Voraussetzung: Alle Mitarbeiter müssen bereits in Kenjo angelegt sein. Falls Du noch Mitarbeiter hinzufügen musst, lies zuerst den Artikel Mitarbeiter hinzufügen.
Bis zu diesem Punkt Deiner Implementierung waren alle Deine Mitarbeiter inaktiv. So konntest Du Deinen Account einrichten und testen, ohne dass Deine Mitarbeiter E-Mails erhalten.
Sobald Du mit der Einrichtung fertig bist, kannst Du Deine Mitarbeiter gesammelt aktivieren.
Mehrere Mitarbeiter gleichzeitig aktivieren
Das ist der schnellste Weg, wenn Du startklar bist und alle Mitarbeiter auf einmal einladen möchtest.
Gehe zu Mitarbeiter.
Klicke auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle Mitarbeiter auszuwählen.
Klicke auf Aktionen > Mitarbeiter aktivieren.
Ein Dialog zeigt an: "Die Einladungs-E-Mail wird sofort versendet. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden."
Klicke zur Bestätigung auf Mitarbeiter aktivieren.
Die Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungslink und dem Willkommenstext, den Du unter Einstellungen > Willkommens-Assistent hinterlegt hast. Sie werden gebeten, ihre persönlichen Daten zu vervollständigen und ein Profilfoto hochzuladen. Sobald sie diese Schritte abgeschlossen haben, ändert sich ihr Status automatisch auf Aktiv.
Deine Mitarbeiter erhalten eine Einladungs-E-Mail mit dem Inhalt, den Du im Willkommens-Assistenten hinterlegt hast.
Hinweis:
Die Aktivierungs-E-Mail ist dreißig Tage lang gültig. Hat sich der Mitarbeiter in diesem Zeitraum nicht über den Aktivierungslink angemeldet, muss er erneut über das System aktiviert werden.
Im Mitarbeiterverzeichnis kannst Du über den Filter Mitarbeiterstatus alle Mitarbeiter finden, die noch nicht aktiviert sind, und sie einzeln oder gesammelt aktivieren.
Mitarbeiter werden abgerechnet, sobald die Einladungs-E-Mail von Kenjo versendet wurde. Mehr dazu findest Du hier: FAQ: Abrechnung und Rechnungsverwaltung.
Mitarbeiter einzeln aktivieren
Wenn Du nicht alle auf einmal einladen möchtest, kannst Du Mitarbeiter auch einzeln aktivieren.
Gehe zu Mitarbeiter und klicke auf den Namen des Mitarbeiters.
Scrolle zum Bereich "Aktionen" und klicke auf Mitarbeiter aktivieren.
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungslink und Deinem Willkommenstext.
Aktivierungslink abgelaufen: Einladung erneut senden
Der Aktivierungslink ist 30 Tage gültig. Klickt ein Mitarbeiter in dieser Zeit nicht auf den Link, läuft er ab.
So sendest Du die Einladung erneut:
Gehe zu Mitarbeiter und klicke auf den Namen des Mitarbeiters.
Klicke auf Einladung erneut senden.
Die neue Einladungs-E-Mail wird sofort versendet und ist weitere 30 Tage gültig.
Nicht aktivierte Mitarbeiter filtern
In der Übersicht siehst Du, welche Mitarbeiter noch nicht aktiviert wurden:
Gehe zu Mitarbeiter.
Klicke oben auf das Filter-Symbol.
Wähle unter "Status" die Option Noch nicht aktiviert oder Abgelaufen.
Jetzt siehst Du nur die Mitarbeiter, deren Einladung noch offen oder abgelaufen ist. Du kannst sie direkt von hier aus aktivieren oder die Einladung erneut senden.
Mitarbeiter erhalten keine Einladungs-E-Mail
Wenn ein Mitarbeiter keine E-Mail erhält, liegt das meist an seiner E-Mail-Adresse:
Stelle sicher, dass die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters aktiv ist, bevor Du sein Profil anlegst. Kann Kenjo eine E-Mail nicht zustellen, blockiert das System künftige Zustellungen an diese Adresse.
Ist das bereits passiert, schreib eine E-Mail an support@kenjo.io. Das Support-Team kann die Adresse für Dich zurücksetzen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich einen Mitarbeiter aktiviere?
Es wird sofort ein Aktivierungslink per E-Mail versendet. Der Mitarbeiter muss darauf klicken, um seinen Account freizuschalten. Im Mitarbeiterverzeichnis siehst Du seinen Status als "Eingeladen".
Kann ich die Einladungs-E-Mail anpassen?
Ja. Gehe zu Einstellungen > Willkommens-Assistent und bearbeite den Text, den alle Mitarbeiter in ihrer Einladungs-E-Mail sehen. Die Änderung gilt für alle neuen Aktivierungen.
Werden Mitarbeiter abgerechnet, sobald ich sie aktiviere?
Ja. Die Abrechnung beginnt mit dem Versand der Einladungs-E-Mail, nicht erst mit der ersten Anmeldung des Mitarbeiters. Mehr Infos zur Abrechnung findest Du unter Einstellungen > Abrechnung.
Kann ich einen inaktiven Mitarbeiter später noch aktivieren?
Ja. Du kannst einen Mitarbeiter jederzeit aktivieren – auch Wochen oder Monate nachdem Du ihn angelegt hast. Gehe dazu ins Mitarbeiterprofil und klicke auf Mitarbeiter aktivieren.
Kann ich die Aktivierung rückgängig machen?
Nein. Wenn Du Mitarbeiter aktivierst, werden die E-Mails sofort versendet und die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Falls das versehentlich passiert ist, wende Dich an das Support-Team unter support@kenjo.io.