Richtlijnen voor Archivering en Naleving

iLost adviseert om alle lokale wetten en regelgeving met betrekking tot de opslag en verwerking van gevonden voorwerpen na te leven. iLost kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer items eerder worden gearchiveerd dan toegestaan volgens de lokale wetgeving. Voor identiteitsdocumenten is elke organisatie zelf verantwoordelijk voor het vaststellen van interne bewaartermijnen en procedures.
Om te ondersteunen bij GDPR-compliance biedt iLost flexibele archiveringsopties, waaronder de mogelijkheid om voorwerpen direct bij registratie te archiveren wanneer dit vereist is volgens interne beleidsregels.

Voorwerpen Archiveren in iLost

In het iLost-dashboard vind je de categorie “Verlopen”. In deze sectie staan alle ivoorwerpen waarvan de bewaartermijn is afgelopen. Voorwerpen in deze categorie worden automatisch van de publieke webpagina verwijderd en kunnen niet langer door nieuwe vinders worden geclaimd. Als onderdeel van jullie interne proces dienen items in de categorie “Verlopen” periodiek te worden gearchiveerd.

Voorwerp archiveren:

Selecteer één of meerdere items in de categorie “Verlopen”.
Klik op de blauwe knop “Alles archiveren”.
Je wordt vervolgens gevraagd om een eindbestemming voor elk item te kiezen. Voorbeelden hiervan zijn: Goede doelen, Afvoer/Prullenbak, Politie of elke andere bestemming die aansluit bij de procedures binnen jullie organisatie.

Beheerder- (admin) gebruikers kunnen eindbestemmingen aanmaken en beheren onder Bedrijfsinstellingen.

Bewaartermijnen van Gevonden Voorwerpen

Tijdens de implementatie van je iLost-account worden standaard bewaartermijnen ingesteld. Deze termijnen zijn afhankelijk van zowel het beleid van je organisatie als de geldende lokale wet- en regelgeving. Sommige voorwerp categorieën vereisen een kortere bewaartermijn dan andere. Een veelvoorkomend voorbeeld zijn passen, kaarten en identiteitsdocumenten, die vaak versneld moeten worden gearchiveerd.
Aanpassingen aan bewaartermijnen kunnen worden uitgevoerd door het iLost Partner Support-team, maar alleen verzoeken die door accountbeheerders worden ingediend, worden in behandeling genomen.

*Admin-gebruikers kunnen de archivering van een voorwerp altijd handmatig versnellen via de knop “Meer acties”.

Een Archieflijst Printen

Het is mogelijk om een lijst te printen van voorwerpen die moeten worden gearchiveerd. Dit is handig bij het opruimen van de fysieke opslagruimte — vooral wanneer je het apparaat waarop iLost draait niet kunt meenemen. Na het opruimen van de fysieke opslag is het belangrijk om de voorwerpen ook in het iLost-systeem te archiveren door op de knop “Archiveren” te klikken.

Wat te doen met Gearchiveerde Voorwerpen

Zodra voorwerpen zijn gearchiveerd, wordt je organisatie de wettelijke eigenaar en bepaalt deze wat er met de gearchiveerde voorwerpen gebeurt. Bij het behandelen of overdragen van voorwerpen die gevoelige persoonlijke informatie bevatten, raden we aan extra zorgvuldig te werk te gaan. Onderstaande opties kunnen worden gebruikt om voorwerpen te verwerken nadat ze zijn gearchiveerd: