Het matchingsproces is een van de belangrijkste stap bij het verzorgen van gevonden voorwerpen. In deze stap bepaalt de organisatie of de claim van de rechtmatige eigenaar is. Het spreekt voor zich dat het matchingsproces met grote zorg moet worden uitgevoerd. De instructies voor het matchingsproces staan hieronder.
De mogelijke eigenaar staat bij uw aan de Gevonden Voorwerpen balie
Een verliezer meldt zich bij de balie en zegt dat hij of zij iets kwijt is. Vraag wat de verliezer is kwijtgeraakt en controleer of het item is gevonden in je account bij iLost. Het is mogelijk om te zoeken op voorwerp titels (tas, koffer, telefoon etc.) en op verificatiekenmerken in de zoekbalk.
Het voorwerp is gevonden
Wanneer het voorwerp op iLost wordt gevonden en de omschrijving van de persoon komt overeen met de verificatiekenmerken, is er sprake van een match.
Vraag de eigenaar zich te legitimeren.
Klik op de knop “Eigenaar staat aan balie”.
Noteer de contactgegevens van de eigenaar, of andere gegevens die uw organisatie belangrijk acht. Dit kan een e-mailadres of een telefoonnummer zijn, zodat de organisatie de mogelijkheid heeft om opnieuw contact op te nemen met de eigenaar. *Het is niet verplicht om contactgegevens te noteren.
Klik op de knop "Voorwerp afgeven".
U kunt het voorwerp nu aan de eigenaar overhandigen.
Het voorwerp is niet gevonden
Soms worden verloren voorwerpen niet meteen aan de organisatie overhandigd nadat ze gevonden zijn. De verliezer kan de aankomende dagen in iLost kijken of zijn/haar voorwerp nog wordt gevonden.
De eigenaar van het voorwerp is bekend, ik wil de bevestiging van de match direct verzenden
Als de eigenaar van een gevonden voorwerp bekend is, heb je de mogelijkheid om de match bevestiging per email rechtstreeks naar de eigenaar te sturen. Hierdoor kun je het matchingsproces volledig overslaan en kan de eigenaar direct een retour optie selecteren in de match e-mail.
Je kunt de matchbevestiging direct verzenden wanneer je een item registreert met de knop "Eigenaar al bekend?" of via meer acties voor een al geregistreerd item.
Het verwerken van een claim op een gevonden voorwerp
Als mensen merken dat ze iets kwijt zijn, zullen ze op de website zoeken naar een telefoonnummer van jouw organisatie. In plaats van je organisatie te bellen, kunnen je bezoekers direct controleren of hun voorwerp is gevonden door te verwijzen naar iLost op je contactpagina. Voor meer informatie over de communicatie van iLost kun je de Communicatiehandleiding van iLost aanvragen.
De voorwerpen die door een mogelijke eigenaar zijn opgeëist, worden in iLost weergegeven onder het tabblad "Reageer op berichten". Vergelijk de beschrijving van de mogelijke eigenaar in het chatscherm met de controle kenmerken van het voorwerp.
Het is duidelijk een match
Als de beschrijving van de claimer overeenkomt met de verificatiekenmerken en je zeker weet dat de eiser de rechtmatige eigenaar is, is er een 'match':
Klik op de knop "Eigenaar".
Je kunt het automatisch gegenereerde bericht bewerken, dit is optioneel.
Klik op "Het is een match".
De eigenaar ontvangt nu een matchmail van iLost waarin wordt bevestigd dat hij/zij de eigenaar is van het voorwerp dat hij/zij heeft geclaimd. In deze e-mail vindt de eigenaar ook een link met instructies voor het aanvragen van een verzending of om aan te geven wanneer hij/zij zijn/haar voorwerp wil ophalen.
Het is duidelijk geen match
Als de verificatiekenmerken en de beschrijving van de eiser niet overeenkomen, is er 'geen match'.
Klik op de knop "Geen eigenaar".
Optioneel kun je het automatisch gegenereerde bericht bewerken.
Klik op de blauwe knop "Geen eigenaar".
De claimer ontvangt een e-mail van iLost waarin staat dat hij of zij niet de eigenaar is van het geclaimde voorwerp.
Bij twijfel of iemand de eigenaar is
Als de verstrekte informatie overeenkomt, maar onvoldoende is om te bepalen of de eigenaar daadwerkelijk de eigenaar is, raadt iLost aan om meer informatie op te vragen via het chatvenster. Bijvoorbeeld: Er wordt in het algemeen gesproken: "Het heeft een sleutelhanger", dit kan overeenkomen met de kenmerken maar is ook duidelijk te zien op de foto en is te algemeen.
Maak in dit geval nooit direct een match.
Klik op de knop "Stel een vraag" (zie afbeelding 8). Stel een vraag);
Typ een extra vraag ter verificatie in het daarvoor bestemde tekstvak;
Vraag om informatie die u kunt beoordelen op basis van de geregistreerde controle kenmerken;
Klik op “Verstuur bericht”.
De claimer ontvangt nu een standaard e-mail template met je specifieke bericht. Als er een reactie is ontvangen, ontvang je nog een e-mailnotificatie en wordt het voorwerp automatisch weer zichtbaar in het tabblad "Reageer op berichten".
Verkeerde match of toch geen match
Is er een match gemaakt, maar blijkt de claimer toch eigenlijk niet de eigenaar te zijn? Neem dan zo snel mogelijk de volgende stappen, want de claimer kan een verzending inboeken zodra de match is gemaakt.
Druk op de knop 'Geen Eigenaar' (zie de afbeelding hieronder)
De match wordt hiermee teruggedraaid;
Het is ook mogelijk dat er een match is gemaakt, maar het wordt duidelijk dat het niet de eigenaar is, zodra hij of zij langskomt om het voorwerp op te halen. Neem in dit geval contact op met iLost. De match wordt ongedaan gemaakt, zodat het voorwerp weer zichtbaar is voor de rechtmatige eigenaar.
Als de claimer de eigenaar blijkt te zijn na het klikken op de knop 'Geen match', klik dan op de knop 'Eigenaar' bovenaan het chatvenster.
Is de claim toegewezen als "Geen eigenaar" en blijkt deze ineens toch de eigenaar te zijn? Klik vervolgens op de knop "Eigenaar" bovenaan het chatvenster.