Richtlijnen voor archivering en compliance
iLost adviseert om altijd de geldende lokale wet- en regelgeving te volgen bij het opslaan, beheren en archiveren van gevonden voorwerpen. Elke organisatie is zelf verantwoordelijk voor het naleven van deze regelgeving. iLost kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer voorwerpen eerder of later worden gearchiveerd dan is toegestaan volgens lokale wetgeving.
Voor identiteitsdocumenten dient elke organisatie eigen interne procedures vast te stellen en te volgen voor opslag en verwerking. Ter ondersteuning van GDPR-compliance biedt iLost flexibele archiveringsmogelijkheden, waaronder de optie om voorwerpen direct na registratie te archiveren wanneer dit vereist is volgens interne richtlijnen of wettelijke verplichtingen.
Voorwerpen archiveren in iLost
In het iLost-dashboard vind je de categorie ‘Verlopen’. Deze categorie bevat alle voorwerpen waarvoor de ingestelde bewaartermijn is verstreken.
Voorwerpen in de categorie Verlopen:
Worden automatisch verwijderd van de openbare website
Zijn niet langer zichtbaar voor eigenaren
Kunnen geen nieuwe claims meer ontvangen
Als onderdeel van je interne processen dienen voorwerpen in deze categorie periodiek te worden gearchiveerd.
Zo archiveer je voorwerpen
Open de categorie ‘Verlopen’ in het dashboard
Selecteer één of meerdere voorwerpen
Klik op de blauwe knop ‘Alles archiveren’
Wijs een eindbestemming toe aan elk voorwerp
Voorbeelden van eindbestemmingen:
Donatie / goed doel
Afval / vernietiging
Politie
Andere bestemmingen die aansluiten bij de procedures van jouw organisatie
Beheerders kunnen eindbestemmingen aanmaken en beheren via Bedrijfsinstellingen.
Bewaartermijnen voor gevonden voorwerpen
Tijdens de implementatie van je iLost-account worden standaard bewaartermijnen ingesteld. Deze termijnen zijn gebaseerd op:
Het beleid van je organisatie
Toepasselijke lokale wetgeving
Voor sommige categorieën gelden kortere bewaartermijnen dan voor andere. Een veelvoorkomend voorbeeld zijn passen, kaarten en identiteitsdocumenten, die vaak versneld moeten worden gearchiveerd. Aanpassingen aan bewaartermijnen kunnen worden gedaan door het iLost Partner Support-team, maar alleen aanvragen die zijn ingediend door accountbeheerders worden verwerkt.
*Beheerders kunnen een voorwerp altijd handmatig versneld archiveren via de knop ‘Meer acties’.
**Let op: bewaartermijnen in jouw iLost-account kunnen afwijken van de standaardinstellingen als dit wordt vereist door lokale wetgeving of interne procedures.
Een archieflijst afdrukken
Je kunt een lijst afdrukken van voorwerpen die gearchiveerd moeten worden. Dit is vooral handig bij het opruimen van je fysieke opslaglocatie, wanneer je het apparaat waarop iLost draait niet kunt meenemen. Na het leegmaken van de fysieke opslag dienen de voorwerpen ook in het iLost-systeem te worden gearchiveerd door op ‘Archiveren’ te klikken.
Wat te doen met gearchiveerde voorwerpen
Zodra een voorwerp is gearchiveerd in iLost, wordt jouw organisatie de juridisch eigenaar en verantwoordelijk voor de verdere afhandeling. Bij het verwerken van voorwerpen met persoonlijke of gevoelige informatie adviseren wij extra zorgvuldigheid en het naleven van alle geldende wet- en regelgeving. Veelvoorkomende opties na archivering zijn:
Bruikbare voorwerpen doneren
Voorwerpen in goede staat kunnen worden gedoneerd aan een goed doel en zo een tweede leven krijgen.
Voorwerpen veilen
Sommige organisaties kiezen ervoor om waardevolle voorwerpen te veilen, in overeenstemming met interne richtlijnen en lokale regelgeving.
Wettelijke vereisten voor identiteitsdocumenten volgen
Paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen en andere door de overheid uitgegeven documenten moeten worden verwerkt en vernietigd volgens de geldende wetgeving.
Bankpassen en toegangspassen vernietigen
Om misbruik te voorkomen dienen bankpassen, lidmaatschapskaarten en andere toegangspassen op een veilige manier te worden vernietigd.
Overige voorwerpen vernietigen
Voorwerpen die niet kunnen worden hergebruikt, gedoneerd of verkocht, dienen te worden vernietigd conform het beleid van jouw organisatie.