Dieser Artikel richtet sich an Personen, die Belege an einen Lexware Office Account senden – also an Lieferanten, Mitarbeitende oder eigene Postfächer, die als freigegebene Belegsender hinterlegt sind.
Der Lexware Office Account, für den du Belege einreichst, hat dich dafür eingerichtet und dir eine Empfangsadresse mitgeteilt.
Für Lexware Office Nutzer:innen: Wenn du den Belegempfang einrichten oder weitere Belegsender hinzufügen möchtest, findest du die passende Anleitung hier: Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten
Diese Voraussetzungen gelten für einen erfolgreichen Dateiupload
Damit deine E-Mail korrekt verarbeitet wird, beachte folgende Anforderungen:
Erlaubte Dateiformate: PDF (bevorzugt), JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF oder XML (ZUGFeRD/XRechnung)
Kein Dateipasswort: Die Datei darf nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt sein
Keine Archive: Kein ZIP oder andere Container-Formate
Maximale E-Mail-Größe: 20 MB, mit bis zu 20 Anhängen pro E-Mail
So sendest du einen Beleg
Öffne eine neue E-Mail und füge den Beleg als Dateianhang hinzu (z. B. als PDF).
Trag die Lexware Office Empfangsadresse deines Empfängers in das Empfängerfeld ein – erkennbar an der Endung "@inbox.lexware.email".
Klicke auf Senden.
Der Beleg landet automatisch im Belegordner des Empfängers und steht dort sofort zur Weiterverarbeitung bereit.
Hinweis: Lexware Office verarbeitet ausschließlich die angehängten Dateien. Text im E-Mail-Rumpf – zum Beispiel eine persönliche Nachricht an dich – erscheint nicht im Belegordner.
Wenn du zusätzlich etwas mitteilen möchtest, sende dafür eine separate E-Mail an die reguläre Kontaktadresse deines Ansprechpartners.
Woran erkennst du, dass der Versand geklappt hat?
Du erhältst keine automatische Eingangsbestätigung. Wenn du sichergehen möchtest, dass der Beleg angekommen ist, frage kurz beim Empfänger nach.
Was tun, wenn etwas nicht funktioniert?
Situation | Was zu tun ist |
Du möchtest zusätzlich eine persönliche Nachricht schicken. | Sende die Nachricht in einer separaten E-Mail an die reguläre Kontaktadresse – nicht an die Lexware Office Empfangsadresse. |
Du hast ein falsches Dateiformat verwendet (z. B. .docx oder .zip) | Speichere das Dokument als PDF und sende die E-Mail erneut. |
Du bist unsicher, ob deine E-Mail-Adresse als Belegsender freigegeben ist. | Wende dich an den Lexware Office Nutzer, der dich als Belegsender eingerichtet hat. Nur freigegebene Adressen können Belege einliefern. |