Matchingsprosess

Matchingsprosessen er det viktigste steget i håndteringen av funne gjenstander. I denne fasen avgjør organisasjonen din om den som gjør krav på gjenstanden faktisk er den rettmessige eieren. Fordi dette er et sensitivt og kritisk steg, må prosessen gjennomføres med stor nøyaktighet. Nedenfor finner du instruksjoner for hvordan matchingsprosessen utføres.

Når den mulige eieren er ved hittegodsskranken

Hvis en person henvender seg i skranken og oppgir at de har mistet en gjenstand:

Spør hva personen har mistet.
La dem beskrive gjenstanden med egne ord.
Søk i iLost etter en matchende gjenstand.
Bruk søkefeltet til å finne gjenstander basert på tittel (f.eks. veske, koffert) eller kontrollkjennetegn.

Når gjenstanden er funnet i iLost

Hvis du finner en gjenstand i iLost og beskrivelsen fra den mulige eieren samsvarer med kontrollkjennetegnene, kan du bekrefte en match.

Neste steg:

Be eieren identifisere seg.
Bekreft identiteten i henhold til organisasjonens rutiner.
Klikk på «Eier i skranken».
Dette markerer at gjenstanden er hentet direkte hos dere.
Registrer eierens kontaktinformasjon.
Legg til nødvendige opplysninger som e-postadresse eller telefonnummer, dersom dere kan ha behov for å kontakte eieren senere.
Klikk på «Fullfør».
Dette fullfører overleveringen i systemet.
Utlever gjenstanden til eieren.

Når gjenstanden ikke er funnet

I noen tilfeller blir tapte gjenstander ikke levert inn umiddelbart. Dersom gjenstanden ennå ikke finnes i iLost, informer den som har mistet den om at de kan fortsette å sjekke iLost de kommende dagene. Gjenstanden kan bli funnet og registrert senere.

Sende matchbekreftelse direkte (når eieren allerede er kjent)

Dersom du allerede vet hvem eieren av en funnet gjenstand er, kan du sende en matchbekreftelse direkte. Da hopper du helt over den vanlige matchingsprosessen. Eieren mottar da en match-e-post og kan umiddelbart velge returmetode.

Du kan sende matchbekreftelsen:

Under registrering av gjenstanden, ved å klikke på «Eier allerede kjent?», eller
Etter at gjenstanden er registrert, via Flere handlinger → Send matchbekreftelse.

Denne metoden gir en raskere og mer effektiv retur når ingen ytterligere verifisering er nødvendig.

Behandling av krav på gjenstander

Når besøkende oppdager at de har mistet noe, søker de ofte på nettet etter kontaktinformasjon til organisasjonen deres. I stedet for å ringe, kan de selv sjekke om gjenstanden er funnet ved å besøke deres iLost-side.

Vise innkommende krav

Krav som sendes inn av mulige eiere vises under fanen «Svar» i iLost-applikasjonen.
Åpne kravet for å se beskrivelsen fra den som gjør krav på gjenstanden, og sammenlign den med gjenstandens kontrollkjennetegn.

Når det tydelig er en match

Hvis beskrivelsen fra den som gjør krav på gjenstanden samsvarer med kontrollkjennetegnene, og du er sikker på at personen er den rettmessige eieren, kan du bekrefte matchen.

Slik gjør du det:

Klikk på «Eier».
Rediger eventuelt den automatisk genererte meldingen.
Klikk på «Det er en match».

Når matchen er bekreftet, mottar eieren en match-e-post fra iLost.
E-posten inneholder:

Bekreftelse på at gjenstanden tilhører dem, og
En lenke med instruksjoner for valg av forsendelse eller avtale om henting.

Når det tydelig ikke er en match

Hvis beskrivelsen ikke samsvarer med kontrollkjennetegnene, er det ingen match.

Slik avviser du kravet:

Klikk på «Ingen match».
Rediger eventuelt den automatisk genererte meldingen.
Klikk på den blå knappen «Ingen match» for å bekrefte.

Den som sendte kravet vil da motta en e-post fra iLost med beskjed om at de ikke er eier av gjenstanden.

Når du er usikker på om personen er eieren

Hvis informasjonen fra den som gjør krav på gjenstanden delvis samsvarer, men ikke er tilstrekkelig til å bekrefte eierskap, anbefaler iLost å be om mer informasjon.

Eksempel:
Hvis personen sier «den har en nøkkelring», kan dette stemme, men det er for generelt og kan også være synlig på bildet. Dette er ikke nok til å bekrefte eierskap.

I slike tilfeller skal du aldri bekrefte en match.

Slik ber du om mer informasjon:

Klikk på «Still et spørsmål».
Skriv et oppfølgingsspørsmål i tekstfeltet.
Be om informasjon som kan kontrolleres mot interne kontrollkjennetegn.
Klikk på «Send».

Den som gjør krav på gjenstanden mottar en e-post med spørsmålet.
Når de svarer, får du et varsel, og gjenstanden vises igjen under fanen «Svar».

Feil match eller oppheving av match

Dersom en match er bekreftet, men du senere oppdager at personen ikke er den rettmessige eieren, er det viktig å rette dette så raskt som mulig. Når en match er bekreftet, kan eieren umiddelbart bestille og betale for forsendelse.

Slik opphever du en feil match:

Klikk på «Opphev match».

Matchen fjernes, og gjenstanden blir igjen tilgjengelig for andre mulige eiere.

Når feil match oppdages ved henting

Noen ganger virker en match korrekt på nett, men det blir tydelig ved fysisk henting at personen ikke er eieren. I slike tilfeller må du kontakte iLost Support. iLost kan da oppheve matchen slik at gjenstanden igjen blir synlig for andre potensielle eiere.

Når du har avvist et krav, men personen likevel er eieren

Hvis du tidligere har valgt «Ingen match», men senere fastslår at personen faktisk er den rettmessige eieren, kan du enkelt klikke på «Eier» øverst i chatskjermen for å bekrefte matchen.