Wanneer de eigenaar een keuze heeft gemaakt, verschijnt het voorwerp onder het tabblad "Klaarleggen" en ontvangt uw organisatie een melding per e-mail.
Let op: Het is niet mogelijk om identiteitsdocumenten zoals ID-kaarten en paspoorten via koeriersdiensten zoals DHL, UPS, FedEx, enzovoort te verzenden. Deze documenten worden over het algemeen beschouwd als niet-verzendbare goederen door veel koeriersdiensten. Daarom zijn er geen verzendopties beschikbaar voor eigenaren van dit specifieke type documenten. Voordat u een eigen koeriersdienst gebruikt, dient u dit beleid vooraf te raadplegen.
Verzendinstructies
Als de eigenaar ervoor heeft gekozen om het voorwerp terug te sturen, verschijnt het onder het tabblad "Klaarleggen".
Als het voorwerp moet worden verzonden, zie je 'inpakken' naast het voorwerp staan. Verpak het voorwerp goed zodat het niet beschadigd kan raken tijdens transport. Druk het verzendlabel en eventuele aanvullende documenten voor overdracht af die in iLost worden weergegeven. Nadat het voorwerp goed is verpakt, bevestigt u het verzendlabel duidelijk zichtbaar en stevig op het pakket.
Een zending wordt automatisch geboekt wanneer de betaling van de eigenaar is goedgekeurd. Als een voorwerp "Inpakken'' aangeeft onder het tabblad "Klaarleggen" dan kunt u verwachten dat de koerier het pakket de volgende werkdag komt ophalen. Indien het internationale zendingen betreft, kan dit middels een Express service geboekt zijn. In deze situatie kan de koerier nog dezelfde dag langskomen. Als de koerier niet is langsgekomen, kan u de dag na de ophaaldatum een nieuwe ophaalverzoek indienen via de applicatie.
De eerste stap is het voorbereiden van het pakket voor verzending. Klik op de knop ''Documenten afdrukken''.
Print alle beschikbare documenten die je ziet in het pop-up venster:
Verzendlabel: Bevestig dit aan de buitenkant van het pakket.
Print de 'Overdrachtsontvangst' als je wilt dat de koerier dit ondertekent als bewijs van de pakketafgifte.
Als de zending door de douane van het bestemmingsland moet, worden de douanedocumenten automatisch beschikbaar om af te drukken. Print alle deze documenten en bevestig ze, inclusief het verzendlabel, aan de buitenkant van het pakket. Ga verder met lezen in dit artikel om te leren hoe je dit doet.
Zijn alle documenten geprint? Bevestig dan dat het pakket officieel klaar is voor de koerier met de knop ''Voorwerp is ingepakt''.
Nu het pakket klaar is, kan het door de koerier worden opgehaald. Druk op de volgende knop: "Het pakket is opgehaald, stuur track en trace naar eigenaar."
Zodra een pakket is opgehaald, kun je de knop ''Open track en trace'' gebruiken om het pakket te volgen.
Let op:
Vanaf het moment dat een zending is geboekt, heeft u 7 dagen de tijd om het pakket verzendklaar te maken voor de koerier. Als het pakket niet binnen deze periode verzendklaar is, zal iLost de zending van de eigenaar helaas moeten annuleren. In dat geval zal het iLost Support Team de eigenaar vriendelijk verzoeken om contact op te nemen met uw organisatie om een alternatieve retourmogelijkheid te regelen.
*Kunt u om welke reden dan ook een voorwerp niet binnen 7 dagen verzendklaar maken, geef dit dan door aan het iLost Support Team. Wij kunnen de zending dan openhouden.
Vergeet niet om de eigenaar via het chatvenster op de hoogte te brengen dat de zending hierdoor vertraging oploopt.
Internationale zendingen (Douane documenten)
Douanedocumenten zijn verplicht voor zendingen naar andere continenten en bepaalde landen met strikte douaneregels. Deze documenten zijn essentieel voor de douane-afhandeling in het bestemmingsland. Zonder deze documenten kan het pakket niet worden vrijgegeven en zal het worden teruggestuurd.
