Dieser Artikel richtet sich an Personen, die Belege an einen Lexware Office Account senden – also an Lieferanten, Mitarbeitende oder eigene Postfächer, die als freigegebene Belegsender hinterlegt sind.
Der Lexware Office Account, für den Sie Belege einreichen, hat Sie dafür eingerichtet und Ihnen eine Empfangsadresse mitgeteilt.
Für Lexware Office Nutzer:innen: Wenn Sie den Belegempfang einrichten oder weitere Belegsender hinzufügen möchten, finden Sie die passende Anleitung hier: Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten
Diese Voraussetzungen gelten für einen erfolgreichen Dateiupload
Damit Ihre E-Mail korrekt verarbeitet wird, beachten Sie folgende Anforderungen:
Erlaubte Dateiformate: PDF (bevorzugt), JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF oder XML (ZUGFeRD/XRechnung)
Kein Dateipasswort: Die Datei darf nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt sein
Keine Archive: Kein ZIP oder andere Container-Formate
Maximale E-Mail-Größe: 20 MB, mit bis zu 20 Anhängen pro E-Mail
So senden Sie einen Beleg
Öffnen Sie eine neue E-Mail und fügen Sie den Beleg als Dateianhang hinzu (z. B. als PDF).
Tragen Sie die Lexware Office Empfangsadresse Ihres Empfängers in das Empfängerfeld ein – erkennbar an der Endung "@inbox.lexware.email".
Klicken Sie auf Senden.
Der Beleg landet automatisch im Belegordner des Empfängers und steht dort sofort zur Weiterverarbeitung bereit.
Hinweis: Lexware Office verarbeitet ausschließlich die angehängten Dateien. Text im E-Mail-Rumpf – zum Beispiel eine persönliche Nachricht an Sie – erscheint nicht im Belegordner.
Wenn Sie zusätzlich etwas mitteilen möchten, senden Sie dafür eine separate E-Mail an die reguläre Kontaktadresse Ihres Ansprechpartners.
Woran erkennen Sie, dass der Versand geklappt hat?
Sie erhalten keine automatische Eingangsbestätigung. Wenn Sie sichergehen möchten, dass der Beleg angekommen ist, fragen Sie kurz beim Empfänger nach.
Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?
Situation | Was zu tun ist |
Sie möchten zusätzlich eine persönliche Nachricht schicken. | Senden Sie die Nachricht in einer separaten E-Mail an die reguläre Kontaktadresse – nicht an die Lexware Office Empfangsadresse. |
Sie haben ein falsches Dateiformat verwendet (z. B. .docx oder .zip) | Speichern Sie das Dokument als PDF und senden Sie die E-Mail erneut. |
Sie sind unsicher, ob Ihre E-Mail-Adresse als Belegsender freigegeben ist. | Wenden Sie sich an den Lexware Office Nutzer, der Sie als Belegsender eingerichtet hat. Nur freigegebene Adressen können Belege einliefern. |