iLost aconseja respetar las leyes locales que regulan el almacenamiento de objetos encontrados. iLost no se hace responsable si los artículos se archivan prematuramente. En cuanto a los documentos de identidad, las organizaciones deben establecer procedimientos de conservación. Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), iLost ofrece opciones de archivado flexibles, que permiten el almacenamiento inmediato tras el registro.
Archivar en iLost
En su visión general de iLost hay una categoría titulada "Caducado" que incluye todos los elementos registrados cuyo periodo de retención ha expirado. Los artículos incluidos en la categoría "Caducado" se eliminan automáticamente de la página web pública, por lo que no están disponibles para nuevas solicitudes.
Internamente, es necesario archivar periódicamente los elementos que figuran en "Caducado". Puedes seleccionar y archivar uno o varios elementos haciendo clic en el botón azul ''Archivar todo''.
También tiene la posibilidad de designar un destino final para cada elemento durante el proceso de archivado. Ejemplos de destinos finales de los artículos pueden ser: Beneficencia, Basura, Policía, etc. Al archivar un elemento, se le pedirá que especifique su destino final.
*Los usuarios administradores tienen la posibilidad de crear destinos finales en la configuración de la empresa.
Períodos de retención de artículos
iLost ofrece tres plazos de presentación por defecto dentro del sistema. Es aconsejable ajustar el proceso actual a estos plazos de presentación, tal como recomienda iLost. Los documentos de identidad, los pases generales y las tarjetas suelen tener un periodo de conservación más corto en comparación con otros objetos encontrados. Le remitimos a la tabla que figura a continuación, donde se enumeran los periodos de conservación de cada tipo de elemento;
*Los usuarios administradores siempre tienen la opción de acelerar el proceso de archivo de un artículo utilizando el botón "Más acciones".
**Los periodos de retención de artículos de su cuenta iLost pueden diferir de la configuración predeterminada debido a las leyes (locales).
Imprimir lista de archivos
Es posible imprimir una lista de los elementos que deben archivarse. Con esta lista, el almacenamiento se puede limpiar fácilmente, cuando no es posible llevar consigo el dispositivo en el que se utiliza iLost mientras se archiva. Tenga en cuenta que los artículos también deben archivarse en iLost, después de borrar el almacenamiento, haciendo clic en el botón "archivar".
Qué hacer con los elementos archivados
Una vez archivados los elementos, su organización se convierte en propietaria legal y determinará qué ocurrirá con los elementos archivados. Al manipular o entregar objetos que contengan información personal delicada, recomendamos siempre extremar las precauciones. Las opciones que aparecen a continuación sirven para procesar los elementos después de archivarlos:
Donar artículos aún utilizables a organizaciones benéficas;
Subasta de artículos;
Documentos de identificación (pasaportes, documentos de identidad, permisos de conducir y otros documentos gubernamentales deben cumplir con la legislación y las leyes locales;
Destruir tarjetas bancarias y otros pases generales;
Destruir otros elementos generales.