iLost empfiehlt die Einhaltung lokaler Gesetze zur Aufbewahrung von Fundsachen. iLost kann nicht haftbar gemacht werden, wenn Gegenstände vorzeitig archiviert werden. In Bezug auf Ausweisdokumente müssen Organisationen eigene Verfahren zur Aufbewahrung festlegen. Um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, bietet iLost flexible Archivierungsoptionen, die eine sofortige Speicherung bei der Registrierung ermöglichen.
Archivierung in iLost
In Ihrer iLost-Übersicht gibt es eine Kategorie mit dem Titel "Abgelaufen", die alle registrierten Objekte enthält, deren Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Alle Gegenstände, die unter der Kategorie "Abgelaufen" aufgeführt sind, werden automatisch von der öffentlichen Webseite entfernt und stehen somit nicht mehr für neue Ansprüche zur Verfügung.
Intern ist es notwendig, die unter "Abgelaufen" aufgeführten Gegenstände regelmäßig zu archivieren. Sie können einen oder mehrere Gegenstände auswählen und archivieren, indem Sie auf den blauen Button "Alle archivieren" klicken.
Sie haben auch die Möglichkeit, während des Archivierungsprozesses für jeden Gegenstand einen endgültigen Bestimmungsort festzulegen. Beispiele für endgültige Bestimmungsorte können sein: Wohltätigkeit, Müll, Polizei, usw. Beim Archivieren eines Gegenstands werden Sie aufgefordert, dessen endgültigen Bestimmungsort anzugeben.
*Admin-Benutzer haben die Möglichkeit, in den Unternehmenseinstellungen endgültige Bestimmungsorte zu erstellen.
Aufbewahrungsfristen für Artikel
iLost bietet im System drei standardmäßige Aufbewahrungsfristen an. Es wird empfohlen, den aktuellen Prozess mit diesen von iLost empfohlenen Aufbewahrungsfristen abzustimmen. Ausweisdokumente, allgemeine Pässe und Karten haben in der Regel eine kürzere Aufbewahrungsfrist im Vergleich zu anderen Fundsachen. Wir möchten Sie auf die untenstehende Tabelle verweisen, in der die Aufbewahrungsfristen für jeden Gegenstandstyp aufgeführt sind.
*Admin-Benutzer haben immer die Möglichkeit, den Archivierungsprozess für einen Gegenstand über den Button "Weitere Aktionen" zu beschleunigen. **Die Aufbewahrungsfristen in Ihrem iLost-Konto können aufgrund (lokaler) Gesetze von den Standardeinstellungen abweichen.
Archivliste drucken
Es ist möglich, eine Liste der Gegenstände auszudrucken, die archiviert werden müssen. Mit dieser Liste kann der Lagerbestand leicht geräumt werden, wenn es nicht möglich ist, das Gerät, auf dem Sie iLost verwenden, während des Archivierens mitzunehmen. Bitte beachten Sie, dass die Gegenstände auch in iLost archiviert werden müssen, nachdem der Lagerbestand geräumt wurde, indem Sie auf den Button „Archivieren“ klicken.
Was tun mit archivierten Elementen?
Sobald Gegenstände archiviert wurden, wird Ihre Organisation zum rechtmäßigen Eigentümer und entscheidet, was mit den archivierten Gegenständen geschehen soll. Bei der Handhabung oder Übergabe von Gegenständen, die persönlich sensible Informationen enthalten, empfehlen wir immer besondere Sorgfalt. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um Gegenstände nach der Archivierung zu verarbeiten:
Spenden Sie noch verwendbare Gegenstände für wohltätige Zwecke.
Auktion von Gegenständen;
Ausweisdokumente (Pässe, Personalausweise, Führerscheine und andere Regierungsdokumente müssen den örtlichen Gesetzen und Gesetzen entsprechen;
Vernichtung von Bankkarten und anderen Allgemeinausweisen;
Andere allgemeine Gegenstände zerstören.