Documenten import
Zo levert u de mappenstructuur van uw dossiers correct aan voor de import. Volgt u de stappen hieronder exact, dan gaat de import in één keer goed en voorkomt u vertraging.
⚠️ Let op: lever nooit losse, ongezipte documenten aan. Comprimeer de volledige mappenstructuur altijd tot één .zip-bestand, exact zoals getoond in de video hieronder. Lever documenten aan vóór 09:00 op de conversiedatum. Gebruikt u de FTP-server? Meld het ons per e-mail zodra de upload klaar is — anders weten wij niet of de conversie compleet is.
[VIDEO HIER INVOEGEN — zipmap-maken-dossiers.mp4]
In de video hierboven laten we precies zien hoe u de mappenstructuur van uw dossiers moet zippen voordat u deze aanlevert. Volgt u deze stappen exact — dat voorkomt vertraging bij het importeren.
Documenten levert u zelf aan. Dit is het onderdeel waar het meest misgaat — volg de structuur hieronder precies, dan gaat de import in één keer goed.
Documenten bij uw database
Horen deze documenten al bij een aangeleverde database? Dan brengt u geen eigen mappenstructuur aan. Zet de hoofdmap in één .zip-bestand, zodat de originele datums behouden blijven.
Losse documenten
Geen database? Dan levert u aan in een vaste structuur: medewerker > dossier > (submappen genegeerd, bestanden wel geïmporteerd).
Welke regels gelden er voor de mappenstructuur?
Dossiermapnamen: dossiernummer consistent vóór óf achter de dossiernaam, bv.
D2014001 Jansen AdviesScheidingsteken tussen nummer en naam: spatie, komma, koppelteken, / , \ of _ — consistent gebruiken
Dossiernummer maximaal 10 karakters
Alles vooraf comprimeren als .zip (geen .rar of andere compressie)
Geen accenten in map- of bestandsnamen (worden anders vervangen door _)
Maximale bestandsgrootte per document: 200 MB
Elk dossiernummer maar één keer gebruiken — anders worden dossiers samengevoegd
Hoe weet u dat het gelukt is?
U heeft de upload correct aangeleverd zodra u ons per e-mail heeft bevestigd dat de upload compleet is (bij gebruik van de FTP-server). Ontbreekt deze bevestiging, dan weten wij niet of de conversie compleet is en kan de import vertraging oplopen.
Waar moet u op letten?
Eén .zip-bestand. Lever nooit losse, ongezipte documenten aan. Comprimeer de volledige mappenstructuur altijd tot één .zip-bestand.
Geen .rar. Gebruik alleen .zip, geen andere compressievorm.
Bestandsgrootte. De maximale bestandsgrootte per document is 200 MB — grotere bestanden worden overgeslagen.
Uniek dossiernummer. Een dossiernummer mag maar één keer voorkomen. Komt het vaker voor, dan worden die dossiers samengevoegd.
Deadline. Lever alles aan vóór 09:00 op de conversiedatum.