Denne vejledning beskriver, hvordan du importerer dine eksisterende eksterne rammeaftaler og de dertil hørende forhåndsgodkendte leverandører til Mercell Tendering. Ved at importere disse aftaler kan du nemt iværksætte miniudbud og benytte platformens standardfunktioner til kontrakter, der indgås uden for Mercell Tendering-systemet.
Vigtige præciseringer
Inden du påbegynder opsætningsprocessen, skal du være opmærksom på følgende:
Manuel opsætning, ikke masseimport: Denne funktion tilbyder en manuel arbejdsgang til oprettelse og import af din rammeaftale i stedet for et værktøj til masseimport. Dette sikrer, at du har fuld kontrol over, at de enkelte leverandører matches korrekt med specifikke delaftaler, og at du kan bekræfte deres registreringsstatus.
Intet SRM-modul påkrævet: Du behøver ikke at have et Supplier Relationship Management (SRM)-modul eller et dedikeret leverandørregister for at bruge denne funktion. Værktøjet søger i Mercell-platformens standardregister.
Kun intern aktivering: Det afsluttende trin Publicér offentliggør ikke din aftale eksternt eller hos andre organisationer. Det aktiverer blot rammeaftalen internt i din organisation, så den er klar til brug.
Trin-for-trin-vejledning
Åbn importværktøjet
Gå til Indstillinger i topmenuen, og vælg Import af ekstern rammeaftale.
Klik på knappen Opret ekstern rammeaftale for at åbne en ny opsætningsformular.
Grundlæggende oplysninger
I det første afsnit skal du angive aftalens Navn, Identifikator og Varighed (start- og slutdato).
Vælg, om rammeaftalen skal være med eller uden delaftaler.
Definer dine tildelingskriterier (f.eks. pointgivning pr. delaflale eller for hele udbuddet).
Tilføj leverandører
Gå til fanen Leverandører. Her kan du tilføje kvalificerede leverandører til aftalen på to måder:
Tilføj eksisterende leverandører: Hvis dine leverandører allerede er registreret i systemet, kan du søge efter dem ved hjælp af deres firmanavn, CVR-nummer eller e-mailadresse. Vælg de relevante profiler, og klik på Tilføj valgte leverandører. Et pop op-vindue bekræfter, at leverandøren er fundet og tilføjet til din leverandørliste.
Invitér nye leverandører: Hvis din aftale omfatter leverandører, der skifter fra en anden platform og endnu ikke er registreret, skal du klikke på knappen Invitér ny leverandør. Indtast deres oplysninger, og send en samlet invitation. Leverandøren modtager en e-mail med et registreringslink. Når de har gennemført deres registrering på platformen, føjes de automatisk til din leverandørliste. (Bemærk venligst: Hvis en leverandør registrerer sig med et andet CVR-nummer end det, du oprindeligt indtastede, kan det være nødvendigt at tilføje dem manuelt igen fra leverandørlisten).
Konfigurér delaftaler og varegrupper
Hvis din rammeaftale anvender delaftaler, skal du gå til afsnittet Delaftaler og varegrupper.
Klik for at tilføje en ny delaftale, angiv et navn, og tilføj specifikke varer til delaftalen (herunder mængde og måleenheder).
Når delaftalen er oprettet, skal du tildele de specifikke godkendte leverandører, som du tilføjede i det foregående trin, til denne delaftale.
Vedhæftede filer og links
Gå til afsnittet Vedhæftede filer og links.
Upload eventuelle nødvendige dokumenter, eller angiv URL-links, der er relevante for rammeaftalen.
Forhåndsvisning og publicering
Gå til afsnittet Forhåndsvisning og publicering.
Klik på knappen for at offentliggøre rammeaftalen. Husk, at dette trin kun aktiverer aftalen for din egne organisation.
Afhold miniudbud
Din færdiggjorte import vil nu være placeret under Mine aktive rammeaftaler i din mappe.
Fra denne aktive rammeaftale kan du nu direkte oprette og lancere miniudbud for de tilføjede leverandører, der har adgang til dine delaftaler.
Article Ref: 280720261025