Let op: de verzendkosten zijn niet terug te vorderen voor geretourneerde zendingen, waardoor uw klant de zending opnieuw moet boeken. Het is van cruciaal belang om deze documenten veilig aan het pakket te bevestigen.
Als een eigenaar een zending boekt waarbij douanedocumenten vereist zijn, zie je deze documenten automatisch wanneer je het pakket voorbereidt voor verzending in iLost. Deze documenten kunnen samen met het verzendlabel worden afgedrukt.
Als je op de knop klikt, moet je de titel van het voorwerp in het Engels vertalen en het gewicht van het voorwerp in kilogrammen schatten. Hierbij is 1 kilogram het minimum. Print alle commerciële facturen en het douaneaangifteformulier en bevestig deze aan de buitenkant van het pakket (met een documentstickerset of envelop). Zie hieronder een voorbeeldpakket:
Naast het toevoegen van de extra documenten blijft de afhandeling van de verzending hetzelfde. Overhandig het pakket aan de koerier, laat de koerier het bewijs van overhandiging ondertekenen (dit is niet verplicht) en stuur de track en trace naar de eigenaar.
*Je kunt vaak zonder verplichting documentenveloppen aanvragen bij grote koeriersdiensten zoals FedEx of UPS.
Het pakket is niet opgehaald
Is de koerier niet langsgekomen? Of was het pakket niet klaar voor verzending? Geen probleem. Als je de koerier hebt gemist of als hij niet komt opdagen, kun je via het systeem eenvoudig een nieuw ophaalmoment aanvragen. Ga naar het voorwerp en klik op de knop ''Koerier niet langs geweest? Vraag nieuwe pickup aan''. Deze optie is alleen beschikbaar de dag na de geplande afhaaldatum. De nieuwe afhaalopdracht wordt aangemaakt en het pakket wordt zo snel mogelijk opgehaald.
Voorwerp verpakkingsinstructies
Het is cruciaal om een voorwerp goed te verpakken voor verzending om schade aan de inhoud te voorkomen. Zorg ervoor dat je verzendmaterialen van goede kwaliteit beschikbaar hebt, zoals verschillende formaten verzenddozen, verzendzakken, bubbeltjesenveloppen, enz.
Helaas kunnen pakketten zelfs bij gerenommeerde koeriersdiensten zoals UPS, DHL, FedEx en andere soms zoekraken tijdens het sorteerproces. iLost raadt aan om uw verpakking gemakkelijk herkenbaar te maken, zodat deze opvalt tussen de andere verpakkingen in het sorteermagazijn van de koeriersdienst. Vraag gerust naar de mogelijkheid om de rode iLost tape te gebruiken.
Hieronder geven we enkele voorbeelden van hoe je een voorwerp goed inpakt:
De eigenaar heeft een ophaalafspraak gepland
Indien de eigenaar ervoor heeft gekozen om het voorwerp op te halen, zal het voorwerp ook zichtbaar zijn onder het tabblad "Klaarleggen". Als u het voorwerp opent kunt u zien op welke dag en welk tijdstip de eigenaar langs wil komen. U kunt zelf bepalen welk tijdslot eigenaren kunnen gebruiken.
De eigenaar heeft in de bevestigingsmail een verzoek ontvangen om bij de afspraak het voorwerpnummer te vermelden. Aan de hand van het voorwerpnummer kan de eigenaar aantonen dat hij of zij de eigenaar is van het voorwerp in kwestie. Voor waardevolle en persoonlijke voorwerpen raden we je aan om er absoluut zeker van te zijn dat je het voorwerp aan de juiste persoon geeft. Controleer eventueel extra door te vragen naar een identiteitsbewijs.
Als u het voorwerp heeft overgedragen aan de rechtmatige eigenaar, hoeft u alleen maar op de blauwe knop "Voorwerp opgehaald? Stuur bevestiging" te klikken. 'Stuur bevestiging'' knop gebruik''. Dit voorwerp is volledig verwerkt en zal nu automatisch zichtbaar zijn onder het tabblad "Terug bij eigenaar".