Le processus de correspondance est l'étape la plus importante lorsqu'il s'agit de prendre soin des objets trouvés. À cette étape, l'organisation déterminera si le réclamant est le véritable propriétaire. Il va sans dire que le processus de correspondance doit être effectué avec le plus grand soin. Les instructions pour le processus de correspondance sont montrées ci-dessous.
Le propriétaire possible se trouve à votre bureau de collecte des objets trouvés &
Un demandeur se présente à la réception et dit qu'il ou elle a perdu quelque chose. Demandez ce que le demandeur a perdu et vérifiez si l'article est trouvé dans votre compte à iLost. Il est possible de rechercher des titres d'article (sac, valise) ainsi que des caractéristiques de vérification dans la barre de recherche.
L'article a été trouvé
Lorsque l'objet est trouvé sur iLost et que la description du demandeur correspond aux caractéristiques de vérification, il y a une correspondance.
Demandez au propriétaire de s'identifier.
Cliquez sur le bouton « Propriétaire à la réception ».
Notez les coordonnées du propriétaire ou toute autre donnée que votre organisation juge importante. Il peut s'agir d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone, l'organisation aura donc la possibilité de recontacter le propriétaire.
Cliquez sur le bouton « Terminer ».
Vous pouvez maintenant remettre l'objet au propriétaire.
L'article n'a pas été trouvé
Parfois, les objets perdus ne seront pas remis à l'organisation immédiatement après avoir été trouvés. Le demandeur peut vérifier iLost les jours suivants pour voir si son article est retrouvé plus tard.
Le propriétaire de l'objet est connu, je souhaite envoyer la confirmation de correspondance directement
Si le propriétaire d'un objet trouvé est connu, vous avez la possibilité d'envoyer le courriel de correspondance directement au propriétaire. Cela vous permet de sauter entièrement le processus de correspondance, et le propriétaire peut immédiatement sélectionner une option de retour dans le courriel de correspondance.
Vous pouvez envoyer la confirmation de correspondance directement lors de l'enregistrement d'un objet en utilisant le bouton "Propriétaire déjà connu ?" ou via plus d'actions pour un objet déjà enregistré.
Traitement des réclamations sur les objets
Lorsque les gens remarquent qu'ils ont perdu quelque chose, ils rechercheront sur le site le numéro de téléphone de votre organisation. Au lieu d'appeler votre organisation, vos visiteurs peuvent immédiatement vérifier si leur objet a été retrouvé en faisant référence à iLost sur votre page de détail de contact. Pour plus d'informations sur la communication de iLost, veuillez demander le Manuel de Communication de iLost.
Les articles qui sont revendiqués par un propriétaire possible apparaitront sous l'onglet “Reply” dans l'application iLost. Comparez la description du demandeur affichée sur l'écran de chat et les caractéristiques de vérification de l'objet.
C'est clairement un match
Si la description du demandeur correspond aux caractéristiques de vérification, et que vous êtes certain que le demandeur est le propriétaire légal, il y a une 'correspondance' :
Cliquez sur le bouton « Propriétaire ».
Vous pouvez modifier le message généré automatiquement, ceci est facultatif.
Cliquez sur « C'est un match ».
Le propriétaire recevra maintenant un mail de correspondance de iLost, qui confirme qu'il/elle est le propriétaire de l'objet qu'il/elle a revendiqué. Dans ce courriel, le propriétaire trouvera également un lien avec les instructions sur comment demander un envoi, ou pour annoncer quand il/elle aimerait récupérer son article.
Ce n'est clairement pas un match
Si les caractéristiques de vérification et la description du demandeur ne correspondent pas, il n'y a 'aucune correspondance'.
Cliquez sur le bouton « Aucune correspondance ».
En option, vous pouvez modifier le message généré automatiquement.
Cliquez sur le bouton bleu « Aucune correspondance ».
Le demandeur recevra un courrier de iLost qui stipule qu'il ou elle n'est pas le propriétaire de l'article revendiqué.
En cas de doute quant à savoir si quelqu'un est le propriétaire
Si les informations fournies correspondent mais sont insuffisantes pour déterminer s'il en est réellement le propriétaire, iLost recommande de demander plus d'informations au demandeur. Par exemple : On parle en général: “Il a un porte-clés”, cela peut correspondre aux caractéristiques mais peut aussi être clairement vu sur la photo et est trop général.
Dans ce cas, ne jamais faire de correspondance.
Cliquez sur le bouton "Poser une question" (voir image 8. Poser une question);
Tapez une question supplémentaire pour vérification dans la zone de texte fournie ;
Demandez des informations que vous pouvez évaluer sur la base des caractéristiques de contrôle décrites ;
Cliquez sur « Envoyer ».
Le demandeur recevra maintenant un courriel avec votre message. Lorsqu'une réponse est reçue, vous recevrez une autre notification par e-mail et l'objet sera déplacé vers l'onglet “répondre”.
Mauvaise correspondance ou pas de correspondance
Une correspondance a-t-elle été faite, mais il se trouve que le demandeur n'est pas réellement le propriétaire? Veuillez alors prendre les mesures suivantes dès que possible, car le demandeur est en mesure de payer la livraison dès qu'une correspondance a été faite:
Appuyez sur le bouton 'Unmatch' (voir l'image ci-dessous)
Le match disparaîtra.
Il est également possible qu'une correspondance ait été faite, mais qu'il devient clair que ce n'est pas le propriétaire, une fois qu'il ou elle vient le chercher. Dans ce cas, veuillez contacter iLost. La correspondance sera annulée, donc l'objet sera visible pour d'autres demandeurs à nouveau.
Si le demandeur s'avère être le propriétaire après avoir cliqué sur le bouton 'pas de correspondance', veuillez cliquer sur le bouton 'propriétaire' en haut de l'écran de chat.
La revendication a-t-elle été désignée comme “Pas de Propriétaire” et s'avère finalement être le propriétaire après tout? Cliquez ensuite sur le bouton « Propriétaire » en haut de la fenêtre de conversation.