1. Datei für den Versand vorbereiten
Falls die automatisierte Übertragung fehlschlägt, gehst Du wie folgt vor, um die notwendige Datei zu erhalten:
Klicke auf PAYROLL/ ÄNDERUNGEN SENDEN (1)
Nun siehst Du ein kleines rotes X rechts neben der Lupe mit dem Text Lohnabrechnung gesendet (2)
Klicke auf den Link Details anzeigen (2)
Du siehst ein weiteres kleines rotes X mit rot hinterlegtem Text
Klicke auf den blau hinterlegten Link, der auf .xlsx endet, um die Datei herunterzuladen (3)
Hinweis:
Derzeit sind die Fehlermeldungen nur auf Englisch verfügbar.
2. Fehlerursachen in der Datei prüfen
Sobald Du das Dokument gesichert hast, analysierst Du die Inhalte auf Unstimmigkeiten. Bitte beachte, dass die Fehlermeldungen aktuell nur auf Englisch verfügbar sind:
Öffne nun die heruntergeladene Datei
Suche die Spalte Status und filtere nach failed
Prüfe den Eintrag in der Spalte Status, welcher anzeigt, dass die Übermittlung für diesen Mitarbeiter nicht möglich war.
Lies die Fehlermeldung rechts neben der Spalte Status, um den Grund für das Scheitern zu verstehen.
Folge je nach vorliegendem Fehler der entsprechenden Handlungsempfehlung
Sieh dir dieses Video an, um zu verstehen was zu tun ist.
3. Fehlermeldungen und Lösungen interpretieren
Hier findest Du eine Übersicht der möglichen Fehlercodes sowie die erforderlichen Maßnahmen:
Status Error message | Erklärung und Handlung |
Delayed submission is not allowed. Payroll cycle is already closed. | Du versuchst, diese Abrechnung nach dem letzten möglichen Einreichungsdatum zu senden. Sende die heruntergeladene Datei einfach manuell an Deel. |
Invalid request body | Das Format einiger Inhalte ist falsch. Stelle sicher, dass Du die Datei nicht versehentlich bearbeitet hast. |
data.shifts.0.external_id: String must contain at most 48 character(s) | Die Schicht-ID darf nicht länger als 48 Zeichen sein. |
data.shifts.0.summary.total_payable_hours: Number must be greater than 0 | Für diesen Mitarbeiter versucht Kenjo einen Lohnart-Eintrag mit Wert 0 oder negativ für diesen Zeitraum zu senden, was nicht möglich ist. |
Shift Rate not found | Der Schichtlohn/Lohnart fehlt beim Deel. Diese muss erstellt werden. |
Contract with id XXXX not found | Die Vertrags-ID wurde nicht gefunden. Entweder ist sie falsch oder noch nicht in Deel erstellt. |
Shift with external id XXXXX not found | Die zuvor integrierten Lohnart-Daten wurden nicht gefunden. Die Daten wurden in Deel gelöscht. |
The following external IDs are not unique: XXXXXXXXXXXX | Die Lohnart-Daten für diesen Zeitraum existieren bereits. Du musst ein Update statt einer Neuerstellung durchführen. |
4. Datei an Deinen Lohnabrechnungsanbieter senden
Nachdem Du die Datei erfolgreich heruntergeladen hast, schickst Du den Datendownload nun per Payroll Ticket oder per E-Mail an Deel.