Cet article explique comment signaler efficacement les objets trouvés dans iLost.
Connectez-vous à votre compte iLost for Business. Vous pouvez signaler un objet trouvé en cliquant sur le bouton bleu : '+ Ajouter un objet'. Si vous utilisez un téléphone ou une tablette, vous pouvez appuyer sur le bouton bleu plus.
Commencez toujours par saisir le titre de l’article. Les exemples sont : Sac, Sac à Dos, Téléphone Mobile, Tablette, Ordinateur Portable, Clé, Anneau, Portefeuille, Veste, Gants, Echarpe, Chargeur, Carte/Pass etc.
Veuillez noter : Quand vous commencez à taper, vous verrez une liste de suggestions d'articles. Veuillez sélectionner une suggestion dans la liste déroulante. Seulement dans des cas exceptionnels, ajoutez un nouvel élément.Ajout d'un nouvel élément : uniquement s'il n'est pas disponible dans la liste déroulante des éléments. Si vous avez créé un nouvel élément, veuillez contacter iLost et indiquer quelle devrait être la période de conservation de cet élément. Si vous n'envoyez pas d'e-mail à iLost, la période de conservation sera la période de conservation générale de votre site.
Est-ce que plusieurs éléments vont ensemble ? Ensuite, vous pouvez les additionner en une seule inscription. Notez que cela s’applique à la période de conservation la plus courte de tous les éléments.
Prenez ensuite une photo de l'élément trouvé que vous publiez en externe sur votre page iLost. Choisissez la manière dont vous souhaitez télécharger la photo : soit en utilisant l'appareil photo de votre téléphone, tablette ou PC (webcam), soit en sélectionnant une photo existante. Veuillez noter que vous ne pouvez télécharger qu'une seule photo ici.
*Il n'est pas possible d'ajouter des photos de laissez-passer et de cartes en raison du partage de données personnelles.
Décrivez les caractéristiques de contrôle de l'article qui vous permettront, à vous et à vos collègues, de vérifier facilement qu'il correspond à la description donnée par l'éventuel propriétaire. Ce sont des caractéristiques que seul le propriétaire légitime connaît de son objet. Les caractéristiques sont par exemple : la date de naissance ; nom et prénom; fonctionnalités spéciales; marque de vêtements; taille; arrière-plan, etc. Il s’agit d’informations internes et ne figurent pas sur le site Web. Assurez-vous donc que ces caractéristiques ne soient pas visibles sur la photo.
Les champs de saisie des caractéristiques de contrôle diffèrent selon le type d'élément. Par exemple, un portefeuille comporte des champs différents de ceux d’un téléphone ou d’un sac à dos.
"Où a-t-il été trouvé ? Ce champ n'est pas obligatoire et peut être rempli si cette information est connue. Par exemple : Numéro de chambre ; la piscine; hall d'entrée; tram 1 etc. Ces informations peuvent également être utilisées comme caractéristique de contrôle de l'article. Cela peut être spécifiquement demandé lors de la mise en correspondance. Voir le chapitre 4 pour plus d'explications sur le processus d'appariement.
« Emplacement de stockage » :Ce champ n'est pas obligatoire et peut être rempli si votre organisation utilise cette fonctionnalité. Sélectionnez l'emplacement de stockage souhaité parmi les différentes options (vous pouvez créer vous-même cet emplacement dans les paramètres de l'entreprise).
Le bouton « Envoyer une notification au propriétaire » : Ce bouton n'est pas obligatoire mais peut être renseigné si votre organisation utilise cette fonctionnalité. Si l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du propriétaire potentiel sont connus, vous pouvez immédiatement informer le propriétaire potentiel de l'objet perdu via ce bouton. En renseignant le nom et l'adresse email ou le numéro de téléphone, le propriétaire recevra immédiatement un email ou un SMS. Le propriétaire éventuel doit encore soumettre une réclamation comme preuve pour confirmer que l'article lui appartient bien.
Le bouton « Publier l'élément » : Au bas de la fenêtre d'enregistrement de l'élément se trouve l'option de publier ou non un élément publiquement. Par défaut, cette option est sélectionnée. Si vous préférez ne pas partager l'élément publiquement, vous pouvez le désélectionner, limitant ainsi son enregistrement à un usage interne uniquement.
Informations importantes lors du signalement d'éléments trouvés
iLost recommande de signaler les objets perdus dès que possible, ou au moins dans les 24 heures.
Quelques autres directives à prendre en compte lors de la publication d'objets perdus sur iLost :
Les documents d'identité tels que les passeports, les cartes d'identité et les permis de conduire ne peuvent pas être photographiés en raison du règlement général sur la protection des données (RGPD). Lors de la déclaration de documents d'identité, il n'est pas possible de prendre une photo dans l'application iLost. De plus, il est interdit par la loi de stocker des numéros de sécurité sociale ou tout numéro personnel. Veuillez ne jamais publier de telles informations sur iLost.
Lorsqu'ils sont disponibles, veuillez publier les éléments avec un nom de famille dans le titre. Cela simplifie le processus de recherche du propriétaire de l'article. Veuillez ne pas mentionner les prénoms ou les initiales, car ceux-ci peuvent être utilisés comme caractéristiques de vérification.
Nous recommandons également de publier des articles susceptibles d'être frauduleux sans photo. Vous pouvez décocher la case « photo visible ». Les objets susceptibles de faire l'objet d'une fraude sont des objets de valeur sans caractéristiques de vérification spécifiques, comme les boucles d'oreilles en argent ou les alliances.
Veuillez indiquer l'emplacement de la découverte dans le champ prévu à cet effet et non dans le titre.
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton « Compléter ». Le système génère un numéro d'article. Imprimez l'article ou l'autocollant QR-label et collez l'autocollant sur l'article.
Modification des éléments signalés
Une fois qu'un article a été signalé et doté d'un numéro d'article, les données de cet article peuvent toujours être modifiées et/ou supprimées. Veuillez noter que cela n'est possible que peu de temps après la publication de l'article et lorsqu'aucune réclamation n'a encore été soumise par un demandeur. Pour modifier des éléments, sélectionnez un élément signalé. À côté du titre, vous verrez une icône en forme de crayon ; cliquez simplement dessus pour commencer l'édition. De plus, une icône de poubelle est disponible ; le sélectionner supprimera l’élément d’iLost. Cette action est autorisée dans les 7 jours suivant l'inscription et en l'absence de réclamation. Attention, la suppression d'un élément est irréversible.
Ajouter une note sur l'article
Au niveau des éléments, vous avez la possibilité de créer des notes internes pour vos collègues. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Plus d'actions » et choisissez « Ajouter une note ». Cette action fera apparaître une fenêtre de texte, vous permettant de saisir votre note. Le système enregistre à la fois l'auteur de la note et l'horodatage du placement de la note.