Wanneer de eigenaar een retourkeuze heeft gemaakt, verschijnt het voorwerp onder het tabblad “Klaarleggen”. Uw organisatie ontvangt daarnaast een melding per e-mail.
Belangrijke informatie: identiteitsdocumenten
Het is niet mogelijk om identiteitsdocumenten zoals paspoorten en ID-kaarten te verzenden via koeriersdiensten zoals DHL, UPS of FedEx. Deze documenten worden door veel vervoerders beschouwd als niet-verzendbare goederen.
Daarom zijn er geen verzendopties beschikbaar voor eigenaren van dit type documenten.
Wilt u toch een eigen koeriersdienst gebruiken? Raadpleeg dan altijd vooraf het beleid van de vervoerder.
Verzendinstructies
Wanneer een eigenaar kiest voor verzending, verschijnt het voorwerp onder “Klaarleggen”. Als het voorwerp verzonden moet worden, ziet u de status “Inpakken” naast het voorwerp staan.
Stap 1: Voorwerp goed verpakken
Verpak het voorwerp zorgvuldig zodat het niet beschadigd raakt tijdens transport.
Gebruik stevige dozen of beschermende enveloppen
Zorg dat het pakket goed afgesloten is
Maak de verpakking herkenbaar indien mogelijk (bijv. met iLost-tape)
Stap 2: Documenten afdrukken
Klik op “Documenten afdrukken”.
Print vervolgens alle documenten die in het pop-up venster beschikbaar zijn, zoals:
Verzendlabel
Bevestig dit stevig en duidelijk zichtbaar op de buitenkant van het pakket.Overdrachtsontvangst (optioneel)
Print dit als u wilt dat de koerier tekent als bewijs van afgifte.Douanedocumenten (indien van toepassing)
Voor internationale zendingen worden deze automatisch beschikbaar.
Bevestig alle documenten samen aan de buitenkant van het pakket, bijvoorbeeld met een documentenvelop.
De eerste stap is het voorbereiden van het pakket voor verzending. Klik op de knop ''Documenten afdrukken''.
Stap 3: Bevestigen dat het pakket klaar is
Zijn alle documenten geprint en is het pakket goed verpakt?
Klik dan op:
✅ “Voorwerp is ingepakt”
Hiermee bevestigt u dat het pakket klaarstaat voor de koerier.
Stap 4: Pakket opgehaald door koerier
Zodra de koerier het pakket heeft opgehaald, klikt u op:
📦 “Het pakket is opgehaald, stuur track & trace naar eigenaar”
Daarna kunt u de zending volgen via de knop:
🔍 “Open track & trace”
Belangrijk: 7 dagen verzendtermijn
Vanaf het moment dat een zending is geboekt, heeft u 7 dagen om het pakket verzendklaar te maken. Als dit niet gebeurt binnen deze periode, moet iLost de zending annuleren. De eigenaar wordt dan gevraagd contact op te nemen met uw organisatie om een alternatief retourmoment af te spreken.
Kunt u een voorwerp niet binnen 7 dagen verzenden?
Neem dan contact op met het iLost Support Team. Wij kunnen de zending openhouden. Vergeet niet de eigenaar via het chatvenster te informeren over eventuele vertraging.
Internationale zendingen (douanedocumenten)
Voor zendingen naar andere continenten en landen met strikte douaneregels zijn douanedocumenten verplicht. Zonder deze documenten kan het pakket niet worden vrijgegeven en wordt het teruggestuurd.
Let op: verzendkosten worden niet terugbetaald bij retourzendingen. De eigenaar moet dan opnieuw een zending boeken.
Douanedocumenten afdrukken
Wanneer douanedocumenten vereist zijn, verschijnen deze automatisch in iLost tijdens het voorbereiden van het pakket. U wordt gevraagd om:
de titel van het voorwerp in het Engels te vertalen
het gewicht te schatten (minimaal 1 kg)
Print vervolgens:
commerciële facturen
douaneaangifteformulier
Bevestig alles aan de buitenkant van het pakket.
De verdere afhandeling blijft hetzelfde: overhandig het pakket aan de koerier en stuur track & trace naar de eigenaar.
Naast het toevoegen van de extra documenten blijft de afhandeling van de verzending hetzelfde. Overhandig het pakket aan de koerier, laat de koerier het bewijs van overhandiging ondertekenen (dit is niet verplicht) en stuur de track en trace naar de eigenaar.
*Je kunt vaak zonder verplichting documentenveloppen aanvragen bij grote koeriersdiensten zoals FedEx of UPS.
De verdere afhandeling blijft hetzelfde: overhandig het pakket aan de koerier en stuur track & trace naar de eigenaar.
Pakket niet opgehaald?
Is de koerier niet langsgekomen of was het pakket nog niet klaar? Geen probleem. U kunt eenvoudig een nieuwe pickup aanvragen. Ga naar het voorwerp en klik op:
🚚 “Koerier niet langs geweest? Vraag nieuwe pickup aan”
Deze optie is beschikbaar vanaf de dag na de geplande ophaaldatum.
Verpakkingsinstructies
Een goede verpakking is cruciaal om schade of verlies te voorkomen. Zorg dat u voldoende verzendmaterialen beschikbaar heeft, zoals:
dozen in verschillende formaten
verzendzakken
bubbeltjesenveloppen
beschermend opvulmateriaal
Pakketten kunnen helaas ook bij gerenommeerde koeriersdiensten zoekraken. Maak uw verpakking daarom bij voorkeur goed herkenbaar. Vraag gerust naar de mogelijkheid om rode iLost-tape te gebruiken.
De eigenaar heeft een ophaalafspraak gepland
Als de eigenaar kiest voor ophalen, verschijnt het voorwerp ook onder “Klaarleggen”.
Wanneer u het voorwerp opent, ziet u:
de geplande datum
het tijdstip van ophalen
U bepaalt zelf welke tijdsloten beschikbaar zijn voor eigenaren.
Controle bij ophalen
De eigenaar wordt gevraagd het voorwerpnummer te vermelden bij de afspraak. Hiermee kan worden aangetoond dat hij of zij de rechtmatige eigenaar is.
Bij waardevolle of persoonlijke voorwerpen raden we aan extra controle uit te voeren, bijvoorbeeld door te vragen naar een identiteitsbewijs.
Voorwerp overgedragen?
Wanneer het voorwerp is opgehaald door de eigenaar, klikt u op:
✅ “Voorwerp opgehaald? Stuur bevestiging”
Het voorwerp is dan volledig verwerkt en verschijnt automatisch onder het tabblad:
📍 “Terug bij eigenaar”