Legst du eine:n neue:n Mitarbeiter:in an, brauchst du im Bereich Sozialversicherung mehrere Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung. Hier erfährst du, welche Angaben das sind, warum sie wichtig sind und welche Besonderheiten es gibt. Wie du die Krankenkasse wechselst oder eine private Krankenversicherung hinterlegst, erfährst du Schritt für Schritt im verlinkten How-to.
Welche Sozialversicherungs- und Krankenkassendaten du bei der Mitarbeiteranlage brauchst
Im Bereich Sozialversicherung im Mitarbeiterprofil trägst du die Art der Versicherung (gesetzlich oder privat), die Krankenkasse deiner Mitarbeiter:in und die Versicherungsnummer (Rentenversicherungsnummer) ein. Lexware Office nutzt diese Angaben, um Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherung und weitere Sozialversicherungsträger korrekt zu übermitteln.
Warum die Angaben zu Sozialversicherung und Krankenkasse wichtig sind
Die Angaben zu Sozialversicherung und Krankenkasse entscheiden mit darüber, ob Lexware Office die Meldungen an Krankenkasse, Rentenversicherung und weitere Sozialversicherungsträger korrekt und pünktlich versenden kann. Fehlt eine Angabe oder ist sie veraltet – zum Beispiel nach einem Krankenkassenwechsel –, kann das zu falschen oder verspäteten Meldungen führen. Deshalb lohnt es sich, diese Angaben schon bei der Mitarbeiteranlage vollständig einzutragen und bei Änderungen zeitnah zu aktualisieren.
Krankenkassenauswahl je nach Beschäftigungsart
Bei der Krankenkassenauswahl unterscheidet Lexware Office zwischen Minijobber:innen und allen anderen Beschäftigungsarten. Bei Minijobber:innen wählst du keine Krankenkasse selbst aus – Lexware Office ordnet sie automatisch der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) zu. Bei allen anderen Beschäftigungsarten stehst dir die freie Auswahl aus allen gesetzlichen Krankenkassen zur Verfügung. Ist eine Mitarbeiter:in privat krankenversichert, wählst du im Bereich Sozialversicherung stattdessen die private Absicherung aus. Wie du das Schritt für Schritt einträgst, erfährst du im Artikel Krankenkasse wechseln oder private Krankenversicherung hinterlegen in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Gesetzliche oder private Krankenversicherung: die Jahresarbeitsentgeltgrenze
Die Jahresarbeitsentgeltgrenze entscheidet, ob eine Mitarbeiter:in in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) pflichtversichert bleibt oder wechseln kann. Für Sozialversicherung und Krankenkasse gilt in Deutschland grundsätzlich eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) für alle abhängig beschäftigten Arbeitnehmer:innen. Diese Pflicht endet, sobald das Gehalt einer Mitarbeiter:in die jährlich neu festgelegte Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet. Überschreitet eine Mitarbeiter:in diese Grenze, kann sie wählen: freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung bleiben oder zu einer privaten Krankenversicherung (PKV) wechseln.
Welche Rolle die Krankenkasse als Einzugsstelle spielt
Die gesetzliche Krankenkasse einer Mitarbeiter:in übernimmt mehr als nur die Krankenversicherung – sie fungiert auch als Einzugsstelle für weitere Sozialversicherungsbeiträge. Das bedeutet: Die Krankenkasse zieht nicht nur den Beitrag zur Krankenversicherung ein, sondern auch die Beiträge zur Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung und leitet diese an die zuständigen Träger weiter.
Wozu die Rentenversicherungsnummer dient
Die Rentenversicherungsnummer (im Programm als Feld 'Versicherungsnummer' bezeichnet) identifiziert deine Mitarbeiter:in eindeutig im deutschen Sozialversicherungssystem. Weitere gebräuchliche Bezeichnungen sind Sozialversicherungsnummer, RV-Nummer oder SV-Nummer. Lexware Office fragt die Rentenversicherungsnummer automatisch bei der Deutschen Rentenversicherung ab, sobald du das Mitarbeiterprofil vollständig ausgefüllt hast. Was zu tun ist, wenn die Rentenversicherungsnummer nicht automatisch gefunden wird, und wie du eine Mitarbeiter:in ohne Rentenversicherungsnummer abrechnest, erfährst du in zwei weiteren Artikeln: Wozu dient die Versicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer) bei Mitarbeiter:innen? und Mitarbeiter:innen ohne Versicherungsnummer abrechnen.
Besonderheiten bei Sozialversicherung und Krankenkasse
Bei Sozialversicherung und Krankenkasse gelten für bestimmte Versicherungskonstellationen folgende Einschränkungen:
Ist eine Mitarbeiter:in als geschäftsführende:r Gesellschafter:in nicht sozialversicherungspflichtig, zahlt aber freiwillig in die gesetzliche Krankenversicherung ein? Diesen Fall unterstützt Lexware Office nicht automatisiert. Eine korrekte automatisierte Abrechnung ist hier nicht möglich. Kläre die einzutragenden Werte in diesem Fall mit deiner Steuerkanzlei, dem Finanzamt und der Krankenkasse ab.
Lexware Office unterstützt die SVLFG (Landwirtschaftliche Kranken- und Pflegekasse) nicht als Krankenkasse. Du kannst sie nicht als Krankenkasse einer Mitarbeiter:in auswählen.
Weiterführende Themen
Mitarbeiter:innen in Lexware Office Lohn & Gehalt korrekt anlegen – der Einstiegsartikel zur Mitarbeiteranlage
Krankenkasse wechseln oder private Krankenversicherung hinterlegen in Lexware Office Lohn & Gehalt – Schritt-für-Schritt-Anleitungen für beide Aufgaben
Wozu dient die Versicherungsnummer (Sozialversicherungsnummer) bei Mitarbeiter:innen? – alles rund um die Versicherungsnummer
Mitarbeiter:innen ohne Versicherungsnummer abrechnen – Abrechnungssperre aufheben