sammeleinladung. Das Bieterunternehmen erhält eine E-Mail mit einem Registrierungslink. Nach Abschluss der Plattformregistrierung wird es automatisch Ihrem Bieterunternehmensregister hinzugefügt. (Hinweis: Registriert sich ein Bieterunternehmen mit einer anderen Unternehmens-ID als der ursprünglich eingegebenen, müssen Sie es unter Umständen manuell erneut aus dem Register hinzufügen.)
4. Lose und Artikelgruppen konfigurieren
Wenn Ihre Vereinbarung Lose verwendet, öffnen Sie „Lose und Artikelgruppen“.
Fügen Sie ein neues Los hinzu, geben Sie einen Namen ein und ergänzen Sie die einzelnen Artikel einschliesslich Mengen und Einheiten.
Ordnen Sie dem erstellten Los die geeigneten Bieterunternehmen aus dem vorherigen Schritt zu.
5. Anlagen und Links
Öffnen Sie „Anlagen und Links“.
Laden Sie erforderliche Hintergrunddokumente hoch oder geben Sie für die Rahmenvereinbarung relevante URL-Links an.
6. Vorschau und Veröffentlichung
Öffnen Sie „Vorschau und veröffentlichen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Veröffentlichen der Rahmenvereinbarung. Dieser Schritt aktiviert die Vereinbarung ausschliesslich für Ihre eigene Organisation.
7. Miniwettbewerbe durchführen
Die fertig importierte Vereinbarung befindet sich nun unter „Meine gültigen Rahmenvereinbarungen“ im Ordner für aktive Einträge.
Aus dieser aktiven Rahmenvereinbarung können Sie direkt Miniwettbewerbe für die vorausgewählten, Ihren Losen zugeordneten Bieterunternehmen erstellen und starten.
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